Eventact Arrival: מדריך לצ'ק-אין והדפסת תגי שם באירועים

מאי 29, 2025 | 5 דקות קריאה

איוונטאקט ארייבל היא מערכת מבוססת ענן לצ'ק-אין והדפסת תגי שם, המייעלת את תהליך הכניסה לאירועים וקליטת המשתתפים. ניתן להפעיל את המערכת על ידי צוות רישום או להציע שירות עצמי – ולהבטיח חוויית כניסה מהירה ויעילה.

ניתן להשתמש בארייבל כפתרון עצמאי לצ'ק-אין או לשלב אותו עם מערכת הרישום המוקדם של Eventact, וכך להבטיח תהליך רציף – מההרשמה ועד להגעה לאירוע – ללא צורך בהעברת נתונים ידנית.

יתרונות למארגני אירועים

• סנכרון נתונים חלק: שיתוף נתונים בזמן אמת בין ההרשמה להגעה.
• הפחתת עומס תפעולי: אין צורך בטעינה או ייצוא של נתונים לפני/אחרי האירוע.
• רישום רציף: ניתן להשאיר את טופס ההרשמה פתוח גם בזמן האירוע.
• אפשרויות צ'ק-אין מגוונות: באמצעות צוות (Arrival Desk) או בשירות עצמי (Arrival Kiosk)
• יכולת הרחבה: מתאים לאירועים בכל קנה מידה – ממפגשים קטנים ועד כנסים גדולים.
• גמישות מלאה: מתאים לכל סוגי האירועים – ממפגשים מצומצמים ועד כנסים רחבי היקף.
• תובנות בזמן אמת: נתונים על הגעה ונוכחות במהלך האירוע.
• תמיכה בעבודה לא מקוונת: צ'ק-אין ממשיך לפעול גם עם חיבור אינטרנט מוגבל.
• הדפסת תגי שם במקום: תגים מקצועיים ומותאמים אישית.
• תאימות לרוחב פס נמוך: נבנה לפעול גם בתנאי רשת מאתגרים.

רכיבים מרכזיים

Eventact Arrival כולל שלושה רכיבים:

1. Arrival Desk: אפליקציית ווב לצוות האירוע, לניהול צ'ק-אין, הדפסת תגי שם ומעקב נוכחות. תואם לכל מכשיר עם דפדפן סטנדרטי (Windows, macOS, Android, iOS).
2. Arrival Kiosk: שימוש בסינון מוגדר מראש לצפייה בקבוצות ספציפיות של נרשמים (למשל: שילמו, לא שילמו, אושרואפליקציה בשירות עצמי למשתתפים, עם צ'ק-אין באמצעות קוד QR, קוד רישום או מספר טלפון.
3. Arrival Printer: אפליקציית Windows לניהול הדפסת תגי השם. תומכת ברוב המדפסות התואמות ל-Windows ומאפשרת שיתוף מדפסת בין עמדות.

קהל יעד

מדריך זה נכתב למשתמשים בעלי ניסיון טכני בסיסי במערכת הרישום של Eventact ובהגדרת מדפסות.

הגדרה לפני האירוע

ממשק הניהול של Eventact משמש כמרכז לניהול הצ'ק-אין. מנהלי האירוע יכולים להגדיר מראש עמדות Arrival ולנטר את הצ'ק-אין בזמן אמת.

המעקב כולל:

• מספר משתתפים שהגיעו.
• מספר תגי שם שהודפסו בכל עמדה.
• סטטוס מדפסות ותחנות פעילות.

משימות הגדרה ראשוניות:

• הגדרת קריטריונים לזכאות לצ'ק-אין.
• עיצוב תגי שם והקצאת תבניות.
• התאמת טקסטים ושדות ממשק

הגדרת Arrival

כל עמדה או קיוסק מוגדרת בנפרד עם:

• שם התחנה/מיקום.
• האם מאפשרת רישום במקום או רק לצרכנים שנרשמו מראש.
• מדפסת להדפסת תגי שם.

אין צורך בהגדרת רשת מקומית – כל רכיב מתחבר ישירות לאינטרנט.

בדיקות לפני האירוע

בדיקות מוקדמות יבטיחו תהליך חלק:

רשימת בדיקה:

• חיפוש משתתפים: לפי שם, קוד או טלפון.
• סימולציית צ'ק-אין: גם בשירות עצמי וגם בעמדה מופעלת על ידי צוות.
• בדיקת סריקת QR: בדוק קודים לדוגמה.
• בדיקת תגים: ודא מראה נכון ותבנית לפי תפקיד.
• חיבור מדפסות וסורקים: ודא חיבור ופעולה תקינה בכל התחנות.

