טפסי רישום לכנסים

טפסי רישום הם חלק מרכזי במערכת ניהול כנסים. משתתפי הכנס ירשמו וישלמו את דמי הרישום דרך טופס הרישום שתפרסמו.
EventAct EMS היא מערכת לניהול כנסים המתאימה לכנסים קטנים וגדולים מאפשר למארגני כנסים קטנים וגדולים שליטה על תהליך הרישום, ושמירה על קשר עם הנרשמים עד לאחר האירוע.


באמעצות Eventact EMS תוכלו
  • להגדיר טפסי רישום פשוטים ומורכבים בהתאם לדרישות שלכם.
  • לשלוט על מיתוג הטופס.
  • להגדיר טופס אחד או מספר טפסים לאותו כנס.
  • לרשום למשתתפים להרשם לקבל תשלום מיידבהרשמה או לחייב את המשתתפים במועד מאוחר יותר.
  • להפיק לשלוח חשבוניות ישירות מתוך המערכת
  • ליצא דוחות ותנועות יומן לתוכנת הנ"הח שלכם.
  • לשמור על קשר עם הנרשמים באמצעות הודעות מייל אישיות והודעות SMS אישיות בהם תוכלו לשלב נתנוים מטופס הרישום.
  • ליבא וליצא נתונים למערכת אחרות.

טופס הרישום שלכם - בשליטה מלאה שלכם

שליטה על שדות בטופס.
תוכלו לקבוע איזה שדות יהיו בטופס הרישום ואיזה ערכים המערכת תקבל כחוקיים .
תוכלו להגדיר שדות נוספים מסוגים שונים.
שדות מובנים מוגדרים שמאפשרים לכם לקלות טקסטים, מספרים, תאריכים, כתובות דואר, שאלות רב-ברירה כותרת מייל ופרטים אחרים בצורה מדויקת .
שדות מובנים מוגדרים
 שמאפשרים לכם לקלות טקסטים, מספרים, תאריכים, כתובות דואר, שאלות רב-ברירה כותרת מייל ופרטים אחרים בצורה מדויקת .
לדוגמא תוכלו לקבוע אם טקסט מוסים חייב להיות מוזן באנגלית או עברית. ואו מתאים לכללים אחרים כמו אורך ותוכן.
תוכלו לקבוע עם שדה התאריך הוא בפורמט אירופאי או אמרקאי
שליטה על עמודים בטופס
תולו לחלק את הטופס למספר עמודים בשביל להקל על המשתמשים .
תוכלו להגדיר שלבי רישום שיוצגו רק לנרשמים מסוימים.
שליטה על מחירים.
להגדיר מחירים של סוגי כרטיסם שונים ואופציות נוספות כמו סדנמאות המשך, טיולים ותוספות אחרות.
שליטה על מראה טופס והמיתוג
תכלו להתאים מראה הטופס כך שיתאים למיתוג הכנס שאתם מארגנים.
להגדיר שדות פנימיים לשימוש המשרד שלכם.  מערכת הרישום משמשת אתכם לניהול הקשר עם המשתתפים עד לאחר הכנס ולכן חשוב שתוכלו לשמור לנהל פרטים נוספים אודות המשתתפים שאינם חשופים למשתתפים עצמם. לדוגמא פרטים לצרכי שיווק כמו גורם מפנה, הערות חשובות לשימושכם בעתיד.
מספר בלתי מוגבל של טפסים שונים לכנס אחד.
אשלהציג אפשריות שונות וטקסטים שונים לסוגי משתתפים שונים. לדגמא יתכן שתרצו להציע אופציות שונות לנרשמים מקומיים ואופציות אחרות לנרשמים שמגיעי מחו"ל. מסלולי רישום שונים לסוג משתתפים שונים. מאפשר ליצור טפסי רישום שונים לאותו כנס. כך שתוכלו להזמין סוגי מוזמנים שונים להרשם ולהציג להם טקסטים  אופציות שונות לבחירה. עדיין כל הנרשמים יכנסו לרשימה אחת אותו תוכלו לנהל במרוכז.
תמיכה בכמה שפות באותו אירוע
מאפשר לרשום משתתפים שונים בשפות שונות אבל לנהל רשימה אחת של משתתפים.
גמישות לשינוים
אפשרות לשנות את טופס הרישום גם לאחר תחילת ההרשמה . שליטה מלאה על עיצוב הודעות אישור הרשמה והודועת אוטומטית אחרות.
רישום לאירועים סגורים


