יותר מכרטיס כניסה: כיצד פועלים שדות הזמנה באיוונטאקט

23 בספטמבר 2026 | 12 דקות קריאה

כיצד פועלים שדות הזמנה באיוונטאקט

רוב האירועים מציעים יותר מכרטיסי כניסה בלבד. כנס עשוי לכלול כרטיסים במחיר הרשמה מוקדמת ובמחיר רגיל, ארוחת ערב חגיגית, מסלולי סדנאות, הסעות מנמל התעופה, לינה במלון וסיור בעיר. המשתתפים בוחרים באפשרויות האלה, משלמים עליהן ומצפים לראות אותן באישור ההרשמה.

באיוונטאקט התהליך כולל שני שלבים: תחילה מגדירים במחירון את מה שמציעים למכירה, ולאחר מכן מגדירים בטופס ההרשמה שדה הזמנה שקובע כיצד המשתתפים יבחרו את הפריטים.

מדריך זה מסביר את שני השלבים וסוקר את אפשרויות שדות ההזמנה, כדי שתוכלו לבחור את ההגדרה המתאימה ביותר לאירוע שלכם.

חלק 1: במחירון מגדירים מה מוכרים

המחירון שייך לאירוע. בו מגדירים את כל מה שמשתתף יכול להזמין, עוד לפני שמישהו ממלא טופס.

קטגוריות

כל מה שמוכרים מאורגן לפי קטגוריה. הקטגוריה קובעת את המונחים ואת אופן הפעולה של הפריטים שבה:

ארבע הרמות: קטגוריה, קבוצה, פריט ורכיב

המחירון בנוי מארבע רמות. הרמה הראשונה נמצאת בשימוש תמיד, ואילו הרביעית היא אופציונלית ונדרשת לעיתים רחוקות.

• קטגוריה (Category): תשע הקטגוריות המפורטות לעיל. הקטגוריה קובעת את המונחים ואת אופן הפעולה של כל הרמות שמתחתיה.
• קבוצה (Group): פריטים קשורים שהמשתתפים בוחרים ביניהם. בלינה, קבוצה היא בדרך כלל מלון; בקטגוריות אחרות היא יכולה להיות ״סיורי יום״, ״דמי הרשמה״ או ״הסעות מנמל התעופה״. לקבוצות יש חשיבות משום ששדה הזמנה מפנה בדרך כלל לקבוצה אחת ומציג את הפריטים שלה לבחירה. כל קבוצה מייצגת החלטה נפרדת.
• פריט (Item): מוצר או שירות מסוים בתוך הקבוצה. בקבוצת מלון הפריטים הם החדרים — ״חדר זוגי״ או ״חדר יחיד עם נוף לעיר״. בקבוצת סיורים כל סיור הוא פריט. זו הרמה שבה המשתתף בוחר בדרך כלל.
• רכיב פריט (Item Part): רכיבי המשנה שמהם מורכב פריט. לכל פריט יש לפחות רכיב אחד. בפריטים פשוטים יש רכיב אחד בלבד, שאינו מוצג ואינו דורש תמחור נפרד.

פריט שיש בו כמה רכיבים נחשב לפריט מורכב, הבנוי מרכיבי משנה. סוג הרכיב קובע אילו רכיבים אפשר להזמין יחד:

סוג חמישי, Upgrade, פועל כתוספת ברמת הפריט, אך האפשרויות בו מוציאות זו את זו — הוא מוצג ככפתור בחירה, ולכן מותר לכל היותר שדרוג אחד לכל פריט מוזמן.

רכיב הבסיס נבחר בדרך כלל בכמות 1 ומוצג ככפתור בחירה. רק אם מגבלות הכמות של רכיב הבסיס עצמו מאפשרות טווח, הטופס מציע עבורו בורר כמות.

Optional הוא סוג הרכיב שסוג ההזמנה Suggested item for the Pax משתמש בו עבור הנרשם: הוא לוקח בסיס ומוסיף רכיבי Optional עד שניתן מענה לכל המבוגרים, הילדים והתינוקות בקבוצה. כך מוצע חדר למשפחה בלי שמישהו יצטרך לחשב את התפוסה ידנית. בסוגי הזמנה הכוללים אפשרויות משנה, רכיבי Optional אינם מוסתרים; הם מופיעים ברשימת התוספות לצד רכיבי Supplement, והנרשם בוחר בהם כמו בכל תוספת אחרת.