עיצוב תגי שם

ניתן לעצב תגים דרך הממשק או ישירות מה-Arrival Desk. כל שינוי מסונכרן לכל התחנות.

שלבים:

1. עבור ל- Badges < Registration < Arrival
2. ערוך את התג ברירת מחדל.
3. שנה:
   • סדר שורות – גרירה (שם, חברה וכו').
   • תוכן – טקסט רגיל או טוקנים ({Account.Full Name}).
   • רכיבים – טקסט, QR, ברקוד, תמונות.
   • עיצוב טקסט – יישור, גופן, צבע, עיצוב.
   • מיקום – קואורדינטות מדויקות.
   • אפשרויות מתקדמות – תגים לפי תפקיד, שכפול תגים.

Arrival Desk (צוות)

מאפשר:

• צ'ק-אין למשתתפים.
• רישום במקום.
• עריכת פרטי משתתף.
• אימות כרטיסים לאירועים משניים.
• מעקב נוכחות.

דרישות:

• מחשב עם דפדפן.
• מצלמה או סורק QR.
• אינטרנט: 5Mbps/2Mbps.

הגדרה והוראות:

• בממשק הניהול: Arrival < Registration.
• בחר טופס רישום.
• אפשר רישום במקום.
• הגדר מידע מוצג למפעיל.
• צור משתמשים לכל מפעיל עמדה.
• הכנס מזהה מדפסת לכל עמדה.
• פתח קישור Arrival.
• התחבר עם פרטי Eventact.
• בחר פרויקט.
• בחר Preload (מוריד נתונים לשימוש לא מקוון).
• הגדרות (⚙): מזהה מדפסת, סטטוס חיפוש, מזהה עמדה, הפעלת מצלמה.

חיפוש משתתפים

ניתן לחפש לפי שם, קוד, ת"ז או טלפון (עם/בלי קידומת).

Arrival Kiosk (שירות עצמי)

קיוסק מותאם למגע, לחוויית צ'ק-אין עצמאית:

מאפיינים:

• צ'ק-אין עצמי לנרשמים מראש.
• התקנה מהירה – רק לפתוח קישור.
• אפשרות רישום במקום.
• סריקת QR.
• צ'ק-אין לפי טלפון/קוד.
• שליטה בגישה לפי סטטוס/כרטיס/תפקיד.
• ממשק רב-לשוני.

דרישות:

• מחשב/טאבלט עם דפדפן.
• מסך מגע – מומלץ.
• מקלדת – נדרש רק לרישום.
• מצלמה.
• אינטרנט: 2Mbps.

הגדרה:

• אפשר צ'ק-אין עצמי.
• אפשר רישום במקום.
• התאם הודעות.
• פתח קישור קיוסק.
• הזן: מזהה קיוסק, מדפסת, מזהה אירוע, סיסמת אירוע.

Arrival Printer

אפליקציית Windows לניהול הדפסת תגי שם.

דרישות:

• מחשב Windows.
• אינטרנט: 5Mbps/2Mbps.

התקנה:

• ב-Registration < Arrival, לחץ על קישור ההורדה.
• התקן את הקובץ.
• הזן: מזהה אירוע, סיסמה, מזהה מדפסת ייחודי, בחר מדפסת וגודל תג.

טיפ: עדיף חיבור USB ישיר.

פתרון תקלות מדפסת

בעיה: לא רואים תג במדפסת Arrival:

• בדוק מזהה אירוע וסיסמה.
• בדוק מזהה מדפסת תואם.
• ודא חיבור לאינטרנט.

בעיה: רואים תג אך לא מודפס

• בדוק מצב Pause.
• ודא חיבור פיזי תקין.
• בדוק חסימת נייר.
• בחר מדפסת נכונה בתפריט.
• נקה תור הדפסה.
• הדפס עמוד בדיקה.
• הפעל מחדש את שירות Print Spooler.
• נקה קבצי spool.
• נתק וחבר מחדש.
• עדכן דרייבר מדפסת.
• נסה חיבור USB אחר.
• בצע הפעלה מחדש.

שאלות נפוצות

ש: החיבור באולם הוא חיבור מהיר משותף או קווים איטיים נפרדים – במה לבחור?

ת: חיבור מהיר משותף עדיף לרוב – יעילות וביצועים טובים יותר. אך קווים נפרדים עשויים להיות זולים יותר ופחות עמוסים – טוב לאירועים קטנים.

ש: אפשר להתאים את מראה הקיוסק?

ת: כן. התאמה דרך Arrival Settings בטקסטים. צבעים, פונטים ותמונות – ב-Project > Design.

תמיכה נוספת

צרו קשר עם צוות התמיכה שלנו לעזרה נוספת. נשמח לשמוע את המשוב שלכם!