ספטמבר 1, 2024 | 6 דקות קריאה

ממשק פקודות יומן

כללי

לצורך יבוא פקודות יומן לתוכנת חשבשבת חלונות, יש להשתמש באפשרות "ייבוא תנועות יומן בשיטה הגמישה". לפני תחילת תהליך היבוא, מומלץ לפנות למחלקת התמיכה של חשבשבת לקבלת הסברים נוספים על ההגדרות הדרושות בתוכנה.

פורמטים נתמכים ב-Eventact

מערכת Eventact תומכת בשני פורמטים של קבצי פקודות יומן עבור חשבשבת חלונות:

  • Hashavshevet Windows ISO
  • Hashavshevet Windows (רגיל)

תהליך העברת הפקודות מ-Eventact לחשבשבת

  1. היכנסו ל-Eventact, לתפריט Payments, ולחצו על Export journal entries.
  2. בחרו את פורמט הקובץ הרצוי:
    • Hashavshevet Windows ISO
    • Hashavshevet Windows
  3. ניתן להוריד קובץ קיים או ליצור קובץ חדש על ידי לחיצה על Add new export.
  4. הורידו גם את קובץ ההגדרות movin.prm – מדובר בקובץ קבוע יחסית, כך שניתן להשתמש בקובץ ישן במידת הצורך.
  5. העבירו את שני הקבצים לתיקייה נגישה לתוכנת חשבשבת.

יבוא הקובץ לתוכנת חשבשבת

  1. היכנסו לחברה הרצויה בתוך תוכנת חשבשבת.
  2. פתחו את חלון ייבוא תנועות יומן, ובחרו באפשרות ייבוא בשיטה הגמישה.
  3. לחצו על אייקון האטב ובחרו את התיקייה שבה שמרתם את קבצי הפקודות.
  4. בחרו את הקובץ שייצאתם מ-Eventact.
    • כדי למצוא את הקובץ, השתמשו בסייר הקבצים ובדקו שהתצוגה כוללת כל הקבצים (ולא רק movein.dat).
  5. לאחר סיום פעולת היבוא, יופיע חלון הודעות עם סיכום הפעולה או שגיאות שהתגלו.
  6. אם היבוא הצליח – תיווצר פקודת יומן אחת שמכילה את כל התנועות מהקובץ.
    • הפקודה תישאר פתוחה, כך שניתן לצפות בה, לערוך או לבטל לפני קליטה סופית.
    • ניתן לגשת אליה מתפריט: כספים → פקודות יומן.

הבדל בין פורמט ISO לפורמט רגיל

ההבדל המרכזי בין הפורמטים הוא באופן ייצוג המטבעות:

  • בפורמט ISO – המטבע מקודד לפי תקן ISO 4217 (למשל: USD, EUR).
  • בפורמט הרגיל – קוד המטבע מבוסס על ההגדרות המובנות של חשבשבת.

מטבע

חשבשבת

ISO

דולר

$

USD

יורו

אירו

EUR

לירה שטרלינג

לש

GBP

שקל

שח

ILS

שגיאות אפשריות בעת ייצוא פקודות יומן

קוד מטבע לא תקין

שגיאה זו מצביעה על כך שהמטבע בקובץ אינו תואם לקוד המטבע המוגדר בתוכנת חשבשבת.
יש לייצא את הקובץ בפורמט המתאים: חשבשבת ISO או חשבשבת רגיל, בהתאם לקוד המטבע הקיים בהגדרות חשבשבת.
ייתכן שכרטיס מסוים לא מוגדר לפעול עם מטבע החיוב. גם אם עובדים רק בשקלים, יש לוודא שהכרטסת מוגדרת כרב-מטבעית.

שמירת קבצי פקודות היומן

קבצי הפקודות שנוצרו במערכת Eventact נשמרים, וניתן להוריד אותם שוב בכל שלב לפי הצורך.