את כל השאר המשתתף בוחר בעצמו. רכיב הבסיס הוא חובה, ולכן הבחירה היחידה לגביו היא באיזה בסיס לבחור. סוג ההזמנה Item with sub-options, הגרסאות שלו לפי משתתף ולפי יום, וכן Suggested item for the Pax, מציגים את הרכיבים; Standard item מתייחס לפריט כחבילה, ללא בחירה נפרדת של רכיבים.

לדוגמה, חדר המתואר כ״חדר זוגי לשני מבוגרים, בתוספת ילד ועם נוף לים״ מורכב מפריט אחד ומשלושה רכיבים: בסיס, רכיב Optional אחד ורכיב Supplement אחד.

לכל רכיב יש תמחור ומעקב נפרדים:

• מחיר משלו, לפי תוכנית מחיר ומטבע
• בלוק מלאי משלו, והגדרה של מספר היחידות מהבלוק שהזמנה אחת צורכת
• טיפול מס משלו, למקרים שבהם מע״מ אינו חל על חלק מהשירות

מה מגדירים במחירון

כאן נקבעים הכללים המסחריים. חלקם מוגדרים בפריט וחלקם ברכיב הפריט — אך כולם נקבעים כאן, ולא בטופס:

• מחיר (Price): עד שלוש עמודות מחיר, נוסף על מחיר נטו, כך שאפשר לשמור מחיר מפורסם לצד נתון פנימי או מחיר נטו.
• תוכניות מחיר — תעריפים (Price plans): אותו פריט במחירים שונים בתקופות שונות, למשל הרשמה מוקדמת עד מרץ ומחיר רגיל לאחר מכן. תאריך ההרשמה בוחר אוטומטית את התוכנית המתאימה.
• קודי קופון (Promo codes): קודים שפותחים גישה לפריט, מעניקים עליו הנחה או עושים את שניהם.
• בלוקי מלאי (Blocks): מספר היחידות הזמינות בפועל. בלוק הוא מאגר מלאי בעל שם וכמות מוגדרת, למשל אוטובוס א׳ — 20 מקומות או מלון Rex במחיר מוסכם — 40 חדרים. בלוק אחד יכול לשמש כמה פריטים, למשל כשמוכרים את אותה הקצאת חדרים בשלושה תעריפים שונים. איוונטאקט מפחיתה את המלאי עם כניסת ההזמנות ומפסיקה למכור כשהבלוק מתרוקן. לבלוק יכולה להיות מכסה אחת לכל האירוע, מכסה לכל יום או מכסה לכל טווח תאריכים.
• רכיבי פריט (Item parts): רכיבי המשנה של פריט מורכב, שלכל אחד מהם מחיר, בלוק מלאי, זמינות וטיפול מס משלו.
• מגבלות כמות (Quantity limits): המספר המזערי והמרבי של יחידות רכיב שאדם אחד רשאי לקחת, המוגדרים ישירות ברכיב.
• כללי זמינות (Availability rules): מי רשאי לראות את הפריט, לפי קבוצת המשתתפים או לפי תנאי המבוסס על נתוני ההרשמה שלהם.
• פרטי קיבולת (Capacity details): בפריטים המיועדים לאנשים: לכמה מבוגרים, ילדים ותינוקות כל רכיב נותן מענה. כך מוגדרת התפוסה הכוללת של פריט מורכב, ומידע זה משמש את מנגנון סינון הקבוצות בטופס.
• יחידות פיזיות (Elements): היחידות הפיזיות הנפרדות שאפשר לשבץ אליהן משתתפים: מספרי חדרים מסוימים, מספרי מושבים בטיסה או מקומות באוטובוס. הזמנה שומרת קיבולת מתוך בלוק, ואילו היחידות הפיזיות מייצגות את היחידה המדויקת שאליה משובץ המשתתף. לפירוט מלא על הגדרת יחידות, ניהול שיבוצים וטיפול ברשימות חדרים, עיינו במדריך שליטה ברמת היחידה (Unit-Level Control).
• פרטי שיתוף (Sharing details): דגל שמאפשר להזמנה לקלוט פרט טקסטואלי נוסף, בדרך כלל את שם האדם שעמו חולקים חדר.

