משלוח הזמנות לכנסים ואירועים במייל

אוקטובר 19, 2022 | דקות קריאה 11

שיווק דיגיטלי - חשוב מתמיד ולמעשה, האלטרנטיבה המשתלמת ביותר בחשיפה למשתתפי אירועים פוטנציאליים

באמצעות טכניקות שיווק דיגיטלי, מארגני אירועים יכולים להגיע ביעילות למשתתפים פוטנציאליים מקומיים ובינלאומיים ולהרחיב את האירועים שלהם עם קהל עולמי גדול יותר.

בואו נצלול לפרטים.

1. שיווק דיגיטלי באופן כללי

שיווק אירועים דיגיטלי הוא קידום אירועים הנוצר כדי להגיע ללקוחות באמצעות מכשירים ושירותים דיגיטליים שהם משתמשים בהם.

ערוצי שיווק דיגיטליים נפוצים כוללים:

• אימייל
• פרסום באינטרנט
• רשתות מדיה חברתית (נקראות גם שיווק במדיה חברתית)
• אתרי אינטרנט
• מנועי חיפוש
• אפליקציות להעברת הודעות
• שותפויות דיגיטליות עם אחרים (שיווק שותפים)

התכונות והיתרונות העיקריים של שיווק דיגיטלי כוללים:

אין מגבלה גיאוגרפית

ניתן להגיע למשתתפים פוטנציאליים ברחבי העולם בעלויות דומות.

פילוח והתאמה אישית

ניתן להתאים אישית את המסרים השיווקיים לאנשים שונים על סמך תכונות כגון מיקום, התנהגות או עניין.

מעקב ואופטימיזציה

עיקבו אחר תוצאות ויישמו שינויים ללא הגבלה.

עֲלוּת

מודלים של תמחור מבוססי תוצאות, מחירי כניסה נמוכים, יכולת לעשות זאת בעצמכם כדי לחסוך כסף.

2. הבינו את מסע הלקוח

לפני ההרשמה לאירוע שלכם, אורחים פוטנציאליים עוברים מסע. אנשי שיווק מכנים את המסע הזה "משפך המרה".

למשפך ההמרה יש כמה שלבים המבוססים על סטטוס הלקוח. לקוחות פוטנציאליים מתחילים מההתחלה ועושים את דרכם למטה אל ה"אקזיט". בחיים האמיתיים, למרבה הצער, לא נוכל לגרום לכל הלקוחות לעבור לשלב הבא. כדי לראות היכן יש לנו בעיות ואיפה כדאי להשקיע יותר זמן, אנשי שיווק עוקבים אחר יחס ההמרה, שהוא מדד לאחוז האנשים אשר הגיעו לשלב הבא ביחס למספר האנשים שנכנסו אליו.

ישנם ארבעה שלבים במשפך ההמרה:

מוּדָעוּת

לקוחות פוטנציאליים מודעים לכך שהאירוע מתקיים. לדוגמה, הם יודעים את שם האירוע, הנושא והיכן ומתי הוא מתרחש.

הבנת ערך האירוע

משתתפים פוטנציאליים מבינים את הערך של השתתפות באירוע ומעוניינים להשתתף.

הַחְלָטָה

משתתפים פוטנציאליים החליטו שהם רוצים להשתתף אך עדיין לא נרשמו.

פעולה

שלב זה מתחיל כאשר המשתתף הפוטנציאלי לוחץ על "הירשם עכשיו" או על כפתור דומה. זה מסתיים בכך שהמשתתף ילחץ על כפתור שלח בסוף טופס ההרשמה וירשם בהצלחה. מעקב אחר שיעור נטישת הרישום יכול לעזור לאתר ולתקן בעיות בתהליך הרישום. שיעור הנטישה הוא היחס בין הרישומים היזומים למספר הרישומים שהושלמו.

3. שיווק לאירועים

מבט ממעוף הציפור של תוכנית השיווק הדיגיטלית שלך נראה כך:

• להודיע למשתתפים פוטנציאליים שהאירוע מתרחש.
• לגרום למשתתפים פוטנציאליים להכנס לאתר האירוע.
• ייעץ למשתתפים לגבי האירוע. הדגישו את היתרונות של השתתפות כדי לגרום למשתתפים פוטנציאליים להתעניין בהשתתפות.
• עודדו את המשתתפים המעוניינים להירשם לבצע הרשמה.
• חיזרו על השלבים הקודמים. למרבה הצער, אנשים לעיתים רחוקות ירשמו או אפילו יבקרו באתר האירוע במפגש הראשון. חזרה היא המפתח לתוצאות טובות.
• הניעו משתתפים רשומים לבצע צ'ק-אין ביום האירוע, כלומר להגיע בפועל.

