הפקת תעודות השתתפות בכנסים ואירועים באמצעות איוונטאקט

איך פועל מנגנון התעודות באיוונטאקט?

התהליך כולל שלושה שלבים:

1. עיצוב תבנית התעודה – העלאת רקע גרפי והוספת פרטים אישיים של המשתתף.
2. הגדרת תנאי זכאות – קביעה מי זכאי לקבל תעודה, לפי נתוני רישום ונוכחות.
3. הפקת התעודה לפי דרישה – יצירת קובץ PDF אישי בכל פעם שהמשתתף מבקש להוריד את התעודה.

בכל בקשה להפקת תעודה, המערכת בודקת מחדש את תנאי הזכאות בהתאם לנתונים העדכניים.

שלב 1: עיצוב התעודה

הגדרות חשובות:

• גודל העמוד: ברירת המחדל היא A4 לרוחב, עם שוליים של 5 מ"מ.
• התאמת הרקע: תמונת הרקע ממלאת את העמוד כולו תוך שמירה על הפרופורציות המקוריות. אם היחס בין מידות התמונה למידות העמוד שונה, חלק מהתמונה עשוי להיחתך בקצוות.
• הדפסה עד קצה העמוד: הרקע מגיע עד קצה קובץ ה־PDF, אך מדפסות משרדיות רבות אינן מסוגלות להדפיס עד קצה הנייר.
• רזולוציה מומלצת: 1754×1240 פיקסלים (150dpi). הרזולוציה המרבית המומלצת היא 3508×2480 פיקסלים (300dpi).

הוספת שורות ותוכן דינמי

לחצו על Add line כדי להוסיף תוכן לתעודה.

ניתן להוסיף:

טקסט ושדות משתתף

שילוב של טקסט קבוע עם טוקנים, למשל:

• {Contact.FullName} – שם המשתתף.
• {Certificate.IssueDate} – תאריך הפקת התעודה.

ניתן להגדיר גופן, גודל, סגנון ויישור. שורות הטקסט תומכות גם בעברית ובשילוב טקסט מימין לשמאל ומשמאל לימין.

המערכת מקטינה אוטומטית את גודל הגופן במקרה של שמות או כותרות ארוכים, כדי שהטקסט יישאר בתוך גבולות העמוד.

קוד QR

ניתן להוסיף קוד QR המפנה לעמוד אימות התעודה, או מכיל נתונים של המשתתף לצורך סריקה.

תמונות

ניתן להציג לוגואים, תמונות של המשתתפים או תמונות אחרות שנשמרו במערכת במהלך הרישום או השימוש באפליקציה.

אם למשתתף אין תמונה, האזור המיועד לה יישאר ריק.

מיקום השדות בתעודה

כברירת מחדל, השורות ממורכזות אופקית ומסודרות זו מתחת לזו. המערכת מחשבת את המרווחים ביניהן בהתאם לגודל הגופן וממרכזת את קבוצת השורות בתוך האזור המוגדר.

ניתן להזיז את כל קבוצת השורות באמצעות שינוי השוליים העליונים והתחתונים בהגדרות העמוד.

למיקום מדויק של שדה מסוים, למשל שם המשתתף על קו מודפס מראש, ניתן:

• לשנות את יישור השורה לימין או לשמאל.
• להגדיר מיקום מדויק באמצעות ערכי X ו־Y במילימטרים, ביחס לפינה השמאלית העליונה של העמוד.

ניתן גם לגרור שורות כדי לשנות את סדר הופעתן.

תצוגה מקדימה

התצוגה המקדימה מציגה את הרקע ואת מיקום השורות.

בשלב העריכה, שדות דינמיים מוצגים כטוקנים, למשל {Contact.FullName}, ותמונות אישיות של משתתפים אינן מוצגות.

שלב 2: הגדרת תנאי הזכאות לתעודה

באזור Eligibility criteria מגדירים אילו משתתפים זכאים לקבל את התעודה.

ניתן להגדיר זכאות על בסיס:

• נוכחות באירוע (Arrival): רק משתתפים שסומנו כנוכחים באמצעות מערכת Arrival או עמדת צ'ק-אין.
• סוג כרטיס: למשל כרטיס לכנס מלא או תוספת המזכה בנקודות השתלמות.
• נוכחות במושב מסוים: סריקת המשתתף בכניסה למושב או לסדנה.
• טופס רישום או תפקיד: למשל משתתפים שנרשמו באמצעות טופס מסוים, מרצים או חברי ועדה.

אם לא הוגדרו תנאי זכאות, כל הנרשמים לאירוע יהיו זכאים לקבל את התעודה.

מדוע בדיקת זכאות בזמן אמת חשובה?

נתוני הנוכחות עשויים להשתנות גם לאחר סיום האירוע.

