ספטמבר 14, 2025 | 5 דקות קריאה
בין אם אתם מארגנים כנס קטן או אירוע בינלאומי גדול, איוונטאקט מספקת לכם את הכלים לניהול יעיל, אחיד ומקצועי. המאמר סוקר מונחים ומושגים מרכזיים שיעזרו לכם להבין את יסודות העבודה עם הפלטפורמה, ולהפיק ממנה את המירב.
מערכת הניהול של איוונטאקט (Back Office) - כללי
מערכת הניהול של איוונטאקט בנויה בשתי רמות עיקריות:
- ניהול ברמת החברה (Company-Level Administration)
- ניהול ברמת הפרויקט (Project-Level Management)
הפרדה זו בין ניהול כולל של החברה לבין ניהול פרטני של אירועים מצמצמת כפילויות, מאפשרת שימוש חוזר בהגדרות, ותורמת לאחידות וליעילות בניהול כל האירועים שלכם.
רמת החברה (Company Level)
רמת החברה היא המרכז לניהול נתונים והגדרות ארגוניות כלליות, המשותפות לכל האירועים.
בין המשימות הנפוצות ברמת החברה:
- ניהול מאגר משתתפים מרכזי המאוחד לכלל האירועים.
- הגדרת מדיניות פרטיות, שערי תשלום וסנכרון עם מערכת CRM.
- ניהול הרשאות וגישה של משתמשים לפלטפורמה.
- קבלת דוחות רוחביים וניתוחים בין-אירועיים.
- יצירה של פרויקטים (אירועים) חדשים.
חשוב לדעת: ברמת החברה לא ניתן לנהל תכנים או תהליכים של אירוע בודד. משימות אלו מתבצעות ברמת הפרויקט.
רמת הפרויקט (Project Level)
רמת הפרויקט היא המקום שבו מתבצע הניהול בפועל של כל אירוע. לכל פרויקט סביבה ייחודית עם כלים והגדרות משלו.
מודולים עיקריים ברמת הפרויקט:
- רישום: יצירת טפסים, איסוף נתוני משתתפים וטיפול בתשלומים.
- תקצירים ותוכנית מדעית: ניהול הגשות מרצים, בניית לו״ז ושיבוץ מושבים.
- אתר אינטרנט: הקמה והשקה של אתר ייעודי לאירוע.
- אפליקציית אירוע: התאמה אישית והשקה של אפליקציה לנייד.
בנוסף, קיימים כלים ייעודיים לניהול מציגים ותערוכה, מפות מיקום ונתונים ייחודיים לאירוע.
ניהול אנשי קשר (Contact Management)
באיוונטאקט קיים מאגר אנשי קשר מרכזי, המאחד את כל נתוני המשתתפים מכל האירועים.
- לכל משתתף יש רשומת בסיס אחת (Contact) המרכזת את כלל הפעילות והמעורבות שלו בפלטפורמה.
- נתונים כמו רישומים, הגשות תקצירים ושימוש באפליקציה מקושרים לפרופיל אחיד.
- מבנה זה מאפשר חוויה מותאמת אישית והחלטות מבוססות נתונים בשיווק, מכירות ותמיכה.
זיהוי נרשמים ומשתתפים
זיהוי משתמשים בטפסים מאפשר לאיוונטאקט:
- להתאים את חוויית המשתמש.
- לאחד נתונים ממודולים ואירועים שונים.
- למנוע כפילויות.
ברירת המחדל היא זיהוי לפי כתובת האימייל של המשתמש:
- המשתמש מתבקש להזין אימייל בתחילת מילוי הטופס.
- אם נמצאה רשומה קיימת – נשלח קוד אימות (OTP) באימייל או SMS.
- לאחר אימות הקוד, המשתמש ממשיך בהרשמה או בהגשת תקציר.
ניתן לבטל זיהוי משתמש בטופס או באירוע מסוים באמצעות "Skip Login" – שימושי בסקרים אנונימיים או באיסוף מידע פשוט.
אפשרויות הזיהוי והודעות האימות ניתנות להתאמה אישית דרך Contacts > Login Options.
