7 בדצמבר 2025 | 5 דקות קריאה

תפעול עמדת הצ׳ק־אין

מדריך זה מסביר, שלב אחר שלב, כיצד להפעיל את עמדת הצ׳ק־אין באמצעות Eventact Arrival, כדי לנהל ביעילות את הגעת המשתתפים ואת הדפסת תגי השם.

על המדריך

אפשר להגדיר את Arrival בשתי דרכים: דרך ממשק הניהול של איוונטאקט או דרך arrival.eventact.com. עם זאת, את העמדה עצמה מפעילים תמיד דרך arrival.eventact.com, ללא תלות בדרך שבה הוגדרה. לכן המדריך מתאים לכל משתמשי Arrival. החריג הוא הדפסה מרוכזת מתוך Registrant List בממשק הניהול, הזמינה רק למי שיש להם גישה לממשק זה.

המדריך עוסק בתפעול עמדת הצ׳ק־אין ביום האירוע, בהנחה שהעמדה כבר הוקמה, שהציוד הדרוש — מדפסות, מחשבים וסורקים — מחובר, ושתוכנת Eventact Arrival מותקנת ומוכנה לעבודה. אם עדיין צריך להקים את העמדה, עיינו ב־מדריך ההגדרה המלא דרך ממשק הניהול או ב־מדריך ההגדרה המהירה דרך arrival.eventact.com.

התחברות

כדי להתחיל, התחברו ליישום Eventact Arrival:

  • פתחו את יישום Eventact Arrival במכשיר המשמש לעמדת הצ׳ק־אין.
  • הזינו את שם המשתמש (Username) והסיסמה (Password). פרטי ההתחברות נוצרים מראש: ב־ממשק הניהול של איוונטאקט אם האירוע מנוהל דרכו, או ב־arrival.eventact.com אם משתמשים ב־Arrival כפתרון עצמאי.
  • במקרה של בעיית התחברות: בדקו תחילה את חיבור האינטרנט במכשיר, ולאחר מכן פנו למי שמסר לכם את פרטי ההתחברות. אם יש לכם גישה לממשק הניהול, בדקו את חשבון המשתמש — ייתכן שתוקף הסיסמה פג.
  • לאחר ההתחברות תתבקשו לבחור Project, כלומר את האירוע שעליו תעבדו. בחרו את האירוע הנכון כדי לטעון את נתוני הנרשמים.
  • בחרו Preload Data או Skip. האפשרות Preload Data מורידה את רשימת המשתתפים המלאה לגישה מהירה יותר ולגיבוי מקומי, כך שלפי המקור ניתן להמשיך לעבוד בעמדה גם אם החיבור נקטע. הנתונים מסתנכרנים אוטומטית כאשר החיבור חוזר.
בחירת הפרויקט של האירוע לאחר ההתחברות ל־Eventact Arrival

הגדרות העמדה

לכל עמדה הגדרות משלה. לחצו על Gear Icon ‏⚙ כדי:

  • להגדיר את Printer ID — המדפסת שאליה העמדה שולחת את התגים. המזהה חייב להתאים למזהה שהוגדר ביישום Eventact Printer App המפעיל את אותה מדפסת.
  • לבחור Search Statuses — סטטוסי ההרשמה שיופיעו בתוצאות החיפוש.
  • להגדיר Desk ID, כדי לשייך לעמדה זו את פעולות הצ׳ק־אין ואת מספר התגים שהודפסו.
  • להפעיל או לכבות את Camera לצורך סריקת קוד QR.

אם התגים אינם מגיעים למדפסת, המקור מציין שאי־התאמה ב־Printer ID היא הסיבה הנפוצה ביותר. עיינו ב־הוראות פתרון בעיות במדפסת (באנגלית).

