תוכנת ניהול כנסים - EVNETACT EMS

תוכנת ניהול כנסים המאפשרת לנהל במקום אחד, בסינכרון  את המידע, הפעולות והתקשורת עם המוזמנים והמשתתפים. לשלוט בשיווק הכנס למשתתפים פוטנציאלים. הקמה וניהול של אתר שיווקי. ליצור טפסים רישום לכנס. ליצור טפסי הזמנות חדרים במלונות, אטרקציות והסעות ולטפל בהזמנות שמתקבלות. לשלוט בגבית הכספים, הפקת קבלות חשבוניות. לקבל הצעות להרצאות, תקצירם ולבנות תוכנית כנס. לקלט את המשתתפים ביום הכנס בעמדות רישום ממוחשבות. להפיק גי זיהוי ושוברים. לתאם פגישות בכנס בין משתתפים ובין משתתפים למציגים. ליעל העברת פרטים בין משתתפים ומציגים.

רישום וניהול משתתפים

תוכנת רישום משתתפים גמישה המאפשר לנהל את כל הנתונים הקשורים למשתתף בכנס במקום אחד. הרשמה. קבלת תשלומים. הפקת חשבוניות וקבלות. תקשורת במייל או SMS. כניסה לאירוע עצמו והדפסת תגי זיהוי. כמשתמשים במערכת איוונט אקט  אין צורך להפעיל ולעבור בין תוכנות שונות בשביל לשלוח חשבונית למשתתף לזכות משתתפים או לשלוח הודעות למשתתפים. הכל בשליטה במקום אחד.

בין האפשרויות היחודיות של תוכנת הרישום לכנסים:

  • יצירת וניהול של בסיס נתנונים , רשימת אנשי קשר הכוללת את כל הנרשמים לכל הכנסים של המארגן.  בסיס נתונים כזה חוסך לנרשמים הקלדת הפרטים שלהם שוב ושוב בכל פעם שהם נרשמים לכנס שלכם.
  • הקמת מספר טפסי רישום לכינוס אחד . מאפשר יצירת טפסי רישום פשוטים לסוגי משתתפים שונים. מאשר לדרוש נתונים נוספים מנרשמים מיוחדים או לפאשר לנרשמים מיוחדים אופציות רישום נוספות מבסלי לסבך משתתפים אחרים להציג בפינהם שאלות ומידע לא רלוונטי עבורם.
  •  תוכנה רשומה במרשם התוכנות של מס הכנסה. ע"פ דרישת מס הכנסה תוכנה המשמשת לניהול כספים צריכה לעבור אישור ולהופיע במרשם התוכנות של מס הכנסה.
  • גמישות בקבלת תשלומים מנרשמים - חיוב כרטיס אשראי מידי או סמוך לכנס, קבלת תשלומים בהמחאות, העברות ומטבעות שונים. ממשקים המאפשרים עבודה ישירה מול חחברות האשראי בעמלות נמוכות וגם דרך PayPal, Stripe ו AliPay.
  • ממשקים לתוכנות הנהלת חשבונות כמו חשבשבת ו- Sap Business One המאפשרים לכם לקלוט פקודות יומן לתוך מערכת הנהל"ח - לחסוך זמן עבודה , לקצר זמני תגובה ולמנוע טעויות אנוש.
  • ממשק אחורי מתקדם המאפשר יבוא ויצוא נתונים - חוסך זמן של מנהלי הרישום, מקצר זמני תגובה שלכם ומנוע טעויות אנוש.

ניהול אתר האינטרנט של הכנס

מערכת ניהול תוכן שמתאימה לניהול אתרים שיווקים של כניסם ואירועים. המערכת כוללת תבניות להצגת מידע רלוונטי לכנסים בצורה ברורה ועדכנית. אתם לא צריכים להתאמץ בשביל ליצור תוכן כמו מרצים, מציגים, מפות, דרכי הגעה, שאלות ותשובות, המלצות ועוד. אחרי שתזיכו את מספר המזהה שלכם בגוגל אנליטיקס תוכלו  לקבל את כל נתונים על התנועה לאתר ולטופס רישום  בממשק הניהול של גוגל אנלטיקס.