בלוקים מנהלים את המלאי, ותוכניות מחיר קובעות את המחיר ואת מועד תחולתו. את שניהם מגדירים במחירון, ולא בטופס. כשהמחירון מוגדר נכון, טופס ההרשמה נדרש רק לאסוף את בחירות המשתתפים.

חלק 2: שדה ההזמנה קובע כיצד המשתתפים בוחרים

כדי לאפשר למשתתפים להזמין, הוסיפו לטופס ההרשמה את שדה ההזמנה המתאים לכל קטגוריה. התאימו כל שדה לקטגוריה שלו כדי לקבל ניסוח, ברירות מחדל ובחירת פריטים מתאימים. לדוגמה, שדה Ticket order מציג אפשרויות לכרטיסים, ואילו שדה Hotel order מציג אפשרויות לחדרים.

שדות הקטגוריות

אפשר לכלול כמה שדות הזמנה שצריך. לדוגמה, בטופס לכנס יכולים להיות שדות נפרדים לדמי הרשמה, לסדנאות, לארוחות ערב וללינה במלון, שכל אחד מהם מקושר לקבוצה מסוימת במחירון וממוקם בעמוד המתאים.

שדות ההזמנה הנוספים

ארבעה שדות הזמנה נוספים מיועדים לצרכים ייחודיים. לשדות Default order, Seat select ו־Special price order יש הגדרות משלהם; Membership order פועל לפי ההגדרות הרגילות, למעט ההבדלים המצוינים להלן:

השדה הוותיק Basic order כולל שלוש הגדרות בלבד: קטגוריה, קבוצה במחירון ועמודת מחיר. שדות הקטגוריות שלעיל מחליפים אותו במלואו.

חלק 3: כל אפשרות בשדה הזמנה ומה היא עושה בפועל

מקור הפריטים במחירון (Pricelist Source)

בחרו בקבוצה שמכילה את הפריטים שברצונכם להציע. אם ההגדרה היא All, המשתתפים יבחרו תחילה קבוצה ולאחר מכן פריט. אפשרות זו שימושית כשמציעים כמה מלונות או ימי סיור בשדה אחד.

המסנן המתקדם מאפשר לצמצם קבוצות לפי תיקייה באמצעות טוקנים של הרשמה, כך שקבוצות משתתפים כגון צירים ומרצים יוכלו לראות קבוצות פריטים מותאמות באותו שדה.

סוג הזמנה (Order Type)

הגדרה זו קובעת את מבנה השאלה המוצגת בטופס. התוויות מותאמות אוטומטית למונחי הקטגוריה, למשל Standard room בשדה Hotel לעומת Standard ticket בשדה Ticket. להלן משמשים הניסוחים הכלליים:

התחילו ב־Standard item. עברו לסוגים מורכבים רק כשנדרשים לכך תהליכי העבודה התפעוליים שלכם.

מגבלת בחירה (Selection Limit)

קובעת בכמה פריטים שונים נרשם רשאי לבחור:

• Single item (radio): מגביל את הבחירה לפריט אחד מתוך הקבוצה, המוצג באמצעות כפתורי בחירה. נפוץ ברמות הרשמה, בחדרי מלון ובהעברות.
• Multiple different items (checkboxes): מאפשר לבחור כמה פריטים שונים, המוצגים באמצעות תיבות סימון. מתאים לסדנאות לבחירה או למסלולי טיולים.

המגבלה מתייחסת למספר הפריטים השונים, ולא למספר היחידות. נרשם המוגבל לפריט אחד עדיין עשוי להזמין כמה יחידות ממנו — למשל שלושה כרטיסים לאותה סדנה — אם סוג ההזמנה ומגבלות הכמות של רכיב הפריט מאפשרים זאת. כדי להגביל גם את מספר היחידות, השתמשו במינימום ובמקסימום של רכיב הפריט, או במגבלות סך היחידות של השדה המתוארות בהמשך.

