4 בספטמבר 2024 | 3 דקות קריאה
סטטוס הרשמה
סטטוס ההרשמה משקף את מצבו הנוכחי של הנרשם באיוונטאקט. הוא מספק מידע על התקדמות תהליך ההרשמה, למשל האם התשלום הושלם או שההרשמה ממתינה לאישור.
רשימות לא מסוננות וסטטוס ההרשמה
רשימת נרשמים שלא הוחל עליה סינון עשויה לכלול גם מי שטרם אושרו כמשתתפים, למשל בשל בעיית תשלום או הרשמה שלא הושלמה. מנהל האירוע יכול להמשיך לטפל ברשומות אלה ולהחליט כיצד לפעול. לדוגמה, אפשר לנסות להחזיר נרשמים שנטשו את תהליך ההרשמה באמצעות הודעות אימייל ממוקדות.
להוראות עבודה ברשימות ובפעולות גורפות, עיינו במדריך ניהול רישום באיוונטאקט; להגדרת מסננים, עיינו במדריך יצירה וניהול דוחות.
מלאי מוגבל של כרטיסים ולינה
בעת ניהול מכסות, כגון מלאי מוגבל של כרטיסים או חדרים, חשוב להבין כיצד סטטוס ההרשמה משפיע על ספירת המשתתפים ועל תפיסת מקום במלאי.
דגלי סטטוס הרשמה
סטטוס ההרשמה מורכב מצירוף של דגלים, שכל אחד מהם מציין תנאי או מצב מסוים. המפעיל יכול להפעיל או לבטל דגלים, והמערכת יכולה להפעיל אותם אוטומטית בעקבות פעולות של הנרשם.
הגדרות הדגלים:
- Submitted: מציין שטופס ההרשמה נשלח בהצלחה על ידי הנרשם.
- Approved: מציין שמארגן האירוע בדק את ההרשמה ואישר אותה.
- Pending: מציין שההרשמה ממתינה להשלמת פעולה כלשהי, בדרך כלל לתשלום, לרוב לאחר בחירה באמצעי תשלום שאינו מקוון. המערכת מפעילה את הדגל באופן אוטומטי כאשר הנרשם בוחר אמצעי תשלום כזה, למשל העברה בנקאית. גם מארגני האירוע יכולים להפעיל את הדגל.
- Changed: מציין שהנרשם שינה את פרטי ההרשמה שלו. הדגל מופעל אוטומטית לאחר שהנרשם עורך את הרשמתו. מארגן האירוע יכול להסיר אותו ידנית לאחר בדיקת השינוי.
- Free: מציין שההרשמה אינה כרוכה בתשלום. הדגל מופעל אוטומטית כאשר הסכום לתשלום הוא אפס.
- Paid: מציין שהתשלום עבור ההרשמה הושלם.
- Payment Deferred: מציין שמארגן האירוע הסכים לקבל את התשלום לאחר האירוע. המפעיל מגדיר את הדגל ידנית, ולפי המקור הוא מאפשר לנרשם לבצע צ׳ק־אין גם כאשר התשלום טרם הושלם.
- Potential: מציין משתתף פוטנציאלי שעדיין לא אישר את הרשמתו.
- Confirmed: מציין שהנרשם אישר את הגעתו או נענה בחיוב לפנייה אחרת. לפי המקור, הדגל מופעל כאשר הנרשם לוחץ על קישור אישור שנשלח על ידי המארגן.
- Declined: מציין שהנרשם הודיע שלא יגיע או דחה הצעה אחרת, באמצעות לחיצה על קישור הסירוב שנשלח על ידי המארגן.
- Arrived: מציין שהנרשם ביצע צ׳ק־אין לאירוע. הדגל מופעל אוטומטית בעת הצ׳ק־אין.
- In Progress: מציין שהנרשם נמצא כעת בתהליך מילוי טופס ההרשמה.