4. הגדירו את המסרים השיווקיים

החומר השיווקי שאתם יוצרים צריך ליצור עניין ולעזור לאנשים להחליט שהם רוצים להשתתף. כדי לעשות זאת, יש להדגיש את היתרונות של השתתפות בשפה שכל משתתף פוטנציאלי יבין. למה האירוע הזה חשוב? למה אנשים צריכים להשתתף באירוע?

הנה כמה נקודות מפתח שבהן תוכלו להשתמש כדי להראות לאנשים את הערך של השתתפות באירוע או בכנס שלכם:

• ראו מה התעשייה עושה ולאן היא הולכת.
• לימדו את השיטות המומלצות העדכניות ביותר.
• פיגשו משפיענים באופן אישי.
• פתחו הזדמנויות חדשות.
• קבלו תעודה או הסמכה מקצועית.
• קבלו קרדיטים מקצועיים כגון CMEs.
• תהנו.
• תכירו עמיתים.
• בקרו במקום מרגש.

5. יצירת אתר לאירועים

אתר האירוע הוא הכלי העיקרי שבו משתמשים מארגני אירועים כדי להעביר אנשים ממודעות לאירוע להחלטה שהם רוצים להירשם ולהשתתף.

אתר האירוע צריך להדגיש את היתרונות של השתתפות באירוע בצורה מושכת ואמינה ולתת כל מידע רלוונטי על האירוע כדי שהמשתתפים הפוטנציאליים יוכלו לעשות בחירה מושכלת.

אבל אפילו האתר הטוב ביותר לא יצוץ רק על המסכים של האנשים שלך. הם יצטרכו ללחוץ במקום כלשהו או להקליד את כתובת האתר שלך כדי לראות אותה.

קיראו גם על יצירת אתר אירוע מוצלח

6. מעקב וניתוח

מעקב אחר אתרים הוא תהליך של איסוף נתוני שימוש באתר ויצירת דוחות שנותנים לבעל האתר תובנה לגבי אופן השימוש באתר

כמה משתמשים נכנסים לאתר, מאיפה הם מגיעים, הדפדפן שבו הם משתמשים, כמה דפים הם מבקרים, הזמן שהם מבלים בכל עמוד ועוד.

דברים אשר ניתן ללמוד מכלי ניתוח אינטרנט:

• איך אנשים מגיעים לאתר - האם זה ממנועי חיפוש, רשתות חברתיות, הקלדה ישירה של הכתובת או באמצעות קישור מאתר אחר?
• יעילות המודעה - האפקטיביות של כל מיקום מודעה מחושבת על ידי מעקב אחר מבקרים מרגע שהם לחצו על המודעה ועד להשלמת טופס ההרשמה.
• קישורים חיצוניים חשובים – על ידי ראיית הבנת התנועה ומספר ההרשמות הנובעות מכל קישור חיצוני, יכולים מארגני האירוע לראות אילו אתרים חיוניים להצלחה.

כלי ניתוח האינטרנט הפופולרי ביותר הוא Google Analytics, שהוא חינמי ומשמש 75% מ-10K האתרים המובילים. כדי להשתמש בגוגל אנליטיקס, בעל האתר צריך להתקין פיסת קוד קטנה בכל אחד מדפי האתר או להזין את מזהה האתר של גוגל בפלטפורמות התומכות בו.

מסחר אלקטרוני של Google מאפשר ניתוח של ערכי רישום ונתונים אחרים. לדוגמה, תוכלו ללמוד אילו מודעות תרמו לרישום חינם ואילו מודעות תרמו לרישום בתשלום.