תפקידי משתתפים
בכל אירוע באיוונטאקט ניתן להגדיר תפקידים שונים למשתתפים – למשל: משתתף, מרצה, מציג או נותן חסות.
תכונות עיקריות של ניהול תפקידים:
- התפקיד של המשתתף מוצג באופן אחיד בכל המודולים.
- אפשרות להקצות מספר תפקידים לאותו אדם (למשל גם מציג וגם מרצה).
- תפקידים יכולים להיות מוקצים אוטומטית לפי סוג כרטיס או הגשת תקציר.
- האפליקציה מאפשרת בקרת גישה לפי תפקיד.
- תפקידים משפיעים על יכולות הנטוורקינג – מי יכול ליצור קשר עם מי.
- ניתן לעצב תגי שם שונים לפי תפקיד לזיהוי מהיר בשטח.
טפסים (Forms)
הטפסים באיוונטאקט הם כלי מרכזי לאיסוף וניהול מידע.
שימושים נפוצים:
- רישום: פרטי משתתפים, כרטיסים, סדנאות, לינה, העדפות, תשלומים ועוד.
- הגשת תקצירים ותכנים: אפשרות למרצים לשלוח הצעות ומאמרים.
- משוב וסקרים: איסוף חוות דעת מהמשתתפים לאחר האירוע.
תכונות עיקריות בטפסים:
- יצירת מספר טפסים לאותו אירוע.
- לוגיקה ותנאים דינמיים.
- שדות ייעודיים לצוות בלבד.
- תמיכה רב-לשונית באותו טופס.
רמות שדות (Field Levels)
באיוונטאקט קיימות שלוש רמות של שדות לניהול עקביות ושיתוף נתונים:
- Project Fields – נתונים ייחודיים לכל אירוע והגשה.
- Company Fields – נתונים משותפים לכלל האירועים (כמו שם, אימייל, תפקיד).
- Master Fields – מגדירים אחידות במבנה השדות בכל האירועים, אך הערכים יכולים להשתנות בין אירוע לאירוע.
טוקנים (Tokens)
טוקנים הם משתנים דינמיים המכניסים אוטומטית נתוני משתתף או אירוע לתכנים כגון:
- מיילים
- תגי שם
- טפסי רישום
כך ניתן להתאים אישית תכנים בקלות ולחסוך עבודה ידנית.
ביטויים (Expressions)
ביטויים הם פקודות לוגיות השולטות בהתנהגות טפסים או עיבוד נתונים.
שימושים נפוצים:
- הצגת/הסתרת חלקים בטופס בהתאם לתשובה.
- בדיקת תקינות נתונים.
- התאמת מחיר לפי תנאים.
- שליחת הודעות מותנות.
תוכניות מחיר ברישום (Registration Price Plans)
באיוונטאקט ניתן להגדיר תוכניות מחיר שונות לכרטיסים בהתאם לתנאים כמו: תאריך הרשמה, חברות בארגון או כמות כרטיסים.
- התוכנית הראשונה שמתאימה מופעלת אוטומטית.
- חשוב: לסדר את התוכניות לפי סדר נכון כדי למנוע חפיפות.
קודי הנחה לרישום (Promotion Codes)
קודי הנחה מאפשרים להעניק למשתתפים הטבות בהרשמה – הנחות או גישה לכרטיסים ייחודיים.
המשתמש מזין את הקוד באופן ידני, ורק אז ההטבה מופעלת.
תכניות מחיר לעומת קודי הנחה –
- תוכנית מחיר: מופעלת אוטומטית כשמתקיימים תנאים מוגדרים.
- קוד הנחה: מופעל רק אם המשתמש הקליד את הקוד בטופס ההרשמה.
לסיכום
שליטה במושגים הבסיסיים של איוונטאקט תעזור לכם להתמצא במערכת, לעבוד בצורה יעילה ולהפיק את המקסימום מהפלטפורמה.
למידע נוסף והכוונה נוספת, ניתן להיעזר במרכז העזרה של איוונטאקט או לפנות ישירות לצוות התמיכה.