אפשרויות שליטה על פקודות יומן שנוצרות ב-Eventact EMS

Eventact מאפשרת להתאים את הפקודות לצרכים החשבונאיים של הארגון:

  • לנהל כרטיס הכנסות וכרטיס לקוחות נפרד לכל כנס
  • לחייב כרטיסי הכנסות נפרדים כאשר ההכנסות פטורות ממע"מ
  • לחייב כרטיסי הכנסות לפי פרויקט או לפי סוג פריט (כרטיס, מלון, טיסה וכו')
  • להוסיף חיוב לכרטיס מע"מ עסקאות בעת הפקת חשבונית
  • לתמוך בריבוי מטבעות – להעביר גם את סכום המטבע המקורי וגם את הסכום במטבע הראשי
  • לכלול בפקודה קוד פרויקט מותאם אישית לכל פקודה הקשורה לפרויקט

למה זה חשוב?

חיבור בין מערכת הרישום (Eventact) לבין תוכנת הנהלת החשבונות מאפשר:

  • לראות את מצב הגבייה והתשלומים של כל כנס במערכת הנה"ח
  • התאמות מדויקות של חשבון הבנק, כולל הקפאות והעברות בהתאם לרישום
  • הקלה בביצוע התאמות אשראי – כל חיוב מועבר בנפרד לתוכנת הנה"ח
  • ניהול קופות נפרדות לכל סוג כרטיס אשראי
  • הפקת דוחות מע"מ מדויקים מתוך הנה"ח, כולל פרטי חשבוניות עם פרטי הלקוחות
  • טיפול מהיר בבעיות – ניתן לצפות מתוך הנה"ח בפרטי הרישום:
    • מספר חשבונית / קבלה
    • תאריך הפקה
    • אסמכתאות (כגון מספר רישום, פרטי פרויקט / אירוע)
  • חיסכון בזמן הקלדה
  • מניעת טעויות הנובעות מהזנת נתונים ידנית או חוסר ידע

הגדרות נדרשות

הגדרות מיסים

  • בתפריט הגדרות מיסים ברמת החברה, יש לוודא שהוגדר מספר חשבון מע"מ עסקאות כחלק מהגדרות הנהלת החשבונות.

הגדרת קופות

  • יש להגדיר ב-Eventact קופה לכל אמצעי תשלום:
    • כרטיסי אשראי
    • המחאות
    • העברות בנקאיות
    • מזומן
  • ניתן להגדיר קופות שונות לכל סוג כרטיס אשראי (למשל: ויזה, מאסטרקארד).
  • ניתן להגדיר קופות נפרדות לפי מטבעות.
  • ניתן להגדיר קופה ייחודית לפרויקט מסוים – לדוגמה, קופת העברות בנקאיות ייעודית לפרויקט אחד.

כאשר מתקבלת קבלה על העברה בנקאית, תיווצר פקודת יומן שתחייב את הקופה שהוגדרה לאותו פרויקט.

הגדרות נוספות לפרויקט

לכל פרויקט יש להגדיר:

  • כרטיס הכנסות מהפרויקט – יזוכה עם הוצאת חשבונית
  • כרטיס לקוחות עבור הכנס – מחויב עם הוצאת החשבונית (לרוב לקוח כללי)

אם נעשה שימוש בממשק ההפקדות, יש להגדיר גם:

  • חשבונות בנק אליהם מנותבות הפקדות באשראי, המחאות או קופות

לאחר ביצוע התאמות כרטיסי האשראי, הפקודה תועבר לחשבון הרלוונטי.

רשימת כרטסות מינימלית (דוגמה)

 

מספר

הערות

קופת כרטיסי אשראי

קבלה על תשלום בכרטיס אשראי תחייב את הקופה. בכל סוגי כרטיסי האשראי בכל מטבע.

ראו גם רשימת קופת מורחבת עם הפרדה לפי סוג כרטיס ומטבע.

קופת צ'קים

קבלה על המחאות בכל מטבע תחיב את הקופה

קופת העברות

קבלה על העברה תחייב את הקופה

קופת מזומן

קבלה על מזומן תחייב את הקופה

קופת PayPal

אם משתמשים ב PayPal. קבלה על תשלום ב PayPal תחייב את הקופה

כרטסות נוספות

 

מספר

הערות

הכנסות כנס X

 

הוצאת חשבונית מזכה חשבון הכנסות.
בדר"כ חשבון הכנסות נפרד לכל כנס.