7. הציגו באתר הכנס קישורים לאתר שלכם

קישורים לאתר האירוע שלכם מאתרים רלוונטיים אחרים מצביעים על כך שהאתר שלכם חשוב ואמור להופיע בתוצאות החיפוש. בדרך כלל לא קל לגרום לאתרים אחרים לקשר לאירוע שלך; בעלי אתרים אחרים צריכים סיבה לרשום את האתר שלכם. הנה כמה רעיונות שיעזרו לכם להתחיל

אתרי כנסים

שילחו את האירוע שלכם לאתרי כנסים ולאינדקסים אירועים רלוונטיים. ברוב אתרי הכנסים, הרישום הבסיסי הוא בחינם. כמה מדריכי כנסים ואירועים מדעיים כלליים הם:

• Conference Alerts
• World Conference Alerts
• All Conference Alerts
• Events Eye
• All Conferences

אתרים אחרים בתעשייה

חפשו אתרים בתעשייה הרלוונטיים לנושא האירוע ובידקו אם יש להם מדור אירועים שאליו ניתן להוסיף את אתר הכנס שלכם.

אתרי דוברים ונותני חסות

צרו תמונות "פיגשו אותנו ב.." עבור נותני חסות, דוברים ומציגים ובקשו מהם לפרסם אותה באתר האינטרנט, בבלוגים וברשתות החברתיות שלהם.

8. קמפיין פרסום במייל

ימייל הוא ערוץ שיווק זול ויעיל ביותר.

מספר משתמשי האימייל גדל בעקביות. על פי נתונים שפורסמו בשנת 2022 על ידי Statistica.com, היו 4 מיליארד משתמשי אימייל בשנת 2020. יתר על כך, הם מצפים לכמעט 4.6 מיליארד משתמשים בשנת 2025.

אפליקציות כמו WhatsApp ו-Facebook Messenger הפכו למדיום המועדף לדיון בעניינים אישיים ומשפחתיים, מה שהוביל לירידה במספר ההודעות האישיות המבלבלות את תיבות הדואר הנכנס של אנשי מקצוע ואנשי עסקים.

צרו רשימת אנשי קשר של משתתפים באירועים קודמים ושלחו להם אימייל לגבי האירוע הקרוב שלכם. בקשו גם מספונסרים ושותפים לשלוח מיילים לאירועים לרשימת הלקוחות שלהם.

השתמשו באימייל ל:

• ידעו אנשים על האירוע וקחו אותם לאתר האירוע.
• שלחו חדשות תקופתיות חשובות על האירוע - הזכירו לאנשים שהאירוע מתרחש.
• הציעו לאורחים פוטנציאליים להירשם לפני שינויים בתעריפים.
• שלחו תזכורת יום לפני תחילת האירוע.

כמה דברים שכדאי לשים לב אליהם לגבי אימיילים:

• שורת הנושא משפיעה באופן משמעותי על החלטת הנמען לפתוח אימייל או לא.
  כותרת טובה צריכה להיות קצרה ורלוונטית לקבלה.
• כדי להגדיל את שיעורי הפתיחה ושיעורי ההקלקה, צרו רשימה מפולחת של אנשי קשר עם כתובות דוא"ל ולאחר מכן שילחו לכל קבוצה הודעה מותאמת אישית הרלוונטית יותר לתחומי העניין הספציפיים שלה.
  הפילוח יכול להתבסס על פרטי פרופיל שונים כגון תחום עבודה, מיקום או נוכחות קודמת.
• הכניסי את שם הנמען בשורת הפתיחה – לייצר תחושב של פנייה אישית.
  השתמשו בכלי ניהול אירועים כמו Eventact או פלטפורמת דוא"ל כגון Mailchimp.
• ודאו שעיקר תוכן האימייל הוא טקסט ולא תמונה מכיוון שהסתמכות על תמונות עלולה לגרום לכך שהנמענים לא יוכלו לראות את ההודעה. תוכן טקסט גלוי וקריא בכל המכשירים, כולל מכשירים ניידים. לעומת זאת, תמונות מושבתות לרוב כברירת מחדל ברוב לקוחות הדוא"ל. כמו כן, אם יש יותר מדי תמונות, זה יכול להיות סימן למסנן ספאם שההודעה היא ספאם.
  הימנעו משימוש במילים המשויכות בדרך כלל להודעות ספאם. דוגמאות למילים כאלה כוללות "חינם", "זכייה", "פעל עכשיו", "לחץ"

9. רשתות חברתיות

המדיה החברתית היא כיום חלק מחייהם של רוב האנשים. למעשה, 9 מתוך 10 משתמשי אינטרנט משתמשים גם במדיה חברתית. אנשים משתמשים במדיה חברתית מסיבות שונות, כולל התעדכנות בחדשות, שיתוף דעות, מתן וקבלת המלצות עמיתים ויצירת קשרים לעבודה.