הדפסת תג למשתתף יחיד

הפעולה הנפוצה ביותר היא ביצוע צ׳ק־אין למשתתף והדפסת התג שלו. כך מטפלים בהגעת משתתף:

  • איתור המשתתף: כאשר משתתף מגיע, אפשר למצוא במהירות את רשומת ההרשמה שלו באמצעות:
    • סריקת כרטיס הכניסה האלקטרוני או קוד ה־QR שלו בסורק המחובר לעמדה.
    • הקלדה בשדה החיפוש. אפשר לחפש לפי שם, קוד הרשמה, מספר מזהה או מספר טלפון. אפשר להזין מספר טלפון מלא עם קידומת המדינה, או מספר מקומי במדינה שבה מתקיים האירוע.
  • בחירה וביצוע צ׳ק־אין:
    • מסך Arrival מציג את המשתתפים המתאימים לחיפוש.
    • בחרו את המשתתף הנכון מהרשימה.
    • בצעו צ׳ק־אין למשתתף במערכת. לפי המקור, הפעולה מתבצעת לעיתים אוטומטית בעת הבחירה או בלחיצה אחת.
מסך איתור משתתף והדפסת תג ב־Eventact Arrival
  • הערה: כדי להדפיס שוב את אותו תג, הזינו שוב את מספר ההרשמה או השם, או סרקו שוב את קוד ה־QR של המשתתף. הפרטים יוצגו שוב וניתן יהיה להדפיס תג, גם אם המצב המוצג הוא already arrived.
  • לאחר מכן המערכת שולחת את בקשת ההדפסה למדפסת שהוגדרה עבור העמדה.
משתתף שכבר סומן כהגיע, עם אפשרות להדפסת התג מחדש

הדפסת תגים לקבוצת משתתפים

לעיתים צריך להדפיס תגים עבור קבוצה שלמה, כגון משלחת של חברה, כל המרצים או סוג הרשמה מסוים, ולמסור אותם לרכז לצורך חלוקה. אפשר לעשות זאת בשתי דרכים עיקריות:

א. הדפסה מתוך Eventact Arrival — מומלץ לצוות העמדה

  • ביישום Eventact Arrival, עברו לתפריט Print.
  • בחרו את Filter Type, למשל Company Name, Group ID או Registration Type.
  • הזינו או בחרו את ה־Value המתאים לסינון, למשל שם החברה TechCorp או הקבוצה Speakers.
  • אם קיימות כמה תבניות, צרו קבוצות עבור כל תבנית ובחרו את התבנית בעת הדפסת התגים לקבוצה.
  • המערכת מציגה את רשימת הנרשמים המסוננת. ודאו שזו הרשימה הרצויה ובחרו Print All Badges עבור הקבוצה. התגים יישלחו למדפסת שהוגדרה.
מסך Print Badges ב־Arrival עם אפשרויות סינון והדפסה לפי קבוצה או תפקיד

ב. הדפסה מתוך ממשק הניהול של איוונטאקט

  • התחברו ל־ממשק הניהול של איוונטאקט.
  • עברו אל Registrant List.
  • סננו את רשימת המשתתפים כך שתכלול רק את התגים שצריך להדפיס, למשל לפי סטטוס, חברה או קבוצה.
  • השתמשו באפשרות Bulk-Actions.
  • בחרו Registration ולאחר מכן Print Badges.
  • בחלונית שתיפתח, הזינו את Printer ID של המדפסת שאליה יש לשלוח את קבוצת התגים. עליכם לדעת את מזהה המדפסת התרמית המסוימת.
  • לחצו על Print Badges כדי לשלוח את משימת ההדפסה המרוכזת.
תפריט Bulk-Actions בממשק הניהול עם פעולת Print Badges
חלונית הזנת Printer ID לפני שליחת תגים להדפסה מרוכזת

החלפת גליל המדבקות במדפסת העברה תרמית — לדוגמה Godex G-500

במדפסות העברה תרמית, כגון Godex G-500 המשמשת להדפסת תגים באיכות גבוהה, יש לטפל בשני חומרים מתכלים עיקריים: חומר הגלם לתגים (מדבקות או תוויות) וסרט ההדפסה (Ribbon).