למשל, משתתף שנכנס באיחור, סריקת נוכחות שנקלטה מאוחר יותר או תיקון שבוצע ידנית ברשומת הרישום.

באיוונטאקט אין צורך להפיק מחדש את התעודות או לשלוח קישורים חדשים לאחר שינוי כזה.

בכל בקשה להורדת תעודה, המערכת בודקת את הזכאות מחדש לפי הנתונים העדכניים.

שלב 3: הפצת התעודות למשתתפים

אין צורך לשלוח הודעה נפרדת לצורך הפצת התעודות.

ניתן לשלב קישור להורדת התעודה בכל הודעה הנשלחת למשתתפים, למשל הודעת תודה לאחר הכנס, סקר משוב, SMS או הודעת WhatsApp.

כך עושים זאת:

1. היכנסו למודול ההודעות (Messaging) ופתחו הודעה קיימת או צרו הודעה חדשה.
2. הוסיפו לגוף ההודעה את הטוקן {Certificate.Download}, או שלבו אותו בקישור של כפתור.
3. שלחו את ההודעה לכל הנרשמים או לקבוצה מסוננת.

כל נמען יקבל קישור אישי להורדת התעודות שלו.

מה קורה כשהמשתתף פותח את הקישור?

המערכת בודקת את זכאות המשתתף ברגע פתיחת הקישור, ולא במועד שליחת ההודעה.

• משתתף זכאי: יוכל להוריד קובץ PDF הכולל את כל התעודות שלהן הוא זכאי.
• משתתף שאינו זכאי: יוצג לו עמוד המודיע שאין תעודה זמינה עבורו.

האם אפשר לשלוח את הקישור עוד לפני האירוע?

כן.

ניתן לשלב את הקישור גם בהודעות הנשלחות לפני הכנס, למשל בהודעת מידע אחרונה למשתתפים.

הקישור פעיל מיד, אך התעודה תהיה זמינה להורדה רק לאחר שהמשתתף יעמוד בתנאי הזכאות.

אין צורך לשלוח קישור חדש לאחר האירוע.

הפקת מספר תעודות באותו אירוע

ניתן להגדיר מספר תעודות שונות באותו כנס, כאשר לכל תעודה עיצוב ותנאי זכאות משלה.

למשל:

• תעודת השתתפות כללית בכנס.
• תעודת השתתפות בסדנה מקצועית.
• תעודה המזכה בנקודות השתלמות.

כאשר משתתף זכאי למספר תעודות, המערכת מאחדת אותן לקובץ PDF אחד, שבו כל תעודה מופיעה בעמוד נפרד.

כך המשתתף מקבל קובץ אחד באמצעות קישור אחד.

הורדת תעודות ממערכת הניהול

צוות הכנס יכול להפיק ולהוריד תעודות ישירות ממערכת הניהול, ללא תלות בקישור שנשלח למשתתף.

הורדת תעודה למשתתף בודד

פתחו את כרטיס הנרשם ועברו אל: Overview > About > Certificate.

כפתור Certificate יוצג רק כאשר קיימת באירוע לפחות תעודה פעילה אחת.

הפקת תעודות למספר משתתפים

אפשרות זו שימושית להדפסת תעודות לחלוקה במקום האירוע או לשמירת ארכיון.

1. היכנסו למסך ניהול הנרשמים.
2. סננו ובחרו את המשתתפים הרצויים.
3. לחצו על Bulk action > Print Certificate.

המערכת תבדוק את תנאי הזכאות של כל משתתף.

לפני הפקת הקובץ יופיע חלון בדיקה המציג:

• ירוק: המשתתף זכאי, בצירוף שמות התעודות.
• אדום: המשתתף אינו זכאי.

רק התעודות של המשתתפים הזכאים ייכללו בקובץ.

התוצאה היא קובץ PDF אחד, הכולל עמוד נפרד לכל תעודה ומוכן להדפסה.

המלצות ומגבלות שחשוב להכיר

בדיקה לפני הפצה

מומלץ להפיק תעודה עבור נרשם לדוגמה ולבדוק את פרטי המשתתף, שמות ארוכים ותמונות.

איכות קובץ ה־PDF

נתוני המשתתף מוטמעים כטקסט וקטורי חד, שניתן גם לבחור, להעתיק ולחפש. איכות הרקע תלויה ברזולוציה של התמונה שהועלתה.

מגבלת הפקה מרוכזת

ניתן להפיק תעודות עבור עד 1,000 נרשמים בכל הורדה מרוכזת. באירועים גדולים יותר יש לפצל את הרשימה באמצעות סינון.

תוקף קישורים

קישורי התעודות האישיים תקפים למשך שנה ממועד סיום האירוע.

זקוקים לעזרה?

צוות התמיכה של איוונטאקט זמין לסייע בהגדרת תבניות התעודה ותנאי הזכאות.