  • מספר עמודים בלתי מוגבל. ויצירת אתרים רב לשונים כולל תמיכה עברית וערבית מימין לשמאל. באנגלית, בסינית,רוסית, ספרית וצרפתית.
  • אפשרות לשלוט על העיצוב, פונטים, תמונות, רקעים ועוד.
  • רשימת מרצים בחלוקה גמישה לקטגוריות כמו מרצים מרכזיים (keynote speakers), חברי ועדות, מרצים מוזמנים. ועם אפשר שליטה גמישה על סדר המרצים בתוך כל קטגוריה.
  • רשימת מציגים ונותני חסות בחלוקה גמישה לקטגוריות.
  • מונה זמן עד לתחילת הכנס, מפה עם דרכי הגעה. לחצני שיתוף ברשתות חברתיות.
  • גלריית תמונות. מידע על המקום בו יערך הכנס, מזג האוויר הצפוי.
  • התאמה למסכים קטנים וגדולים (אתר רספונסיבי).
  • התאמה למנועי חיפוש.

קליטת המשתתפים ביום הכנס והדפסת תגי זיהוי

תוכנה להפעלת עמדות רישום ביום הכנס והדפסת תגים למשתתפים. שילוב של עמדות רישום בשרות עצמי של המשתתפים ועמדות רישום המופעלות על ידי דיילות.

  • תוכנה פשוטה להפעלה המתוכננת לעזור למפעיל למצוא משתתפים במהירות.
  • גמישות ואפשרות התאמה של תגי הזיהוי לצריכ בקרת הכניסה בכנס. תגים עם סימון אזור, מספר ימים. עיצוב תגים שונים לסוגי משתתפים שונים מאפשר לתגים של מציג אומרצה להראות שונה מתג מבקר.
  • הדפסה של QR CODE על תג הזיהוי. מקצר את הזמן שלוקח למשתתפים להחליף בינהם פרטי קשר.

 

איסוף לידים ע"י מציגים

מיעלים את תהליך העברת פרטי המשתתפים בזמן ביקור בביתן של מציג בכס או בתערוכה.

  • קבלת פרטי הקשר של המשתתף מייד על מסך המציג.
  • אפשרות להזין פרטים נוספים והערות ע"י המציג ולהוריד קובץ לידים.
  • זול ופשוט לתפעול.

תאום פגישות עם מצגים

עכשיו מבקרים יכולים לתאם מראש, עוד עכשיו מבקרים יכולים לתאם מראש, עוד לפני הגעתם לכנס, פגישות עם מציגים. ומציגים יכולים להגדיל את מספר ההזדמניות ללקוחות חדשים לנצל טוב יותר את  משאבי כחהאדם שלהם וזמן שלהם בכנס.

עידוד נטוורקינג ותאום פגישות בין משתתפים

עידוד יצירת קשרים בין המשתתפים בכנס, החלפת הודעות ותאום פגישות אישיות בן משתתפי הכנס.

  • חיפוש משתתפים לפי טקסט חופשי, שם, חחיפוש משתתפים לפי טקסט חופשי, שם, חברה, וקטגוריות.
  • שליחת הודעות פרטיות בין משתתפים. שיותוף הודעות ותמונות בין כל המשתתפים.
  • שליטה על מקומות מפגש ושעות. אפשרות קביעת פגישות בין משתתפים במקומות מוגדרים ע"י מארגן הכנס או במקומות אחרים.
  • תצוגה מובלטת של מציגים. מאפשרים למציגים לקבל תמורה גבוה יותר על השתתפותם בכנס.
  • שליטה על הרשאות לפי סוגי משתתפים מאפשר לכם לקבוע איזה פעולות כל סוג משתתף (משתתף רגיל, מרצה, מציג) יכול לעשות במערכת, איזה סוג משתתפים כל משתתף יכול לראות,  איזה סוגי משתתפים יכולים לקבוע פגישות, לשלוח הודעות פרטיות או לשלוח הודעות ציבוריות.
  • תמיכה בשפות.
  • שליחת תזכורות ואפשרות הורדת פגישות לאוטלוק.
  • ממשק ניהול אחורי המאפשר קבלת דוחות, קביעת וביטול פגישות.

ניהול ואיסוף תקצירים ותוכנית הכנס

איסוף תקצירים, סיקור תקצירים על ידי הועדה המקצועית, תכנון לוח הזמנים של הכנס ויצירת ספר תקצירים של הכנס.

  • שליטה על טופס קבלת תקצירים. קביעת מספר מילים מקסמלי בתקציר ושליטה על האפשרות של המגיש להוסיף סימנים מיוחדים ותמונות בגוף התקצירץ
  • ניהול תהליך סיקור התקצירם. שליטה על הפרמטרים לפיהם יוערכו התקצירים ע"י הסוקרים וחישוב הציוב המשוקלל של כל תקציר.
  • קבלה, דחיפה החלפת נושא תקציר שהוגש.
  • בניית תוכנית כנס. מושבים הרצאות ותקצירים.
  • יצוא ספר תקצירים בפורמט וורד הכוללים אידקסים ותוכנית המקושרים לעמוד התקציר עצמו.