בנוסף, פעילות ברשת החברתית הקשורה לאתר שלך מהווה אינדיקציה למנועי החיפוש שהאתר חשוב וצריך להופיע בתדירות גבוהה יותר בתוצאות החיפוש.

משווקי אירועים יכולים לעשות את הפעולות הבאות כדי להשיג עניין באמצעות מדיה חברתית:

• פוסט על האירוע.
• עידוד שיתוף ומעקב אחר העמוד המארח והאירוע.
• שיתופים עם קהילות מקוונות ומתן הנחות לחלוקה עם חברים.
• קבוצות רשת חברתיות הקשורות לאירוע והנחות לחברים או כרטיסים חינם (למשל, הקבוצה יכולה לעשות הגרלה לאדם אחד או לכמה לזכות בכרטיסים).

השתמשו ב"האשטאג" בפוסטים שלך

האשטאג (או תג) הוא מילה או ביטוי ללא רווחים בין מילים ולפניו סימן פאונד (#). Hashtags משמשים לסימון תוכן כקשור לנושא מסוים וניתן להשתמש בהם כדי להקל על החיפוש.

השימוש בהאשטאגים החל בטוויטר בשנת 2007 אך הפך לפופולרי ברשתות חברתיות רבות, כולל לינקדאין, אינסטגרם, פייסבוק וטיקטוק.

הכללת תג בפוסטים שלכם מקלה על איתורם ומגדילה את טווח ההגעה והנראות שלהם.

פוסטים המכילים האשטאג ספציפי מופיעים בעמוד מדיה חברתית המוקדש לאותו האשטאג. משתמשים שעוקבים אחר דף זה יכולים לצפות בפוסטים, בתקווה שיכללו את שלכם. כמה דפי האשטאג פופולריים מאוד ולכן פלטפורמת המדיה החברתית צריכה לבחור את הפוסטים הטובים ביותר ולהציג אותם תחילה, בראש העמוד.

מיקומו של הפוסט בדף ההאשטאגים תלוי בפופולריות של ההאשטאג, אך גם בתוכן הפוסט ובפרמטרים נוספים שהפלטפורמה משתמשת בהם כדי לחזות עד כמה הפוסט מעניין עבור המשתמשים.

בחירת האשטאג לאירועים

בדרך כלל, קיצור או ראשי תיבות של שם האירוע הופכים האשטאג טוב שהוא קצר, ייחודי ושקל לזכור אותו.

רשימת האשטאג לאירועים:

• התחילו עם הסימו (#)
• ייחודי
• בלתי נשכח
• ללא סימני פיסוק או רווחים
• קצר, לא יותר מ-3 או 4 מילים
• ראשי תיבות יכולים לעבוד
• לשימוש חוזר בפעם הבאה - ללא תאריך או שנה

לאחר שתחליטו על האשטאג, קדמו אותו באינטרנט.

מה לפרסם במדיה חברתית ולמ

בדרך כלל, קיצור או ראשי תיבות של שם האירוע הופכים האשטאג טוב שהוא קצר, ייחודי ושקל לזכור אותו.

• הגדלת מספר העוקבים.
• ביסוס הסמכות ויצירת אמון.
• קריאה לפעולה.

ניתן להשיג עוקבים ולבסס סמכות על ידי פרסום תוכן שמועיל לקוראים. זה עשוי לכלול טיפים רלוונטיים לענף האירוע וכן מידע שעשוי להיות שימושי או מעניין עבור משתתפים פוטנציאליים באירוע, מציגים וספונסרים.

תוכן על מארגני האירוע בונה אמינות ואמון. ספר לכולם קצת על האנשים שמאחורי האירוע. רעיונות אחרים כוללים דברים שקורים מאחורי הקלעים והכרזה על דוברים, נותני חסות ומציגים חדשים.

תוכן קריאה לפעולה אמור לגרום לקורא לרצות לעשות משהו אחרי שהוא ראה את הפוסט שלכם. עבור אירועים, באופן אידיאלי, הקורא ירצה לברר יותר על האירוע, כמו גם מתי וכיצד להירשם אליו. זה יכול גם למשוך ספונסרים או מציגים להשתתף באירוע.

