עמדות רישום לכנסים

צפה בתמונות עמדות רישום

אז מה לוקח זמן ברישום ואיך אפשר לקצר את הזמן עם עמדות רישום?

א - זיהוי המשתתף - כדי לזהות משתתף במהירות, צריך תוכנה שיודעת לחפש גם לפי חלק של שם או שם לא מדוייק ואפשר גם להשתמש בסורקי ברקוד לסריקת אישורי הרשמה של משתתפים.

ב. מדפסות תגים שעובדות מהר - מדפסות העברה טרמית – הדפסת 8 ס"מ בשניה (8 ס"מ = גודל של תג). מדפסת כזו עובדת על גלילי נייר או קרטון, אין תהליך של טעינת הנייר או בעיות מכניות הקשורות במזין הנייר. בזמן שנדרש למדפסת הזרקת דיו או לייזר לטעון דף, מדפסת העברה טרמית כבר הדפיסה 3-4 תגים.

ג. צוות רישום - צריך צוות רישום מיומן שיודע ומתורגל בקליטת משתתפים בכנסים – גם רבים וגם בעומס.

למה סיפרנו לכם את כל זה? כי זה מה שאנחנו מציעים!
עמדות רישום הכי מהירות והכי אמינות, צוות מפעילים מיומן במדים יצוגיים ואחידים, חיבור כל העמדות ברשת תקשורת, סריקת אישורי הרשמה באמצעות סורק ברקוד וגמישות רבה בהגדרת תגים ושוברים.

קבל הצעת מחיר לכנס

רוצים ללמוד עוד? קדימה, תמשיכו לקרוא ...

עמדות רישום לכנסים מבוססות על מחשב נייד או טבלט ותוכנה לקליטה מהירה של מוזמנים לאירוע. העמדות מחוברות למדפסת תגים מהירה. בעזרת התוכנה מוצאים את המוזמן ושולחים את תג הזיהוי שלו להדפסה. זיהוי המוזמנים מתבצע בדרך כלל לפי שם המשתתף ושם החברה או לפי קוד רישום אשר נשלח מראש למוזמנים. עמדת רישום מאויישת מופעלת על ידי איש/ת צוות רישום אחד.

עמדות רישום ממוחשבות בכנס

עמדות רישום בשרות עצמי מופעלות עצמאית על ידי המשתתפף בכנס, מבוססות על מחשב עם מסך מגע וסורק בר-קוד. עמדות שרות עצמי משמשות לקליטת נרשמים שנרשמו מראש, רישום משתתפים חדשים ותשלום בכרטיס אשראי. משתתפים שנרשמו מראש סורקים את אישור ההרשמה שקיבלו בסורק הבר-קוד בעמדה או מזינים את קוד הרישום שקיבלו. עמדת הרישום בודקת את מצב ההרשמה והתשלום של הממשתף ומדפיסה את תג הזיהוי או לחילופין מפנה את הממשתף לעמדת רישום מאויישת להמשך טיפול. נרשמים חדשים ממלאים טופס הרשמה ותשלום ומקבלים תג זיהוי במקום.

עמדות רישום בשרות עצמי
עמדות רישום בשרות עצמי


תכונות עיקריות של עמדות רישום והדפסת תגים לכנסים

  • זיהוי מהיר של מוזמנים ע"פ שם, חברה , קוד רישום או סריקת בר-קוד.
  • הדפסה מהירה של תגי זיהוי.
  • דוחות בזמן הכנס ולאחר הכנס על מספר המוזמנים שהגיעו, שלא הגיעו, נרשמים חדשים במקום.
  • הדפסת QRCODE ובר-קוד לטובת איסוף לידים ובקרת כניסה להרצאות.

מה עדיף: הדפסת תגים בכנס או הכנת תגים מראש ?

תוכנת הרישום ומדפסת הרישום מאפשרות קליטה מהירה של נרשמים ולכן הדפסת תגים במקום מהירה יותר ממציאת תג משתתף אשר הוכן מראש.
עמדות הדפסת התגים מאפשרות גם הענות לבקשות לתיקונים בשמות של חברות, תפקידים ושמות המשתתפים.
שרות של עמדות רישום והדפסת תגים בכנס חוסף זמן קריטי של המארגן ערב הכנס, מאפשר להמשיך את ההרשמה המוקדמת דרך אתר הכנס עד הרגע האחרון ואף במקביל לרישום בכנס עצמו.

תגי שם לכנס
תגי שם מוכנים מראש


עמדות רישום מאוישות או עמדות בשרות עצמי ?

עמדות שרות עצמי ידידותיות למשתמשים ומתקבלות בברכה על יד משתתפים בכנסים. עמדות רישום עצמי מאפשרות רישום של משתתפים חדשים ותשלום מבלי ליצור עומס על צוות הרישום. שבכנסים של עד 120 משתתפים בדר"כ משתמשים בעמדה אחת ולכן היא צריכה להיות עמדה מאויישת. כאשר יש מעל 2 עמדות, אחת העמדות יכולה להיות עמדת שרות עצמי.


מה לבדוק לפני שמזמינים עמדות רישום ?


נושא לבדיקה עמדות רישום של איוונט אקט כדאי להמנע
מהירות קליטת מוזמנים
  • מדפסות מהירות מסוג העברה טרמית.
  • איכות הדפסה בלתי תלויה במספר ההדפסות.
  • הזנת תגים מהירה מגליל.
  • זיהוי מהיר של נרשמים מראש על פי שם או פרט אחר או על ידי סריקת בר-קוד.
  • מדפסות הזרקת דיו ביתיות / משרדיות – מהירות ההדפסה איטית, מהירות הזנת דפים איטית, הדפסה לא אחידה, תגים דקים שלא מחזיקים מעמד במשך הכנס.
  • מדפסות תג "כרטיס אשראי" – איטיות ויוצרות תגים קטנים מידי.
איכות התגים
  • תגים קשיחים 300 גרם או פלסטיק.
  • שרוכים עם שני קליפסים למניעת היפוך.
  • הדפסת שמות בפונט גדול וקריא ממרחק של 2 מטר.
    טיפול אוטומטי בשמות ארוכים כך שיכנסו בתג.
  • תגי נייר דקים שמאבדים את צורתם כבר במהלך הכנס.
  • תגים בגודל כרטיס אשראי – תגים כאלה מתאימים לארנק אבל אינם קריאים ממרחק סביר.
  • שרוכים עם קליפס אחד - משתתפים מסתובבים עם תגים הפוכים.
  • שימוש במדפסות משרדיות / ביתיות.- הדפסה לא איכותית .
  • שימוש בפונט קטן שאינו קריא ממרחק סביר, כדי שיתאים גם לשמות ארוכים.
בקרת כניסה ושליטה
  • אפשרות להדפסת שוברים עם שם וע"פ תנאים מוגדרים מראש לארוחות, סמינרים ומתנות.
  • סימון של מסלולים או ימי השתתפות.
  • עמדות מחוברות ברשת מקומית למניעת כניסה חוזרת מעמדות שונות וללא תלות בחיבור לאינטרנט.
  • מבנה תג קבוע
  • עמדות עצמאיות אינן מאפשרות בקרה על כניסה חוזרת מעמדה אחרת.
אמינות
  • אפשרות עבודה גם ללא חיבור אינטרנט.
  • מדפסות תעשיתיות הבנויות לעבודה לאורך זמן ואיכות הדפסה גבוהה.
  • עמדות מחוברות ברשת למניעת כניסה חוזרת מעמדות שונות
  • מערכת שלא עובדת כאשר יש בעיה באינטרנט.
  • מדפסות לשימוש ביתי או משרדי קל.
  • כל עמדת רישום מתנהלת עצמאית עם בסיס נתונים נפרד – הוספת נרשמים ברגע האחרון דורשת יותר זמן, ניתן להכנס כמה פעמים עם אותו שם, מעמדות שונות.
נראות
  • צוות רישום בלבוש יצוגי ואחיד.
  • צוות המגיע ללא מדים, עם חולצה בצבע אחיד, אך לא בדגם קבוע.
תוכן התג
  • אפשרות להוספת פרטים על התג.
    סימון nציגים, דוברים, עיתונאים, צוות הכנס.
  • הדפסת תגים עם QRCODE שמאפשרים למשתתפים לסרוק תגים אחד של השני.
  • תמיכה בשפות – עברית, אנגלית, סינית עוד.
  • מבנה תג קבוע
ביטוח
  • ביטוח מעסיקים וצד -ג
  • ללא ביטוח. חוסף את המארגן לתביעות של עובדי הספק.
גמישות
  • יכולת להענות לשינויים במספר העמדות תוך זמן קצר ולספק מספר רב של עמדות.
  • הפעלת עמדות רישום בכל הארץ, אילת, ומחוץ לישראל.
  • עמדות רישום בשרות עצמי, אפשרות לרישום ותשלום במקום.
  • יכולים לספק מספר עמדות קטן בלבד.
  • הפעלת עמדות רישום בכל הארץ, להוסיף – צפון, להשמיט פסיק לפני ומחוץ לישראל
מיומנות
  • צוות רישום מיומן ואיכותי אשר צבר ניסיון רב בניהול הרישום בכנסים עם עמדות רבות, רישום מורכב ובאירועים הגדולים בישראל.
אפשריות נוספות
  • פתרון איסוף לידים למציגים בכנס, רישום מקדים, מערכת נטוורקינג, מערכת לבניית אתר כנס.


כמה עמדות רישום צריך


לכנסים בהם רב המשתתפים רשומים מראש משתמשים בעמדת רישום מאוישת אחת לכל 100-150 משתתפים. כל עמדת רישום מאוישת אפשר להחליף ב 1.5 עמדות בשרות עצמי.
דברים שמוסיפים זמן - משתתפים דוברי שמת אם שהיא לא עברית או אנגלית, חלקות חומר תיקים, שוברים. תשלום במקום. רישום מקדים לא שלם. עצירת הרישום המקדמים מוקדם מידיי. מיקום העמדות במקום ללא תאורה או באור שמש חזק. חוסר במקום פיזי באזור הרישום.
מזרזים וחוסכים זמן - תזכורות הרשמה שנשלחים ערב הארוע ב מייל או SMS. שימוש בקוראי בר-קוד.

מספר משתתפים בכנס מספר עמדות מאוישות
עד 100 1 עמדה מאושית
בין 100 ל- 200 2 עמדות מאוישות
או עמדה מאוישת + עמדה בשרות עצמי
בין 200 ל- 350 3 עמדות מאוישות
או
עמדה מאוישות + 2 עד 3 עמדות בשרות צעמי
בין 300 ל- 450 4 עמדות מאוישות
או
עמדה מאוישת + 4 עמדות בשרות עצמי
בין 450 ל-600 5 עמדות מאוישות
או
2עמדה מאוישת + 5 עמדות בשרות עצמי
בין 600 ל- 800 משתתפים 6 עמדות מאוישות
או
2 עמדות מאוישות + 6 עמדות בשרות עצמי
בין 800 - ל- 1000 משתתפים 8 עמדות מאוישות
או
3 עמדות מאוישות + 10 עמדות בשרות צעמי
מעל 1,000 משתתפים עמדה לכל 150 משתתפים
או
2 עמדות מאוישות + 10 עמדות בשרות עצמי לכל 1000 משתתפים

עמדות רישום בשרות עצמי
10 עמדות רישום בשרות עצמי


עמדות רישום והדפסת תגים בכנסים

לגלרית תגי זיהוי לארועים וכנסים
בתוכנת רישום והדפסת תגים Arrival

באמצעות תוכנת עמדות הרישום Arrival ניתן לאתר משתתפים הדורשים תשומת לב מיוחדת מבלי להכביד על כלל המשתתפים. הטיפול בבעיות הקשורות באישורים, תשלומים, תכתובות קודמות נעשה ביעילות שמאפשרת כניסתו של כל משתתף במהירות תוך מתן יחס אדיב ומקצועי.

כל כניסה מתועדת כך שניתן לקבל מידע לגבי נוכחות מרצים ואורחי VIP, וזמני שיא. מידע זה מסייע לבצע התאמות בלוח הזמנים. בנוסף ניתן לקבל מידע שותף ומדויק על מספר המשתתפים שהגיעו בכל רגע נתון, נתונים סטטיסטים,ובמקרה הצורך שיבוץ לשוחלנות.

תוכנת עמדת רישום

אנו מיחסים משמעות רבה לאיכות צוות דיילות הרישום. צוות הרישום שלנו מתורגל בהתמודדות עם בעיות ובקשות מיוחדות ומבטיח טיפול מכובד, סובלני ומהיר לכל אורח.

בכנסים מורכבים וגדולים יש לעיתים דרישות מיוחדות – פיזור עמדות רישום באתרים השונים בסנכרון מלא ומידי בינהן, מספר גדול של עמדות רישום ושינויים עד הרגע האחרון.
הצוות הטכני שלנו כולל כח אדם מקצועי ומנוסה , ציוד רב ויכולת לתפור פתרונות גמישים לצרכים מיוחדים במהירות.


תוספות אפשריות לעמדות הרישום

  • קוראי ברקוד – מאפשרים קליטה מהירה של הנרשמים באמצעות קריאת אישור ההרשמה שהודפס מבעוד מועד ע"י המשתתף.
  • עמדות צילום – אופציה לשילוב תמונה של המשתתף על גבי תג הכנס, לצורך זיהוי ודאי של כל נרשם. צילום התמונה והדפסתה נעשות בעמדות הרישום, בזמן הכניסה לאירוע.
  • עמדת חיוב כרטיסי אשראי – תוספת לעמדת הרישום המאפשרת חיוב כרטיסי אשראי במקום. הוצאת ספח לחתימת הנרשם המהווה אסמכתא לביצוע החיוב.
  • הדפסת ברקוד לזיהוי הנרשם במתחם האירוע – מאפשר ניהול ומעקב משתתפים בהרצאות ובפיצולים השונים באמצעות עמדת קוראי ברקוד המוצבת בכניסה לאולם. כנסים לדוגמא – ועידת ישראל לעסקים , כנס ג'רני, כנס הרצליה, ועידת הנשיא.


בזכות הפתרונות הטכנים שלנו, הגמישות וצוות העובדים המנוסה אנו נבחרים מידי שנה לספק את עמדות רישום בכנסים החשובים והגדולים בישראל בינהם – ועידת ישראל לעסקים , כנס ג'רני, כנס הרצליה, "המחר" - ועידת הנשיא ישראל.



עמדת רישום וצילום משתתפים
עמדות רישום וצילום בתערוכת IPEX