כמות (Quantity)

קובעת כיצד נקבע מספר היחידות:

• Within price list limits for each item: המשתתף בוחר את הכמות. המערכת אוכפת את מגבלות המינימום והמקסימום שהוגדרו ברכיבי הפריטים.
• Calculated based on group composition: הכמות נגזרת אוטומטית מהרכב הקבוצה, עם תיבות סימון להכללת Adults, Children ו־Infants. הרשמה של שני מבוגרים וילד אחד מזמינה אוטומטית שלוש מנות לארוחת ערב מתוך בחירה אחת, וכך מונעת הזמנה בכמות חסרה. זמין עבור Standard item ועבור Item with sub-options — סוגי ההזמנה לפי אדם ולפי יום כבר פועלים לפי הרכב הקבוצה.

מגבלות סך היחידות אוכפות מגבלות מינימום ומקסימום ברמת השדה על כל הפריטים שנבחרו יחד. מגבלה זו מופיעה רק במצב שבו המשתתף בוחר את הכמות, ורק בסוגי ההזמנה שאוכפים אותה: Standard item, Item per attendee, Item with sub-options per attendee ו־Daily item per attendee. מעבר לחישוב לפי הרכב קבוצה מאפס את המגבלה הזאת. המגבלות לכל פריט ולכל יחידה נשארות מוגדרות ברכיב הפריט.

הגדרות כמות מותנות מופיעות רק כשהן רלוונטיות:

• Quantity per day: תקרה יומית עבור Daily item per attendee.
• Maximum penalty: מגביל את הסכום המצטבר של ציוני הקנס שהוקצו לרכיבי פריט במחירון, וכך מגביל הצעות פחות מתאימות. מוצג רק עבור Suggested item for the Pax.
• Maximum options: מגביל את המספר הכולל של חבילות חדרים או פריטים שמוצגות באמצעות Suggested item for the Pax.

שיתוף (Sharing)

בפריטים שסומנו במחירון כמיועדים לשיתוף, כגון חדרים עם שתי מיטות לעמיתים לעבודה, הגדרה זו קובעת כיצד נאספים פרטי המשתתפים:

• Optional as defined in the price list: שדה הטקסט לפרטי שיתוף מופיע בפריטים שסומנו לכך; המשתתפים רשאים להשאיר אותו ריק.
• Required as defined in the price list: יש למלא את שדה הטקסט לפני שהנרשם יכול להמשיך.
• Off: מבטל את הזנת פרטי השיתוף בכל הפריטים בשדה.

הדגל במחירון הוא התנאי המקדים, והגדרה זו רק מצמצמת אותו. אם פריט לא סומן לשיתוף, לא יופיע עבורו שדה טקסט — הגדרת השדה כ־Required לא תיצור שדה כזה. אם תיבת שיתוף צפויה אינה מופיעה, יש לתקן את ההגדרה בפריט במחירון, ולא כאן.

מידע להצגה (Information to Show)

קובע איזה מידע נלווה מוצג לצד הפריטים:

• Group description / Item description: מציג את התיאור שהוזן במחירון.
• Available quantity: מציג את הקיבולת שנותרה בבלוק כדי לעודד הזמנה לפני שהמלאי אוזל. מוצג רק ב־Standard item.
• Group and price plan selection: מאפשר למשתתפים לעבור בין קבוצות ותוכניות מחיר. מוצג ב־Suggested item for the Pax.
• Assigned seat / Assigned room: מציג את תוויות היחידות הפיזיות ששובצו, למשל Room 304 או Seat 12B, בסיכומי ההזמנה ובאישורים של המשתתף לאחר השיבוץ.
• Price: מפעיל או מבטל את הצגת המחיר ובוחר את עמודת המקור: Price, Price 2, Price 3, Net Price או Total Price.

אפשרויות (Options)

• Enable promotion codes — הפעלת קודי קופון: מוסיפה תיבה להזנת קוד קופון ישירות לשדה.
• Allow users to add notes: מוסיף שדה טקסט חופשי לשורת ההזמנה. לאיסוף נתונים מובנים שנדרשים לדוחות, השתמשו בשדות ייעודיים בטופס.

תאריכי הזמנה: מהיכן השדה מקבל את התאריכים (Order Dates)

כל שורת הזמנה נושאת פרמטרים של תאריכים. ההגדרה Order dates קובעת מהו מקור התאריכים:

הפניה לתאריכים משדות אחרים שומרת על עקביות נתוני ההרשמה. לדוגמה, קישור העברה מנמל התעופה אל Use accommodation check-in מתאים אוטומטית את האיסוף למועד ההגעה למלון. בשדה Hotel שלוש אפשרויות הלינה מושבתות, כדי שהזמנת מלון לא תפנה לעצמה, והאפשרות Form default dates אינה מוצעת.