שליטה וניהול של רשימת המשתתפים בכנס

רישום משתתפים שפנו טלפונית
דרך הממשק האחורי תוכלו לרשום משתתפים שפנו אליכם טלפונית ו/או לטפל בנרשמים הדורשים טיפול מיוחד. באמצעות הממשק האחרוי תוכלו לעדכן שדות שגלוים רק למארגני האירוע, תוגלו לעקוף מגבלות מקום ושדות חובה
יבוא רשימות משתתפים
לרשום משתתפים  חדשים ולעדכן רישום של משתתפים שנרשמו. 
יצוא נותנים
תוכלו ליצא נתונים בפורמט אקסל או באמצעות ממשק לשרותי רשת אחרים.
בנוסף יש לנו אפשרות לסנכרן נתונים עם SalesForce - הוספת אנשי קשר קשר וצרוף משתתפים לקמפיינים שהגדרתם ב SalesForce
להיות בקשר עם הנרשמים
תוכלו לשלוח הודעות מייל מותאמת אישית לנרשמים ישירות מתוך מערכתה הרישום.
אנחנו תומכים בהגדרת בהגדרת SPF ו DKIM מנגנונים אפשר עוזרים למנוע סיווג דואר שלכם כדואר זבל.
תוכלו לשלוח הודעת ו-SMS מותאמות אישית לנרשמים וישירות מתוך מערכת הרישום 
לדוגמא בבוקר הכנס תוכלו לשלוח לכל הנרשמים SMS המזיכר להם את מספר הרישום האישי שלהם ואת קיום האירוע .
היסטוירה
היסטוריה – כל הפעולות, משלוח הודעות מייל ו SMS , שינויי בפרטי ההרשמה, מסמכים חשבונאים שהפקתם.  הכל שמור במערכת ותוכלו לראות מתי שלחתם הודעה מסוימת לנרשם מסוים ומתי שינתם את סטטוס הרישום של משתתף אחר.
מחקתם מישהו – גם אחרי מחיקות המערכת עוקבת ותוכלו לדעת איזה נרשמים מחקתם ומתי.
דוחות
מכולל דוחות – בנוסף לעשרות דוחות הקיימים במערכת תוכלו להגדיר דוחות שלכם ע"פ הצורך.

שיווק ומכירות

לקוחות  חוזרים
אם לא מדובר באירוע בודד ואתם מארגנים אירוע שחוזר על עצמו כל שנה או מספר אירועים בשנה תוכלו לאפשר ללקוחות חוזרים שלכם להשלים את ההרשמה במהירות. משתתף חוזר נרשם לאירוע  שלכם בעבר יזוהה ע"י המערכת והפרטים החוזרים שלו כבר יופיעו בטופס הרישום .
מחירון גמיש
בפשרות להגדיר תעריפים שונים לסוגי משתתפים שונים
תמיכה גוגל אנליטיקס עם הרחבות מסחר אלקטרוני
הכניסו את המספר היזוי שלכם בגוגל ותוכלו לקבל נתונים מפורטים על כניסות לאתר ולטופס הרישום ביחד עם נתוני מכירות והרשמות באתר.
אתר אינטרנט לכנס
הקימו אתר שיווק לכנס שלכם במהירות וללא ידע טכני.
באתר תלכו להציג את תוכנית הכנס, רשימת המרצים, מצפת הגעה ומידע נוסף על הכנס.

כספים וחשבונות

חשבונית וקבלות ישירות במערכת הרישום
חוסף זמן ועלויות נוספות. תוכלו להוציא את החשבוניות וקבלות ישירות בתוך מערכת הרישום.
כאשר החשבוניות וקבלות נמצאות בתוך מערכת הרישום אינם צריכים לבזבז זמן על מעבר בין תוכנת הנה"ח לתוכנת הרישום ותאום הנתונים בין התוכנות. לדוגמא כאשר משתתף מבטל את ההרשמה תוכלו לזכות את המשתתף להוציא חשוביונת זיכוי לשלוח אותה לנרשם והכל במקום אחד ובקלות.
תוכנה רשומה במרשם התוכנות של מס הכנסה
 איונט אקט בין תוכנות ניהול הכנסים היחידות שרשומות במרשם התוכנות של מס הכנסה. למה זה חשוב ? כי שימוש בתוכנה לא רשומה להוצאות מסמכים חשבונאים בישראל היא בניגוד לתקנות מס הכנסה ועלולה לגרור פסילת ספרים וקנסות צד רשויות המס בישראל.
חשבוניות וקבלות וחיובי כרטיסי אשראי – הפקת חשבוניות לקבלות מתוך המערכת.
במאצעות מערכת תוכלו להפיק חשבוניות וקבלות למשתתפים. גם עם המשתתף משלם בהעברה בנקאית או המחאה.
אפשרות לחיוב כרטיסי אשראי בצורה גמישה לדוגמא אפשרות לחיוב מקדמה בזמן הרישום ומלא הסכום במועד סמוך יותר לתחילת הכנס.
אפשרות להעברת תשלומים בין משתתפים וחיוב כרטיס אשראי אחד עבור מספר משתתפים.
בחירת סוגי כרטיסים, קודי הנחה, הקמת טופס רישום ואתר שיווקי לכנס במהירות.
מתאים לרישום משתתפים בכנסים בכל העולם עם תמיכה בשפות עברית, אנגלית, ערבית, ספרדית, סינית סליקת תשלומים במטבעות שונים  בסליקה ישרה או דרך PayPal, Stripe ו AliPay
(תוכנה רשומה במרשם התוכנות של מס ההכנסה אפשרות לזיכוי משתתפים וטיפול באמצעי תשלום אחרים כמו המחאות והעברות בנקאיות