טיפים לתוכן:

• תוכן פשוט שכולם מבינים בקלות
• תמונות - פוסטים עם תמונות מקבלים אחוזי מעורבות גבוהים יותר. אם אפשר להסביר או להראות משהו באמצעות תמונה – עשו זאת. לדוגמה, הדגימו מספרים וסטטיסטיקות באמצעות תמונה ויזואלית.
• בדרך כלל עדיף לא לקחת צד בנושאים שנויים במחלוקת.
• הגיבו בנושאים הקשורים לאירוע שלכם.

שיווק משפיענים

שיווק משפיעים הוא טקטיקה להגיע לקהל רלוונטי על ידי שיתוף פעולה עם "משפיענים" של מדיה חברתית.

משפיענים הם בעלי חשבונות מדיה חברתית שיש להם מספר משמעותי של עוקבים הרלוונטיים למטרות השיווק שלכם. הם יכולים להיות שמות גדולים בתעשייה, או סתם מישהו שצבר עוקבים ובנה אמון בנישה ספציפית.

מצאו ות האנשים המשפיעים בתעשייה הרלוונטיים לאירוע שלכם, עיקבו אחר החשבונות שלהם, מה הם מפרמים ומי עוקבים אחריהם. נסו להציע שותפות.

פרסום ברשתות חברתיות

רשתות חברתיות מציעות גם פרסום והם מקור רב עוצמה כדי להגיע לאנשים הנכונים בהתבסס על המידע הנרחב שהם אוספים על המשתמשים.

אפשרויות המיקוד הזמינות לפרסום כוללות:

מיקום גיאוגרפי

מבוסס על הפרופיל וכתובת ה-IP.

שפה

מבוסס על הפרופיל, המיקום ושפת הפוסט.

גיל, מגדר

מבוסס על מידע והתנהגות בפרופיל.

תחומי עניין והתנהגויות

בהתבסס על פעילות קודמת כגון אחר מה המשתמש עוקב, פוסטים שהוא פרסם, חיפושים שביצע ואינטראקציות עם תוכן או משתמשים.

מכשיר

דגם או מחיר של מכשיר נייד.

עלות פרסום ברשתות חברתיות

עלויות הפרסום ברשתות החברתיות מבוססות על מספר ההופעות או התוצאות בפועל (מספר הקלקות או אינטראקציות עם המודעה). מפרסמים יכולים להגדיר סכום הצעת מחיר מקסימלית - הסכום להוצאה לכל הופעה או קליק.

העלות הכוללת הסופית של מסע הפרסום לרוב אינה ידועה מראש, אך המפרסם יכול להגדיר תקציב מקסימלי. העלות בפועל מבוססת על הגודל והתחרות על קהל היעד, התקציב, ביצועי המודעה וגורמים נוספים.

פלטפורמה	עלות לקליק	עלות לכל 1,000 הופעות
Facebook	$0.5 - $2.0	$2.0 - $10
LinkedIn	$2.0 - $20	$2.0 - $10
Twitter	$0.5 - $4.0	$3.5 - $10
Instagram	$0.20 - $3.5	$2.0 - $20
TikTok	$0.10 - $1.0	$3.0 - $10

SEO (אופטימיזציה למנועי חיפוש)

למנועי חיפוש יש תפקיד חיוני בהבאת משתתפים פוטנציאליים חדשים באירוע לאתר האינטרנט שלך. על פי מחקר של BrightEdge, למעלה מ-50% מהתנועה לאתר מקורה בתוצאות חיפוש אורגניות.

קידום אתרים הוא אוסף של טכניקות להגדלת החשיפה של האתר במנועי חיפוש כך שהאתר יקבל יותר תנועה. היעד הוא להביא את האתר לדף התוצאות עבור מילות מפתח רלוונטיות בתדירות גבוהה יותר ובדירוג גבוה יותר מהמתחרים.

האתר לדף התוצאות עבור מילות מפתח רלוונטיות בתדירות גבוהה יותר ובדירוג גבוה יותר מהמתחרים. גוגל הוא מנוע החיפוש החשוב ביותר. למעלה מ-85% מהחיפושים נעשים בגוגל. Bing הוא השני הכי פופולרי עם 5%-6% מהחיפושים.

