ניהול תקצירים

המערכת מאפשרת לנהל את תהליך התקצירים בכנס, על כל שלביו – החל מההגשה, האיסוף והסיקור ועד בנייה ופרסום של תוכנית הכנס ושל ספר התקצירים.

המערכת ניתנת כשירות אינטרנטי אשר אינה דורשת התקנה ותחזוקה של מוצר תוכנה, והשימוש בה קל ונוח לכל הגורמים המעורבים בתהליך התקצירים: מנהלי הכנס, יו"ר הכנס והוועדה המייעצת, הסוקרים, מגישי התקצירים והמושבים..

המערכת מאפשרת הפקת ספר תקצירים, בפורמט אחיד ובהשקעת זמן קטנה משמעותית בהשוואה למערכות ולשיטות אחרות.


מהו התהליך?

שליחת קול קורא לכנס והגשת תקצירים

שלב א' – הגשה ואיסוף התקצירים

  • איסוף - איסוף התקצירים מתבצע באמצעות טופס הגשת תקצירים ידידותי באינטרנט אשר מבטיח כי התקצירים יוגשו בהתאם לכללים ולמגבלות שנקבעו.

שלב ב' - סיקור

  • בעזרת ממשק המערכת משבצים את התקצירים לסוקרים בהתאם לנושא התקציר, מספר הבודקים הרצוי לכל תקציר ומספר התקצירים המקסימאלי לכל בודק.
  • באמצעות ממשק הסיקור, כל סוקר יכול לבדוק את התקצירים המיועדים לו ולמלא טופס סיקור מקוון המוגדר מראש בהתאם להנחיות יו"ר הכנס.
  • החלטה - המערכת מחשבת את הציון הממוצע של כל תקציר בהתאם להגדרת המשקל לכל שאלה בטופס הסיקור ומאפשרת לבחור את התקצירים שיכללו בכינוס. בשלב זה משתמשים בטופס לועדת הכנס להערכה סופית של התקצירים.

שלב ג' - בניית תוכנית וספר תקצירים

  • תכנון לוח הזמנים - באמצעות המערכת ניתן להגדיר את ימי הכנס, הרצאות, אולמות הכנס, המסלולים והמושבים בכנס.
  • שיבוץ - את התקצירים אשר נבחרו משבצים למושבים בכנס ומושבי פוסטרים.
  • הפקת ספר תקצירים - המערכת מייצרת את ספר התקצירים, תוכנית הכנס ואינדקס מחברים בפורמט WORD/PDF או ב-HTML לצפייה באינטרנט.

הכנס


מה המערכת כוללת?

הגשת תקצירים

  • טופס הגשת תקצירים ידידותי המקושר לאתר הכנס.
  • אכיפת כללי הגשת תקצירים – הכנסת כל הפרטים הדרושים, הגבלת מספר מילים מקסימאלי לתקציר, הקפדה על מילוי הפרטים המלאים של כל הכותבים ושל כל המוסדות.
  • כל מגיש חשבון אישי דרכו הוא יכול להגיש תקצירים ולעדכן תקצירים שהוגשו (עד לתאריך אחרון לעדכון אשר הוגדר במערכת).
  • אין הגבלה על מספר התקצירים בכינוס.
  • משלוח אישור הגשה ועדכון הגשה אוטומטי בדואר אלקטרוני.

סיקור

  • קישור תקצירים לסוקרים, הגדרת מספר סוקרים לכל תקציר.
  • הגדרת שאלון לסוקרים – מספר לא מוגבל של שאלות, הגדרת משקל לכל שאלה, חישוב ציון משוקלל לכל סיקור וציון ממוצע משוקלל לכל תקציר.
  • ממשק סיקור אינטרנטי – מאפשר לבודקים לקרוא ולבדוק את התקצירים מכל מקום ובקלות.
  • ממשק אינטרנטי לוועדת הכנס המחליטה אילו תקצירים התקבלו ואילו תקצירים נדחו.
  • משלוח הודעות דואר אלקטרוני אוטומטיות לתקצירים אשר התקבלו לכנס.

ניהול

  • עריכת תקצירים אשר הוגשו.
  • שליטה ובקרה על תהליך הסיקור.
  • ממשק לתכנון לוח הזמנים, בניית ימי הכנס, מסלולים ומושבים.
  • שיבוץ תקצירים למושבים.
  • שיבוץ פוסטרים – תמיכה בתצוגת פוסטרים שונה לכל יום.
  • הפקת דוחות מתקדמים.
  • הורדת נתונים לEXCEL, WORD או PDF.
  • שליחת הודעות דואר אלקטרוני אוטומטיות לסוקרים ולמגישי התקצירים.
  • פרסום ספר תקצירים.
  • יצירה אוטומטית של ספר תקצירים בפורמט וורד,PDF ו-HTML.
  • יצירה אוטומטית של ספר תקצירים בפורמט WORD/PDF או ב-HTML לצפייה באינטרנט.
  • יצירת אינדקס מחברים עם הפניה למספר העמוד בספר התקצירים.
  • פרסום ספר התקצירים באתר הכנס בפורמט ידידותי.
  • פרסום מחדש של ספר תקצירים לאחר שינוי לוח הזמנים, הוספת או הורדת תקציר בקלות.