  • פתיחת מכסה המדפסת: הרימו את המכסה העליון של Godex G-500.
  • הוצאת הגליל המשומש: מצאו את גליל המדבקות הריקות והוציאו בעדינות את ליבת הקרטון או את הסליל שעליו היה הגליל שנגמר.
  • טעינת הגליל החדש:
    • קחו גליל חדש של מדבקות לתגים.
    • השחילו את המדבקות דרך מובילי הנייר בתוך המדפסת. ודאו שהצד המיועד להדפסה פונה כלפי מעלה, או בהתאם להוראות דגם המדפסת.
    • הניחו את הגליל על המחזיק או הציר, וודאו שהוא יושב היטב וממורכז.
  • קיבוע המדבקות: משכו מעט מהמדבקות מעבר לראש ההדפסה וסגרו את מובילי הנייר כך שיהיו צמודים לקצותיהן, כדי למנוע סטייה בזמן ההדפסה.
  • הדפסת ניסיון או כיול: סגרו את מכסה המדפסת ובצעו הדפסת ניסיון או כיול של חומר ההדפסה, כדי לוודא שהמדפסת מזהה נכון את אורך המדבקה ואת גודלה.
מדפסת Godex פתוחה עם גליל מדבקות המושחל דרך מובילי הנייר

החלפת סרט ההדפסה במדפסת העברה תרמית — לדוגמה Godex G-500

סרט ההעברה התרמית (Ribbon) מעביר את הדיו אל חומר הגלם של התג. יש להחליפו כאשר ההדפסה דהויה או כשהסרט נגמר:

  • פתיחת מכסה המדפסת: הרימו את המכסה העליון של Godex G-500.
  • הוצאת הסרט המשומש:
    • מצאו את שני הסלילים: סליל ההזנה, המחזיק את הסרט החדש שטרם נעשה בו שימוש, וסליל האיסוף, שאליו נגלל הסרט המשומש.
    • הוציאו בזהירות את הסלילים או הליבות של הסרט המשומש והשליכו אותם.
  • טעינת הסרט החדש:
    • הניחו את גליל הסרט החדש על מחזיק סליל ההזנה. ודאו שהצד המצופה בדיו פונה אל המדבקות.
    • קחו ליבת קרטון ריקה, או ליבה מהגליל הקודם, וחברו אליה את תחילת הסרט החדש. ליבה זו תשמש כסליל האיסוף.
    • הניחו את סליל האיסוף על המחזיק המיועד לו.
  • מתיחת הסרט: סובבו בעדינות את סליל האיסוף ביד, עד שהסרט מתוח ושטוח באזור ראש ההדפסה.
  • סגירה ובדיקה: סגרו את מכסה המדפסת. ייתכן שהמדפסת תבצע כיול אוטומטי. בצעו הדפסת ניסיון כדי לוודא שהתג מודפס בבירור ושהסרט מתקדם כראוי.
מדפסת Godex פתוחה עם סרט העברה תרמית המותקן על סלילי ההזנה והאיסוף

לפתרון תקלות כלליות, בעיות מדפסת או שגיאות בהדפסת תגים, עיינו ב־מדריך פתרון התקלות בצ׳ק־אין ובהדפסת תגים (באנגלית). להשוואת דגמי מדפסות לקראת האירוע הבא, עיינו במדריך בחירת מדפסת לתגי שם (באנגלית).

למידע נוסף על מערכת הצ׳ק־אין של איוונטאקט ועל מחירי יישום Arrival (באנגלית).

מאמרים נוספים

היכרות עם Arrival

היכרות עם Eventact Arrival לצ׳ק־אין באירועיםצ'ק-אין וניהול בשטח | מדריך באנגלית


צ'ק-אין חכם לאירועים

הגדרת Arrival לניהול כניסות והדפסת תגי שם צ'ק-אין וניהול בשטח | 5 דקות קריאה

מדפסות לתגי שם

בחירת מדפסת לתגי שם בכנסים ואירועיםצ'ק-אין וניהול בשטח | מדריך באנגלית