כאשר מקור התאריכים הוא Fixed או Let the user choose dates, השדה מציג תאריך התחלה ותאריך סיום — כניסה ועזיבה בשדה Hotel. שדה זה מציע גם Earliest check-in ו־Latest check-out, כדי שההזמנות יישארו בתוך התקופות שסוכמו בהסכם.

כיצד סוגי הזמנה יומיים מקבלים את הימים: הגדרה זו מספקת את לוח התאריכים גם ל־Daily item with sub-options ול־Daily item per attendee, והיא ההגדרה היחידה שעושה זאת — אין רשימת ימים נפרדת שצריך לתחזק. לאחר שהשדה קובע את טווח התאריכים, בין אם מתאריכי האירוע, מתאריכים קבועים, מבורר תאריכים של המשתתף או משדה אחר, הוא מציג שורה לכל יום בטווח, כולל שני הקצוות. שדה סדנאות שמשתמש בתאריכי אירוע של 3–6 ביוני יציג ארבע שורות יומיות. לכל שורת הזמנה שנוצרת משויך התאריך המסוים שלה, כך שאפשר לספור ולדווח על כרטיסי ארוחות או הסעות יום אחר יום.

ללא קשר למקור התאריכים, Show date in summary קובע אם התאריכים יופיעו בסיכום ההזמנה של המשתתף.

התאמת תוויות (Customize Prompts)

איוונטאקט מתאימה אוטומטית את תוויות הבוררים למונחי הקטגוריה:

תוויות ברירת המחדל מותאמות אוטומטית לשפה בטפסים רב־לשוניים. טקסט מותאם אישית שמחליף אותן יש לתרגם ידנית לכל שפות האירוע הפעילות.

סינון לפי הרכב קבוצה (Filtering for Groups)

בהרשמות הכוללות כמה משתתפים, סינון לפי הרכב קבוצה קובע אילו פריטים יופיעו בהתאם למספר האנשים בקבוצה:

• Group composition source: בחרו Off, Use Pax data מתוך שדות Group בטופס, או Use numeric fields.
• התאמה לקיבולת (Capacity details implication):
  • Not applicable: מתעלם ממגבלות הקיבולת.
  • Information: מציג את קיבולת הפריט בלי להגביל את הבחירה.
  • Item must match group: מגביל את האפשרויות לפריטים שהקיבולת שלהם שווה בדיוק למספר האנשים בקבוצה.
  • Item must contain group: מציע פריטים שיכולים להכיל את מספר האנשים בקבוצה או יותר.

אותו מקור משמש גם את מצב הכמות Calculated based on group composition המתואר לעיל.

הצגת השדה לאנשים המתאימים

שדות הזמנה תומכים בכללי הצגה מותנית:

• Visible rule: נבדק בעת הצגת העמוד לפי סוג משתתף, תפקיד, תשובות קודמות או רשומות אנשי קשר, למשל הצגת שדות ארוחת גאלה למשתתפי VIP בלבד.
• Same page show/hide: מציג או מסתיר את השדה באופן דינמי בזמן אמת, לפי בחירה בשדה אחר באותו עמוד.
• Validation rule: אוכף תנאים מחייבים לפני ההתקדמות בטופס.

הערה לגבי תחולת הכללים: כללי הנראות חלים על השדה כולו. כדי לסנן פריטים מסוימים בתוך שדה משותף, הגדירו כללי זמינות למשתתפים ישירות במחירון.

כיצד איוונטאקט מתמחרת לינה לאורך טווח תאריכים?

התאריכים קובעים את משך ההזמנה. חישובי העלות נקבעים ברמת רכיב הפריט באמצעות שני דגלי הגדרה: Multiply the price by the quantity ordered ו־Multiply the price by the number of days:

מכיוון שהדגלים מוגדרים ברכיב, פריט אחד יכול לשלב כמה מבני תמחור: חדר במחיר 120 ללילה למשך שלושה לילות, מיטה נוספת במחיר 25 ללילה ועזיבה מאוחרת בתשלום חד־פעמי של 30 מסתכמים כך:

(3 × 120) + (3 × 25) + 30 = 465

כל רכיב מפורט בנפרד.