קבלת אתר באינקדס – במנועי חיפוש

מנועי חיפוש סורקים את האינטרנט וצריכים להגיע לאתר שלך על ידי מציאת קישור לאתר שלך במקום כלשהו. כדי לעזור למנועי החיפוש לעשות זאת מהר יותר, תוכל לשלוח את האתר שלך ישירות למנועי החיפוש:

• עבור Google, השתמשו ב- Google Search Console
• עבור Bing, השתמשו בכלי מנהל האתרים של Bing

כדי לבדוק אם האתר שלכם כלול באינדקס חיפוש, בצעו חיפוש באמצעות כתובת האתר של דף הבית שלכם. לדוגמה, אני יכול לחפש "eventact.com" בגוגל.

שיפור הדירוג והחשיפה

כאשר מנוע חיפוש קורא את האתר שלכם, הוא ינסה להבין כיצד להוסיף אותו לאינדקס על ידי קריאת הטקסט והמטא תגיות הזמינים.

הפיכת אתר ידידותי למנועי חיפוש פירושה להקל על מנועי החיפוש להבין במה עוסק דף האינטרנט שלכם. זה נעשה על ידי בניית האתר כך שמנוע חיפוש יוכל לקרוא אותו, כולל הוספת מטא תגיות שמנועי החיפוש יכולים להבין. לדוגמה, טקסט בתמונות אינו ידידותי למנועי חיפוש, לכן יש לוודא שתוכן חשוב נמצא בטקסט ולא רק בתמונות. השתמשו במטא תגיות של אירוע כדי לציין את תאריך ומיקום האירוע.

בנוסף לתוכן, מנועי החיפוש מדרגים את דפי האתר על סמך מאות פרמטרים. חלקם אינם מתפרסמים ומשתנים מדי כמה חודשים. עם זאת, ידוע ששיעור הקליקים בדף התוצאות של מנוע החיפוש, מהירות הטעינה של דף האתר ואיכות האתר הם גורמי מפתח.

עשו זאת בעצמם

מארגני אירועים יכולים לעשות בעצמם מגוון דברים כדי לשפר את דירוג מנוע החיפוש.

רשימת מטלות SEO

• לשלוח את האתר לאתר כנסים וספריות אירועים.
• סיעור מוחות ורשום מילות מפתח שמשתתפים פוטנציאליים יכולים לחפש.
• פרסום תוכן שרלוונטי לאירוע ושימוש במילות מפתח באתר.
• שימוש במילות מפתח בתוכן, בכותרות ובכותרות משנה.
• תיקון שגיאות כתיב ושגיאות טכניות.
• השתמשו במערכת בניית אתרים לאירועים עם SEO מובנה כגון Eventact.
• בידקו את האתר עם כלי בדיקת SEO ותקנו את כל הבעיות המתעוררות.
• הוסיפו תוכן ועדכנו את תוכן האתר באופן שוטף.
• השתמשו במדיה חברתית – כתבו פוסטים וקשרו אותם לאתר שלכם.
• ודאו שהאתר שלכם משתמש ב-HTTPS.
• ודאו שהאתר ניתן לשימוש במכשירים ניידים.
• בידקו באיזו מהירות נטענים דפי האתר.

10. סיכום

לא משנה הגודל או התקציב של האירוע, אתם יכול להשתמש בשיווק דיגיטלי כדי להגיע למשתתפים הפוטנציאליים ולעורר אותם להשתתף באירוע.

ערוצי שיווק מסורתיים כגון מודעות טלוויזיה, דפוס ומודעות שלטי חוצות הם יקרים ולעיתים לא יעילים במיקוד למשתתפי אירועים פוטנציאליים, מה שהופך אותם ללא רלוונטיים עבור רוב האירועים המקצועיים או המדעיים. כתוצאה מכך, שיווק דיגיטלי הוא חיוני עבור מתכנני אירועים.

על ידי השקעת זמן בלימוד טכניקות שיווק דיגיטלי, אתם יכולים להגדיל את האירוע הנוכחי אבל גם להפוך את הכנס לבעל ערך עבור עמותות ותאגידים המחפשים מתכנני אירועים לנהל את הכנסים העתידיים שלהם.