ניתן להגדיר חשבון הכנסות נפרדת לכל סוג הכנסה (מלוון, טיסות, דמי רישום וכו...)

לקוחות כנס X

חשבונית תחייב את החשבון. קבלה תזכה את החשבון. בדר"כ חשבון נפרד לכל כנס.

מע"מ עסקאות

 

חשבון בנק

אם משתשים בממשק הפקדות. אפשרי להגדיר חשבונות בנק לפי מטבע או בבנקים שונים ללא הגבלה.

רשימת קופות מורחבת עם הפרדה לפי סוג כרטיס ומטבע.

 

כרטסת שקל

כרטסת דולר

כרסטת אירו

קופת כרטיסי אשראי ויזה

 

 

 

קופת כרטיסי אשראי מאסטרקארד

 

 

 

קופת כרטיסי אשראי אמקס

 

 

 

קופת כרטיסי אשראי מאסטרקארד

 

 

 

קופת כרטיסי אשראי ישראקרד

 

 

 

קופת צ'קים

 

 

 

קופת העברות

 

 

 

קופת מזומן

 

 

 

הגדרת חשבון מע"מ עסקאות

ברמת החברה, יש להיכנס לתפריט Payments וללחוץ על Edit Taxes.
תוצג רשימת המיסים המוגדרים בחברה. יש ללחוץ על Edit בשורה הרלוונטית לכל סוג מע"מ.
בשדה Output accounting account, יש להזין את מספר כרטיס המע"מ (עסקאות) בתוכנת הנהלת החשבונות.
ניתן להגדיר כרטיס נפרד לכל סוג מע"מ במידת הצורך.

הגדרת קופות

ברמת החברה, נכנסים לתפריט Payments ובוחרים ב-Accounting Accounts.
יוצג מסך עם רשימת הקופות הקיימות. ניתן לערוך כל קופה קיימת או להוסיף חדשה.

קופה לפי אמצעי תשלום

  • Account type – מציין את סוג הקופה או אמצעי התשלום (למשל: כרטיס אשראי, העברה בנקאית, מזומן, צ'קים, PayPal).
  • קופת אשראי תחויב עם הפקת קבלה.
  • ניתן להגדיר קופה אחת כללית או להפריד לפי סוג כרטיס ומטבע.
  • אם קיימת קופה תואמת לסוג המטבע והכרטיס – היא תחויב. אחרת, תחויב קופת האשראי הכללית.

ניתן גם להגדיר קופות נפרדות עבור העברות בנקאיות, צ'קים ו- PayPal.

הגדרת חשבונות הכנסות והוצאות בפרויקט

  1. בוחרים את הפרויקט הרלוונטי.
  2. נכנסים למודול רישום > תפריט Accounting.
  3. לוחצים על תפריט שלוש הנקודות > Settings > לשונית Accounts.

שדות להגדרה:

  • General customer account – מחויב בעת הוצאת חשבונית. אם החשבונית פטורה ממע"מ, יירשם החשבון שמוגדר בשדה VAT Exempt.
  • Project revenues account – מזוכה בעת הוצאת חשבונית. אם החשבונית פטורה ממע"מ, יזוכה חשבון ה-VAT Exempt, אחרת – החשבון הכללי.

ניתן להגדיר חשבונות הכנסה לפי סוג ההכנסה: לינה, טיסות, כרטיסים ועוד.