משך ההזמנה מחושב כתאריך העזיבה פחות תאריך הכניסה: מה־3 עד ה־6 בחודש = 3 לילות. הדגל duration includes last day מוסיף יום אחד, כך שהטווח מה־3 עד ה־6 הופך ל־4 ימים. ברירת המחדל של רכיבי לינה היא חישוב לפי לילות, כשהדגל כבוי; ברכיבים שנוצרים בקטגוריות אחרות — כרטיסים, אטרקציות, תחבורה, פעילויות ואחר — הדגל מופעל כברירת מחדל, משום שכרטיס לכנס התקף מה־3 עד ה־6 מכסה ארבעה ימים מלאים.

צריכת המלאי נפרדת מהחישובים הכספיים: כל רכיב מגדיר במפורש כמה יחידות מלאי הוא מפחית מהבלוק שהוקצה לו.

חשבוניות, אישורים ודוחות בהמשך התהליך

בפריטים מורכבים, כל רכיב מחויב כשורה נפרדת, עם מחיר יחידה, סכום כולל וסיווג מע״מ משלו. השורות נשארות מקובצות תחת פריט ההזמנה הראשי:

• משך ההזמנה משתקף בסכום השורה, ולא בכמות: חדר שהוזמן לשלושה לילות במחיר 120 ללילה מוצג בכמות 1 ובסכום 360.
• תוויות במסמכים: סיכומי אישור, סיכומי תשלום ותצוגת ההזמנה בממשק הניהול מזהים את השורות לפי שם הרכיב, למשל Double room או Extra bed. חשבוניות המערכת הרגילות מציגות קבוצה, פריט, תוכנית מחיר ותאריכים.

ההפרדה הזאת מכוונת. הצגת החדר וארוחת הבוקר בשורות נפרדות מאפשרת להחיל עליהם שיעורי מע״מ שונים, להפחית מלאי מבלוקים שונים ולדווח עליהם בנפרד — אפשרויות שהיו אובדות אילו המחירים אוחדו למחיר אחד.

שלוש דוגמאות להגדרה

• דמי הרשמה לכנס: שדה Ticket order ← קבוצת הרשמה ← Standard ticket, מגבלת בחירה של פריט אחד, הצגת Total Price וקודי קופון מופעלים. תוכניות מחיר המבוססות על תאריכים מטפלות אוטומטית במעבר ממחיר הרשמה מוקדמת למחיר רגיל. הנרשם מקבל שורה אחת באישור — דמי ההרשמה בתעריף שהיה בתוקף בתאריך ההרשמה שלו, בלי שתצטרכו לנהל בנפרד את המעבר בין תעריפי ההרשמה המוקדמת.
• ארוחת גאלה להרשמות משפחתיות: שדה Ticket order ← קבוצת ארוחת ערב ← Standard ticket, כאשר הכמות מוגדרת כ־Calculated based on group composition והאפשרויות למבוגרים ולילדים מופעלות. כך מובטחת בלחיצה אחת התאמה בין מספר המנות לבין מספר האנשים הכולל בקבוצה. האישור מציג שורת ארוחה אחת שהכמות בה כבר שווה למספר האנשים בקבוצה — שלוש מנות לשני מבוגרים ולילד.
• לינה במלון לכנס: שדה Hotel order ← קבוצת מלון ← Suggested room for the Pax, מקור הרכב הקבוצה מוגדר כ־Use Pax data, התאמת הקיבולת מוגדרת כ־Room must contain group, מספר האפשרויות המרבי מוגדר ל־3 והשיתוף מסומן כ־Required. ההגדרה יוצרת צירופי חדרים מיטביים המתאימים לגודל הקבוצה, ובמקביל אוספת את הפרטים הדרושים לרשימת החדרים. האישור מפרט את החדר ואת כל התוספות שנבחרו בשורות נפרדות, כאשר מספר הלילות כבר משוקלל בסכום של כל שורה — כך ששהייה של שלושה לילות מוצגת בכמות 1 ובסכום 360, ולא בכמות 3 ובמחיר 120.