22 באוקטובר 2026 | 12 דקות קריאה

על השאלות הנפוצות

תשובות קצרות לשאלות שמארגנים שואלים לעיתים קרובות בעת הגדרת הרשמה באיוונטאקט. כל תשובה מקשרת למדריך שמסביר את הנושא במלואו. להיכרות עם המונחים שבמדריך — רמת החברה ורמת הפרויקט, אנשי קשר, טפסים ותפקידים — התחילו ב־מבוא לאיוונטאקט: מושגים ותכונות בסיסיות.

תחילת העבודה והגדרת הפרויקט

כיצד מאורגן ממשק הניהול של איוונטאקט?

בשתי רמות. רמת החברה כוללת את מה שמשותף לאירועים: מאגר אנשי הקשר, מסופי הסליקה, מדיניות הפרטיות, משתמשי ממשק הניהול והרשאותיהם ודוחות חוצי אירועים. ברמה זו גם יוצרים פרויקטים חדשים. רמת הפרויקט מייצגת אירוע אחד, עם מודולים משלו: Registration, Abstracts, Website ו־Event App. ראו מבנה ממשק הניהול של איוונטאקט.

מה ההבדל בין איש קשר למשתתף?

איש קשר הוא אדם אחד בחשבון שלכם, עם נתוני זיהוי כגון שם ואימייל שמלווים אותו בכל האירועים שלכם. כשאיש הקשר מצטרף לאירוע, נוצרת עבורו רשומת משתתף לאותו אירוע, שבה נשמרים נתונים החלים על האירוע כולו, כגון התפקיד שלו. פרטי הרשמה, תקצירים ופעילות באפליקציית האירוע נשמרים מתחת לרמה זו, בכל מודול בנפרד. ראו אנשי קשר באיוונטאקט.

האם באירוע אחד יכולים להיות כמה טופסי הרשמה?

כן. בפרויקט יכולים להיות כמה טופסי הרשמה, וכל מי שנרשם מתווסף לאותה רשימת משתתפים. טופס אחד עם תנאים מתאים כאשר מסלולי ההרשמה נבדלים רק במעט. כשההרשמה של קבוצה מסוימת שונה מהותית — למשל מרצים הזקוקים לשדות, מחירים ואישור הרשמה שונים — צרו טופס נפרד ושלחו את הקישור שלו רק לאותה קבוצה. טופס נפרד לסיורים או לטיולים מאפשר גם לקדם אותם באימייל סמוך יותר למועד האירוע. ראו טפסים.

האם לטופס הרשמה חייב להיות תפקיד ברירת מחדל?

לא, זו אפשרות לבחירה. התפקידים של נרשם מתקבלים מתפקיד ברירת המחדל של הטופס, אם הוגדר, ומכל תפקיד שמוענק באמצעות הכרטיס שהוא מזמין. השתמשו בתפקיד ברירת מחדל בטפסים ייעודיים, כגון טופס למרצים או למציגים. אפשר להוסיף תפקידים גם ידנית מתוך רשומת המשתתף או בפעולה גורפת. ראו כיצד משויכים תפקידים.

מה צריך לעדכן לאחר שינוי תאריכי האירוע או העתקת טופס למהדורה חדשה?

שינוי תאריך האירוע אינו מזיז את התאריכים האחרים, ואיוונטאקט אינה מציגה תזכורת לעדכן אותם. בדקו:

עדכנו כל טופס בנפרד — שינוי תאריכים או מחירים באתר אינו מעדכן את הטפסים. לגבי תוקף הקודים, ראו קודי קופון באיוונטאקט.

מה קורה אם מוחקים טופס שכבר יש בו הרשמות?

ההרשמות נמחקות יחד איתו. לפני המחיקה, איוונטאקט מציגה כמה הרשמות שנשלחו וכמה הרשמות שלא הושלמו יש בטופס, ומבקשת אישור. כדי לעצור הרשמות חדשות ולשמור את הנתונים, סגרו את הטופס במקום למחוק אותו.

