אוקטובר 01, 2022 | דקות קריאה 5
משלוח הזמנות במייל הוא דרך נפוצה ליידע משתתפים פוטנציאליים על האירוע שלכם. בדרך ישנם מספר מכשולים - הגעה לתיבת הדואר של הנמען ולא למחיצת דואר הזבל, משיכת עניין של הנמען לפתוח ולקרוא את המייל ולבסוף האתגר הגדול ביותר הוא להביא את הנמען לפעולה הרצויה - הרשמה לכנס.
הכנס צריך להיות רלוונטי ומעניין, שיקחו בו חלק משתתפים ומרצים אשר קהל היעד ירצה לפגוש. אבל - גם אם הכנס שלכם רלוונטי ומעניין, יש לשים לב לפרטים הטכניים על מנת שהמסר שלהם יגיע ליעדו.
מספר המלצות לכתיבה ומשלוח הזמנות לכנסים:
שורת הנושא צריכה להיות קצרה וממצה – כ – 70 - 80 תווים, מהם יוכלו הנמענים ללמוד על מה הכנס ולמה זה עשוי לעניין אותם. אם נושא המייל לא נראה רלוונטי, ברב המקרים המייל ימחק.
מייל משולח כללי - כמו מפיץ ניוזלטרים או יחצ"ן, אשר שולח מיילים תכופים, פוגע בסיכוי של המייל שלכם לקבל את תשומת לב הנמענים וביחודיות ההצעה שלכם - ההזמנה להשתתף בכנס.
כדאי להשתמש במייל של הארגון שלכם ובדומיין של הארגון שלכם. סיכוי גדול יותר לפתוח מייל שמגיע ממקור מהימן ורלוונטי לנושא הכנס.
המשפט הראשון מופע כ - PREVIEW של המייל ועשוי אף הוא להשפיע על פתיחתו. השתדלו להמנע ממשפטים המעידים על כך שהמייל מופץ בתפוצה רחבה - כמו "לקוחות יקרים".
משפט הכולל את שם המוזמנ.ת כמו "שלום דניאלה", מסייע להעביר מסר שמדובר במייל הנשלח אישית לנמען וככזה, סבירות גבוהה יותר שהוא אכן רלוונטי עבורו.
דוגמאות לסיבות להשתתפות באירוע: הזדמנות לנטוורקינג עם 350 משתתפים מיישראל, ארה"ב ואירופה בתחום המכשור הרפואי. הזדמנות להתעדכן במגמות האחרונות בתחום האנרגיה החלופית. הזדמנות לפגוש את בכירי חברות הענן ולשמוע מהם על התכניות העתידיות שלהם. חיזוק הרצון להשתתף באירוע על ידי יצירת הרגשה של הצעה יחודית, אירוע חד פעמי או הזדמנות של פעם בשנה. יצירת מוטיבציה לפעולה מהירה על ידי מתן הזדמנות מוגבלת בזמן. אפשרות ברורה לפעולה, בדרך כלל לינק ברור להרשמה.
אנשים מקבלים עשרות ולפעמים מאות מיילים ביום ולכן בדרך כלל לא יקראו את המייל שלכם שורה אחרי שורה. במקום לקרוא, הם סורקים את המייל, מחפשים בו חלקים מעניינים ורלוונטיים עבורים. לכן, דאגו שהמייל שלכם יהיה נוח לסוג כזה של סריקה, על ידי כותרות גדולות וממצות וחלוקה לאזורים. המנעו גם משורות ארוכות מדיי, השתמשו בתמונות ברוחב סביר הניתנו לצפייה מבלי לגלול את המסך - מומלץ רוחב מקסימלי של 500 פיקסלים.
שלחו מייל למי שעשוי לרצות לקבלו. המענו ממשלוח מיילים כפולים לאותו מוזמן. אפשרו לנמענים להסיר את עצמם מרשימת התפוצה שלכם.
מיילים בנושאי כנסים מקצועיים מומלץ לדוור באמצע השבוע, בשעות שלאחר הבוקר, עד 14:00. עובדים מגיעים לעבודה אחרי סופ"ש ומוצאים בתיבת המייל מספר רב של מיילים והסיכוי של המייל שלכם לקבל תשומת לב יורד. בשעות שלפני סוף השבוע, יום חמישי אחה"צ ובערבי חג, עובדים רוצים לצאת לסוף השבוע ולסיים רק את מה שדחוף ולכן, גם בשעות האלו, הסיכוי של המייל שלכם לתשומת לב פוחת.
גם כאשר המייל שלכם יקרא והקורא ימצא עניין בכנס, הסיכוי שהוא יפעל בזמנים כאלה ויבצע הרשמה, נמוך. לאחר סוף השבוע העניין ישכח.
יש להשתמש בפרוקטולים לאימות שרתי מייל ועצירת דואר זבל - DomainKeys Identified Mail (DKIM), Sender Policy Framework (SPF).
יש להמנע מתוכן העלול לגרום לסווג המייל שלכם כדואר זבל: