משלוח הזמנות לכנסים ואירועים במייל

נושא המייל

שורת הנושא צריכה להיות קצרה וממצה – כ – 70 - 80 תווים, מהם יוכל הנמען ללמוד על מה הכנס ולמה זה עשוי לעניין אותו. אם נושא המייל לא נראה רלוונטי, ברב המקרים המייל ימחק.

שם וכתובת השולח

מייל משולח כללי - כמו מפיץ ניוזלטרים או יחצ"ן, אשר שולח מיילים תכופים, פוגע בסיכוי של המייל שלכם לקבל את תשומת לב הנמען ופוגע ביחודיות ההצעה שלכם - ההזמנה להשתתף בכנס.

כדאי להשתמש במייל של הארגון שלכם ובדומיין של הארגון שלכם. סיכוי גדול יותר לפתוח מייל שמגיע ממקור מהימן ורלוונטי לנושא הכנס.

משפט פתיחה

המשפט הראשון מופע כ - PREVIEW של מייל ועשוי אף הוא להשפיע על פתיחתו. השתדלו להמנע ממשפטים המעידים על כך שהמייל מופץ בתפוצה רחבה - כמו "לקוחות יקרים".
משפט הכולל את שם המוזמנת כמו "שלום דניאלה", מסייע להעביר מסר שמדובר במייל הנשלח אישית לנמען וככזה, סבירות גבוהה יותר שהוא אכן רלוונטי עבורו.

תוכן המייל

• למה כדאי להם להשתתף בכנס הזה.
• לינק להרשמה
• מוטיבציה לפעולה עכשיו

דוגמאות לסיבות להשתתפות באירוע:   הזדמנות לנטוורקינג עם 350 משתתפים מיישראל, ארה"ב ואירופה בתחום המכשור הרפואי.   הזדמנות להתעדכן במגמות האחרונות בתחום האנרגיה החלופית.   הזדמנות לפגוש את בכירי חברות הענן ולשמוע מהם על התכניות העתידיות שלהם.   חיזוק הרצון להשתתף באירוע על ידי יצירת הרגשה של הצעה יחודית, אירוע חד פעמי או הזדמנות של פעם בשנה.   יצירת מוטיבציה לפעולה מהירה על ידי מתן הזדמנות מוגבלת בזמן.   אפשרות ברורה לפעולה, בדרך כלל לינק ברור להרשמה.

מבנה המייל

אנשים מקבלים עשרות ולפעמים מאות מיילים ביום ולכן בדרך כ לל לא יקראו את המייל שלכם שורה אחרי שורה. במקום לקרוא, הם סורקים את המייל, מחפשים בו חלקים מעניינים ורלוונטיים עבורים. לכן, דאגו שהמייל  שלכם יהיה נוח לסוג כזה של סריקה, על ידי כותרות גדולות וממצות וחלוקה לאזורים. המנעו גם משורות ארוכות מדיי, השתמשו  בתמונות ברוחב סביר הניתנו לצפייה מבלי לגלול את המסך - מומלץ רוחב מקסימלי של 500 פיקסלים.

רשימת הנמענים

שלחו מייל למי שעשוי לרצות לקבלו.

המענו ממשלוח מיילים כפולים לאותו מוזמן.

אפשרו לנמענים להסיר את עצמם מרשימת התפוצה שלכם.

תזמון המשלוח

מיילים בנושאי כנסים מקצועיים מומלץ לדוור באמצע השבוע, בשעות שלאחר הבוקר, עד 14:00. עובדים מגיעים לעבודה אחרי סופ"ש ומוצאים בתיבת המייל מספר רב של מיילים והסיכוי של המייל שלכם לקבל תשומת לב יורד. בשעות שלפני סוף השבוע, יום חמישי אחה"צ ובערבי חג, עובדים רוצים לצאת לסוף השבוע ולסיים רק את מה שדחוף ולכן, גם בשעות האלו, הסיכוי של המייל שלכם לתשומת לב פוחת.

 גם כאשר המייל שלכם יקרא והקורא ימצא עניין בכנס, הסיכוי שהוא יפעל בזמנים כאלה ויבצע הרשמה, נמוך. לאחר סוף השבוע העניין ישכח.

להמנע מלהכנס לדואר זבל

יש להשתמש בפרוקטולים לאימות שרתי מייל ועצירת דואר זבל - DomainKeys Identified Mail (DKIM), Sender Policy Framework (SPF).

יש להמנע מתוכן העלול לגרום לסווג המייל שלכם כדואר זבל:

• להקפיד על קוד HTML תקין.
• טקסט קצר ותמונות גדולות מגדיל את הסיכוי להיות מסווג כדואר זבל.
• שורות נושא ב - UPPER CASE.
• משהו שיכול להראות כמו נסיון להסוואת מילים (A_m_a_z_i_n_g).
• בנושא המייל - שימוש במילים כגון Free חינם Low Price Bigger HELP.
• קישור מתוך המייל לאתר שהדומיין שלו נרכש לאחרונה.
• כתובת השולח או כתובת מייל המוזכרת במייל לצרכי תגובה היא כתובת אצל ספק שרותי דואר בחינם, למשל gmail, Hotmail.
• איזכור של שמות של תרופות פופולריות ונושאים פופולרים של דואר זבל (מין, הלוואות וכסף, בנקים).
• צרופים נפוצים בדואר כמותי - המילים להסרה מרשימת התפוצה, אם אתה לא יכול לקרוא מייל/תמונה זו...

משלוח הזמנות לכנסים עם Eventact EMS

• בחירת חתך מוזמנים מרשימת אנשי הקשר שלך, משתתפי כנסים קודמים או טעינת רשימה נוספת מאקסל.
• כתיבת מייל ושילוב פניה אישית לכל מוזמן להגברת האפקטיביות וסיכויי הפתיחה.
• שילוב לינק לרישום מהיר במייל – לחיצה על הלינק תוביל את המשתתף הפוטנציאלי לטופס הרישום כשאר הפרטים האישיים כבר מלאים והוא קרוב יותר לסיום ההרשמה.
• שלח את המייל מהכתובת הארגונית שלך Eventact. בדוק את הגדרות ה-SPF שלך.
• אפשר הסרה מרשימת התפוצה.
• מעקב מייל המאפשר לך לדעת אם המיילים שלך נפתחו ונקראו.