דוגמה:

חשבונית בסך 1,170 ש"ח , מתוכם:

  • 800 ש"ח – מלון
  • 200 ש"ח – דמי רישום
  • ( 170 ש"ח מע"מ )

אם הוגדר חשבון כללי בלבד:

  • חובה : לקוחות כנס X – 1,170 ש"ח
  • זכות : הכנסות כנס X – 1,000 ש"ח
  • זכות: מע"מ עסקאות – 170 ש"ח

אם הוגדר חשבון הכנסות נפרד למלון:

  • חובה: לקוחות כנס X 1,170 ש"ח
  • זכות : הכנסות כנס X – 200 ש"ח
  • זכות : הכנסות מלון – 800 ש"ח>
  • זכות: מע"מ עסקאות – 170 ש"ח

אין טעם להזין את אותו מספר חשבון עבור סוגי הכנסות שונים – הדבר יביא ליצירת מספר פקודות זכות מיותרות.

הגדרת קוד פרויקט להנהלת חשבונות

  • קוד פרויקט יתווסף לכל פקודת יומן (חשבונית/קבלה).
  • אין לו השפעה פנימית במערכת, אך בהנה"ח ניתן להפיק דוחות לפי קוד הפרויקט.

הגדרה:

  1. נכנסים לפרויקט.
  2. מודול רישום > תפריט Accounting .
  3. לוחצים על שלוש נקודות > Settings > בלשונית General מזינים את הקוד בשדה Project Code .

יצוא פקודות יומן

  1. ברמת החברה, בתפריט Payments, לוחצים על Export Transactions.
  2. מוצגת רשימת קבצים קיימים – ניתן להוריד שוב כל קובץ שנשמר.
  3. ליצוא קובץ חדש, לוחצים Add.
  4. ניתן לסנן לפי פרויקט, סוג מסמך, ולהגביל את מספר הפקודות בכל קובץ.

פורמטים נתמכים:

  • SAP
  • Hashavshevet Windows
  • Hashavshevet Windows ISO

בחר את הפורמט הרצוי ולחץ Download.

יצוא קבצים במבנה אחיד (לרשויות המס)

"מבנה אחיד" הוא פורמט לפי דרישות רשות המסים. גרסה עדכנית: 1.31 .

ליצוא:

  • היכנס ל-Export journal entries
  • בתפריט שלוש הנקודות: בחר ITA Export / Israel Tax Authority Export

מבנה פקודות יומן

חשבונית:

  • חובה: כרטיס לקוח
  • זכות: כרטיס הכנסות
  • זכות: מע"מ (אם רלוונטי)
  • אסמכתאות: מס' חשבונית, מס' רישום

קבלה:

  • חובה: קופה לפי אמצעי תשלום
  • זכות: כרטיס לקוח
  • אסמכתאות: מס' קבלה, מס' רישום, פרטי תשלום (כרטיס/צ’ק)

קבלה באשראי יוצרת פקודה נפרדת לכל תשלום, לפי תאריך הערך המתאים.

הפקדה:

  • חובה: חשבון הבנק שנבחר
  • זכות: קופה בהתאם לאמצעי התשלום
  • תאריך ערך: מועד הפקדה או תאריך צ'ק במקרה של דחייה

יצוא פקודות יומן ל-SAP Business One

תהליך:

  1. ב-Eventact, גש ל-Payments > Export journal entries
  2. בחר פורמט SAP (movein.dat).
  3. הורד את הקובץ או צור חדש.
  4. הורד גם את קובץ ההגדרות movin.prm.
  5. העבר את שני הקבצים לתיקייה נגישה ל-SAP.

בתוכנת SAP:

  1. היכנס לחברה הרלוונטית.
  2. בתפריט: מנהלה > יבוא/יצוא נתונים > יבוא תנועות מיומן זר.
  3. בחר את הקובץ והגדר את הפילטר להצגת כל הקבצים.
  4. בסיום, יוצג סיכום או הודעת שגיאה.
  5. אם התקבל בהצלחה – תיווצר פקודת יומן פתוחה שניתן לערוך או לבטל.

שגיאות נפוצות:

  • קוד מטבע שגוי(למשל אם הכרטסת לא תומכת במטבע).

קודים נתמכים:

  • ₪ = שקל
  • $ = דולר

יצוא פקודות יומן לחשבשבת

כללי

לצורך יבוא פקודות יומן לתוכנת חשבשבת חלונות, משתמשים באפשרות ייבוא תנועות יומן בשיטה הגמישה.

