מדריך התקנה מהיר: עמדות check-in והדפסת תגים עם Eventact Web Arrival

יוני 14, 2025 | 6 דקות קריאה

מדריך זה מספק תהליך מפורט, שלב אחר שלב, להגדרת עמדות check-in והדפסת התגים שלכם באמצעות Eventact Web Arrival.

חלק 1: הגדרה ראשונית וניהול נרשמים

סקירת דרישות

לפני שתתחילו, ודאו שברשותכם הפריטים הבאים:

• שרת מדפסות: מחשב PC או מחשב נייד עם מערכת הפעלה Windows. על מכשיר זה תותקן אפליקציית Eventact Printer ותתחבר למדפסת/ות הפיזית/יות שלכם.
• גישה לאינטרנט: לשרת המדפסות חייבת להיות חיבור אינטרנט יציב.
• גמישות רשת: עמדות check-in והקיוסקים אינם חייבים להיות באותה רשת. זה מאפשר הגדרה גמישה על פני מיקומים או רשתות Wi-Fi שונות.

גישה ל-Eventact Web Arrival ויצירת פרויקט

• התחברות: היכנסו ל-https://arrival.eventact.com בדפדפן האינטרנט שלכם. השתמשו בפרטי ההתחברות שנשלחו לכתובת האימייל שלכם כדי להיכנס.
• יצירת פרויקט חדש: לחצו על כפתור "New Project".
• הזינו את כל פרטי האירוע הרלוונטיים בשדות המסופקים.
• לחצו על "Save" כדי ליצור את הפרויקט החדש שלכם.

הגדרת הפרויקט וייבוא אורחים

• בחירת הפרויקט: מתוך רשימת הפרויקטים שלכם, לחצו על שם הפרויקט שיצרתם זה עתה או על הפרויקט שברצונכם להגדיר.
• ייבוא אורחים: נווטו אל Settings > Import Guests.
• העלאת רשימת האורחים שלכם: לחצו כדי להעלות את קובץ האקסל המכיל את נתוני המשתתפים שלכם.
• מיפוי עמודות: Eventact ינסה להתאים אוטומטית את עמודות האקסל שלכם לשדות הפנימיים שלו (לדוגמה: Full Name, Email, Organization).
  • טיפ: השתמשו בכותרות עמודות ברורות ותיאוריות בקובץ האקסל (לדוגמה: Full Name, Email, Job Title, Organization) כדי לשפר את ההתאמה האוטומטית.
• הגדרת סטטוס ותפקיד: במהלך או לאחר הייבוא, ודאו שסטטוס כל אורח (לדוגמה: "Confirmed", "Arrived") ותפקידו (לדוגמה: "Participant", "Speaker", "VIP") מוגדרים נכון. זה חיוני לתנאי התגים ולדיווח.

חלק 2: עיצוב התגים שלכם

סעיף זה מנחה אתכם ביצירת תגים מקצועיים ואינפורמטיביים עבור המשתתפים שלכם.

פתיחת עורך התגים

• עברו אל: Settings > Name Tags.
• לחצו על: שם התג המוגדר כברירת מחדל (או על כל תג קיים) כדי לפתוח את עורך התגים (Badge Editor).

התאמה אישית של תוכן התג

עורך התגים מאפשר לכם להגדיר את המידע המוצג על כל תג.

• סידור מחדש של שורות: השתמשו בפונקציית הגרירה ושחרור כדי לסדר את סדר המידע על התג (לדוגמה: שם פרטי, ואז שם חברה, ואז קוד QR).
• עריכת שורות קיימות: לחצו על סמל ה-✎ (עיפרון) ליד כל שורה כדי לשנות את תוכנה:
  • Plain Text (טקסט רגיל): הוסיפו טקסט סטטי (לדוגמה: "Welcome!").
  • Tokens: הכניסו נתונים דינמיים מרשימת האורחים שלכם באמצעות אסימונים (לדוגמה: {Contact.Full Name}, {Contact.Organization}, {Contact.Job Title}).
• הוספת שורות חדשות: לחצו על כפתור "Add new line" כדי לכלול אלמנטים נוספים:
  • Text: עבור טקסט סטטי או אסימונים דינמיים.
  • QR Code: אידיאלי עבור קודי צ'ק-אין, אישור הרשמה, או קישורים למשאבים דיגיטליים. בחרו את שדה הנתונים הרלוונטי (לדוגמה: {Registration.Registration Code}).
  • Barcode: חלופה לקודי QR למטרות סריקה.
  • Image: העלו לוגו אירוע, לוגו של ספונסר, או תמונות פרופיל של משתתפים (אם זמינות בנתונים שלכם).

עיצוב מראה התג

השתמשו בחלונית הימנית בעורך התגים כדי לשלוט על הצגה חזותית:

• Text & Font (טקסט וגופן):
  • Alignment (יישור): שמאל, מרכז, או ימין.
  • Font (גופן): בחרו גופן מתאים.
  • Size (גודל): כווננו את גודל הטקסט לקריאות.
  • Style (סגנון): החילו עיצוב מודגש, נטוי, או קו תחתון.
• Position (מיקום): כווננו במדויק את קואורדינטות X/Y כדי למקם אלמנטים על התג בצורה מדויקת.
• Inverse (היפוך): (אם רלוונטי) הפכו צבעים עבור אלמנטים ספציפיים.

אפשרויות מתקדמות (אופציונלי)

• Add Conditions (הוסף תנאים): הגבילו הדפסת עיצוב תג מסוים בהתבסס על קריטריונים ספציפיים. זה שימושי מאוד לסוגי משתתפים שונים.
  • Role (תפקיד): הדפיסו תג ספציפי רק עבור משתתפים עם תפקיד "Speaker".
  • Ticket Type (סוג כרטיס): הקצו עיצובי תגים שונים לכרטיסי "VIP" לעומת "General Admission".
  • Registration Form (טופס הרשמה): קשרו עיצובי תגים לטפסי הרשמה ספציפיים.
• Duplicate Badge (שכפל תג): צרו עותק של עיצוב תג קיים. זה חוסך זמן אם אתם זקוקים לווריאציות קלות לקבוצות שונות.

שמירת השינויים שלכם

• שלב קריטי: תמיד לחצו על כפתור "Save" לאחר ביצוע שינויים כלשהם בעיצוב התג שלכם.

חלק 3: התקנת יישום Eventact Printer

יישום Eventact Printer מגשר בין Web Arrival בדפדפן שלכם לבין המדפסת הפיזית שלכם.

הורדת Eventact Printer

• ב-Eventact Web Arrival, נווטו אל Settings < Printer.
• לחצו על כפתור "Download Arrival Printer".
• לחצו "Install" כדי להוריד את קובץ ההתקנה Eventact Printer Setup.exe.

התקנת היישום

• איתור ופתיחה: מצאו את קובץ ה-.exe שהורדתם (בדרך כלל נמצא בתיקיית "Downloads" שלכם) ולחצו עליו פעמיים כדי להפעיל אותו.
• הודעת אבטחה: אם מופיעה תיבת דו-שיח אבטחה:
  • לחצו "More info".
  • לאחר מכן, לחצו "Run anyway".
• תהליך ההתקנה: עקבו אחר ההנחיות שעל המסך. המתקין יוודא תחילה שיש לכם את NET Desktop Runtime. הדרוש ולאחר מכן ימשיך להתקין את יישום Eventact Printer.
• השלמה: המתינו לסיום ההתקנה.
• הפעלה: לאחר ההתקנה, הפעילו את יישום Eventact Printer מתפריט ההתחלה של המחשב או מהקיצור שבשולחן העבודה.

חלק 4: קביעת תצורה של Eventact Printer

זהו השלב האחרון להפעלת הדפסת התגים שלכם.

התחברות לאירוע שלכם

• ביישום Eventact Printer: פתחו את היישום ועברו אל Options > Printer & Paper Size.
• ב-Eventact Web Arrival: חזרו לדפדפן שלכם ונווטו אל Settings > Printer.
• העתקה והדבקה של פרטי התחברות:
  • העתיקו את Event ID מ-Eventact Web Arrival.
  • הדביקו אותו בשדה "Event ID" ביישום Eventact Printer.
  • העתיקו את Event Password מ-Eventact Web Arrival.
  • הדביקו אותו בשדה "Event Password" ביישום Eventact Printer.

הגדרת מזהה מדפסת ייחודי

ביישום Eventact Printer, בחרו Printer ID (מזהה מדפסת) ייחודי (לדוגמה: "Desk 1", "Main Entrance", "Printer 200 "). זה עוזר לזהות את עמדת ה check-in הספציפית.

• חשוב: : אם מספר עמדת ה check-in חולקים מדפסת פיזית אחת, כולם צריכים להשתמש באותו Printer ID. אחרת, לכל עמדת עם המדפסת שלו צריך להיות ID ייחודי.

הגדרת מרווח הדפסה (Polling Rate)

• Interval (ms) (מרווח במילישניות): הגדרה זו קובעת באיזו תדירות Eventact Printer בודק משימות הדפסה חדשות מ-Web Arrival (במילישניות).
  • ברירת המחדל היא 1000 אלפיות השנייה (שנייה אחת).
  • התאמה: ייתכן שתצטרכו להגדיל ערך זה (לדוגמה, ל-2000 אלפיות השנייה עבור 2 שניות) אם אתם חווים איטיות ברשת או תגובות איטיות. עבור רשתות מהירות, תוכלו להקטין אותו, אך שנייה אחת בדרך כלל מספיקה.

בחירת המדפסת שלכם

מתוך הרשימה הנפתחת ביישום Eventact Printer, בחרו את המדפסת הפיזית המחוברת שלכם.

• פתרון בעיות: אם המדפסת שלכם אינה מופיעה ברשימה, ודאו שהדרייברים שלה מותקנים נכון במחשב ה-Windows ושהמדפסת מופעלת ומחוברת (רצוי באמצעות USB).

הגדרת גודל נייר

• התאמת מידות: הזינו במדויק את הרוחב והגובה של תג או נייר התווית שלכם (לדוגמה: mm100 x mm 70).
• קריטי: גודל נייר חייב להתאים בדיוק לגודל הנייר המותאם אישית שהוגדר בהגדרות הדרייבר של המדפסת שלכם במחשב ה-Windows. אי התאמות יובילו להדפסה שגויה או לשגיאות.

הפעלת המדפסת

ביישום Eventact Printer, לחצו על כפתור "Start".

היישום יתחבר כעת ל-Eventact Web Arrival ויהיה מוכן לקבל פקודות הדפסה.

אתם עכשיו מוכנים באופן מלא לנהל צ'ק-אינים ולהדפיס תגים ביעילות עם Eventact Web Arrival!

אם אתם זקוקים לעזרה נוספת או שיש לכם שאלות, אל תהססו לפנות לתמיכה של Eventact.