אבטחת מידע

 חשוב לכם לשמור על רשימת המשתתפים?. רשימת הלקוחות שלכם. אתם לא רוצים שמידע יגיע למתחרים שלכם ובנוסף  זה יכול להיות מואד לא נעים לקבל תלונות ממשתפים על הפרת הפרטיות שלהם. במערכת הרישום ישמנו מספר תוכונת שעוזרות לשמור על המידע שלכם בצורה בטוחה מערכת משתמשים והרשאות – תוכלו להגדיר משתמשים בארגון שלכם והגביל גישה של משתמשים לאזורים מסוימים במערכת.

יומן פעולות
תוכלו לראות מי המשתמשים שלכם עשה פעולות כמו משלוח הודעות ושינוים בפרטי הרשיום של משתתפים.
 נעילה אוטומטית של חשבונות
 חשבונות שלא היה בשימוש ננעלים אוטומטית לאחר פרק זמן מסוים.
כמו כן משתמשים נדרשם להחליף את הסיסמאות שלכם לאחר תקופה מסוימת.
הצפנה של פרטי רגישים
 אנחנו שומרים בצורה מוצפנת פרטי רגישים במיוחד.
שרתים פרטיים, ופיירפול פרטי
אנחנו משתמשים בשרתי פרטיים אמיתים ולא וירטואלים. פיירוול פרטי ולא פיירוול שיתופי או וירטואלי. שרתים משותפים, שרתים וירוטואלים ו/או שימוש בשרותי ענן ציבורים חוסף את הנתנוים שלכם לסכנות נוספות שתלוים בנוהלי אבטחה של ספקי השרות ובשכנים החולקים עם אותם שרתים וירטואלים את אותה תשתית.
FIREWALL
 אנחנו משתמשים בפיירוול פרטי המאפשר שליטה מלאה על גישה לשרתים שלנו. ולא בפיירוול שיתופי כי שעושות חברות רבות אחרות. פיירוול שיתופי
חלק ממשפחת פתרונות לכנסים ניהול הרישום לכנס, טפסי רישום הם חלק חשוב בניהול האירוע כאפשר תוסיפו פתרונות אחרים תקבלו פתרון שלם וחכם .
 הכירו את האחים והאחיות של איוונט אקט רישום: איוונט אקט - שיווק. איוונט אקט – כניסה. עמדות רישום איוונט אקט – קשרים. תאום פגישות בכנס איוונט אקט לידים – איסוף לידים למציגם בכנס

שמירה על נתונים רגישים

כדי לספק רמת אבטחת מידע גבוהה מערכת הרישום של איוונטאקט מותקנת ופועלת על תשתית ענן פרטית הכוללת שרתים פיזים ופיירוול בבעלות החברה.

גם בכנס קטן נשמרים נתונים רגישים על לקוחות, עובדים ושותפים עסקיים. בכל הנוגע לאבטחת מידע, הדרישה המינימלית והבסיסית ביותר, היא שליטה בלעדית ומלאה של ספק השרות על הגישה לשרתים ולבסיס הנתונים.

ההשקעה בשרתים פרטיים היא גבוהה מאוד וכוללת רכישת חומרה, רישיונות תוכנה יקרים וידע מקצועי הנדרש לתחזוקת השרת. באיוונטאקט בחרנו לבצע את ההשקעה הנדרשת וכך להבטיח רמת אבטחת מידע גבוהה. על ידי ניהול בלעדי ניתן להבטיח שאין משתמשים אחרים העלולים להשתלט על פעילות השרת ולמנוע פעילות תקינה של תהליך הרישום.