🛈 מומלץ ליצור קשר עם מחלקת התמיכה של חשבשבת לקבלת הסברים נוספים או לפני ביצוע פעולת היבוא.

פורמטים נתמכים

מערכת Eventact תומכת בשני פורמטים של קבצי פקודות יומן לחשבשבת חלונות:

  • Hashavshevet Windows
  • Hashavshevet Windows ISO

תהליך יצוא הקובץ מ-Eventact

  1. גשו לעמוד Payments.
  2. לחצו על Export journal entries.
  3. בחרו את אחד הפורמטים:
    • Hashavshevet Windows
    • Hashavshevet Windows ISO
  4. ניתן:
    • להוריד קובץ קיים.
    • ליצור קובץ חדש ע"י לחיצה על Add new export.
  5. הורידו גם את הקובץ movin.prm עבור חשבשבת.
    • זהו קובץ הגדרות שאינו משתנה בדרך כלל – ניתן להשתמש בו שוב.
  6. יש לשמור את שני הקבצים (קובץ הפקודות + movin.prm) בתיקייה נגישה לחשבשבת.

תהליך היבוא לחשבשבת

  1. התחברו לחברה הרצויה בתוכנת חשבשבת.
  2. גשו אל:
    • ממשקים → ייבוא תנועות הנה"ח
  3. בחרו באפשרות ייבוא בשיטה הגמישה.
  4. לחצו על כפתור הטאב ובחרו את התיקייה בה שמור קובץ הפקודות.
  5. בחרו את הקובץ שיצאתם מ-Eventact.
    • יש להשתמש בסייר הקבצים כדי לאתר את הקובץ.
    • יש לוודא שהפילטר בתצוגה מראה "כל הקבצים" ולא רק קבצים בשם movein.dat.
  6. לאחר סיום תהליך היבוא, תופיע הודעת מערכת המציינת:
    • שגיאה (אם יש בעיה), או
    • סיכום פעולת היבוא

לאחר היבוא

  • אם הפעולה הצליחה:
    • תתווסף פקודת יומן אחת פתוחה שמכילה את כל התנועות שבקובץ.
    • ניתן לערוך, לצפות או לבטל את הפקודה לפני קליטה סופית.
    • הפקודה תופיע תחת: תפריט כספים → פקודות יומן

הבדל בין פורמט Hashavshevet רגיל לבין ISO

מטבע

חשבשבת

ISO

דולר

$

USD

יורו

אירו

EUR

לירה שטרלינג

לש

GBP

שקל

שח

ILS

שגיאות אפשריות

קוד מטבע לא תקין

במקרה שמתקבלת שגיאה הקשורה לקוד מטבע, יש לבדוק את הסיבות והפתרונות הבאים:

  1. פורמט קובץ לא תואם לקוד המטבע:
    • ודאו שאתם מייצאים את הקובץ בפורמט המתאים:
      • Hashavshevet Windows ISO – אם קוד המטבע בתנועה הוא לפי תקן ISO (למשל: ILS, USD).
      • Hashavshevet Windows (רגיל) – אם קוד המטבע מותאם לפורמט ברירת המחדל של חשבשבת (למשל: ₪, $).
  2. הכרטסת לא מוגדרת למטבע של התנועה:
    • ייתכן שאחת הכרטסות אינה מוגדרת לתמיכה במטבע שבו בוצעה התנועה.
    • גם אם כל הפעילות נעשית בשקלים בלבד – מומלץ לוודא שהכרטסות רלוונטיות מוגדרות ככרב-מטבעיות, כדי למנוע שגיאות מסוג זה בעתיד.

מאמרים נוספים



שיתוף חדרים – הפרקטיקה

שלבים לרישום עובדים בחדרים רישום | 5 דקות קריאה


סליקה ישירה

סליקה ישירה עם איוונטאקט פיננסים | 3 דקות קריאה


ניהול כספים באיוונטאקט

הבנת ההגדרות החשבונאיות רישום | 4 דקות קריאה