- Processing: מציין שהנרשם הופנה לשער תשלום חיצוני אך טרם חזר להשלמת ההרשמה. מצב Processing שנמשך זמן רב עשוי להעיד שהנרשם בחר שלא להשלים את התשלום. במקרים חריגים, ייתכן שמדובר בתקלה טכנית שמנעה ממנו לחזור לטופס לאחר התשלום.
- Incomplete: מציין שתהליך ההרשמה ננטש לפני שליחת הטופס.
- Rejected: מציין שהמפעיל דחה את ההרשמה.
- Hold: מסמן את ההרשמה באופן זמני עד לפתרון בעיה. לפי ההגדרה במקור, בניגוד ל־Potential, הכרטיסים והחדרים במלאי המוגבל נשמרים עבור נרשם זה.
- Canceled: מציין שההרשמה בוטלה.
- Accepted: מציין שההרשמה או האדם התקבלו או אושרו על ידי מארגני האירוע.
- Exhibitor: מציין שמדובר בהרשמה של מציג.
נדרש אימות מול בעל המוצר לפני פרסום: המקור מגדיר גם Approved וגם Accepted במונחי אישור או קבלה, בלי להסביר במדויק את ההבדל ביניהם. ההגדרות נשמרו כאן ללא השלמת הסבר שאינו מופיע במקור.
גם ניסוח המקור שלפיו לחיצה על קישור מפעילה את Confirmed או Declined דורש בדיקה מול תהליך הבחירה המתואר במדריך ניהול אישורי הגעה (RSVP). אין להסיק מכאן שפתיחת קישור בלבד מספיקה לעדכון הסטטוס.
השפעת סטטוס ההרשמה על שמירת כרטיסים וחדרים
לפי המקור, הסטטוסים הבאים נלקחים בחשבון בעת קביעת שמירת המקום מתוך המלאי המוגבל:
- Submitted
- Approved
- Accepted
- Paid Pending
- Free
- Arrived
- Exhibitor
- Payment Deferred
- Potential
נדרש אימות מול בעל המוצר לפני פרסום: הרשימה במקור כוללת את Potential, בעוד שהגדרת Hold אומרת שהכרטיסים והחדרים נשמרים עבורו, בניגוד ל־Potential. בנוסף, Hold אינו מופיע ברשימה זו. הסתירה נשמרה לבדיקה, ולא נקבע כאן כלל חלופי.
הניסוח Paid Pending מופיע במקור כפריט אחד. משמעותו מחייבת בירור; הוא נשמר בדיוק כפי שנכתב.
ספירת נרשמים וסטטוס ההרשמה
לפי המקור, הרשמות שאחד לפחות מהדגלים הבאים מופעל בהן נחשבות להרשמות לא תקפות לצורך הספירה:
- Incomplete
- Rejected
- Canceled
הרשמות אלה אינן נספרות ואינן תופסות מקום במכסות שהוגדרו.
זכאות לצ׳ק־אין וסטטוס ההרשמה
הסטטוסים המאפשרים כניסה באמצעות קיוסק לצ׳ק־אין עצמי או עמדת רישום המופעלת על ידי צוות מוגדרים בממשק הניהול. לפי המקור, ברירת המחדל מאפשרת כניסה להרשמות עם הדגלים הבאים:
- Paid
- Free
- Approved
- Payment Deferred
נדרש אימות מול בעל המוצר לפני פרסום: יש לאמת את דגלי ברירת המחדל ואת אופן יישום תנאי הזכאות בגרסת המוצר הנוכחית. אין להסיק מעצם קיומו של דגל תשלום או אישור שהכניסה מותרת בכל הגדרה של האירוע.
להגדרת העמדות והקיוסקים, עיינו במדריך צ׳ק־אין והדפסת תגי שם. הוראות איסוף אישורי הגעה מופיעות בנפרד במדריך ניהול אישורי הגעה.