טופסי הרשמה וקישורים

תמיד את הקישור מתוך חלון Share registration link: לחצו על Share link בטופס, בחרו שפה והעתיקו את כתובת ה־URL. השתמשו באותו קישור לפרסום ולבדיקה, כדי לבדוק את הטופס מתחילתו. לעולם אל תעתיקו כתובת משורת הכתובת בדפדפן במהלך הרשמה או לאחריה — היא עלולה להיות קשורה לסשן התחברות ולהיכשל, או לחשבון של האדם שנרשם, כך שכל מי שישתמש בה ידרוס את אותם הפרטים. ראו קבלת הקישור להרשמה.

איך רואים מאיזה מקור הגיעו ההרשמות?

צרו קישור נפרד לכל מקור. בחלון Share registration link בחרו Channel — הקישור מסומן באותו ערוץ שיווקי, וכך אפשר להבחין בין הרשמות שהגיעו ממנו. השתמשו בערוץ אחר לכל קמפיין או מקור. לצורך שיוך קמפיינים בכלי ניתוח נתונים, אפשר להוסיף גם פרמטרי UTM סטנדרטיים. ראו קבלת הקישור להרשמה.

האם קישור יכול לפתוח את הטופס כשכרטיס מסוים כבר נבחר?

כן. בחלון Share registration link השתמשו באפשרות Pre-select a ticket, accommodation or other item כדי לבחור שדה הזמנה ופריט; צרו קישור אחד לכל פריט. אפשר למלא מראש גם שדות אחרים, כגון קוד קופון או קוד שותף, באמצעות הוספת &d=[Field ID],[Value] לקישור. ראו מקרי שימוש נפוצים.

איך משלבים את טופס ההרשמה באתר שלי?

הדרך הפשוטה והאמינה ביותר היא קישור או כפתור באתר שלכם שפותח את הטופס. כדי להטמיע את הטופס בתוך עמוד, השתמשו בלשונית Embed code בחלון Share registration link, במקום לכתוב iframe בעצמכם. טפסים המוטמעים ב־iframe עלולים להיתקל בבעיות ב־iPhone, ולכן אם מטמיעים את הטופס, כדאי להוסיף גם קישור שפותח אותו בחלון חדש. ראו קבלת הקישור להרשמה.

איך מגדירים את התמונה שמופיעה כשמשתפים קישור ברשתות חברתיות או ב־WhatsApp?

העלו אותה ב־Design > Social Networks, כתמונת התצוגה המקדימה לשיתוף ברשתות חברתיות, בגודל 1200 × 630 px. רשתות חברתיות שומרות תצוגות מקדימות במטמון. אם עדיין מופיעה תמונה ישנה או לא תקינה, בדקו את הקישור ב־Sharing Debugger של Facebook ולחצו על Scrape Again. ראו SEO: כיצד מנועי חיפוש מבינים את האתר שלכם.

האם אפשר להוסיף Google Tag Manager או Google Analytics לטופסי הרשמה?

כן. כלי מעקב שמחוברים ב־Design > SEO — Google Tag Manager, Google Analytics, Meta pixel, LinkedIn, Marketo או קוד מותאם אישית — חלים יחד על האתר, טופסי ההרשמה, התקצירים ואפליקציית האירוע. כדי לבדוק שתג פועל, פתחו את הטופס וחפשו אותו באמצעות Tag Assistant של Google, ובדקו שוב את המזהים שהזנתם. ראו שילוב תגיות במערכת איוונטאקט.

איך אפשר לצמצם הרשמות שלא הושלמו?

השאירו את העמוד הראשון פשוט וקל למילוי. פצלו טפסים ארוכים לכמה עמודים, והעבירו העלאת תמונות, בחירת מלון ושאלות אחרות הדורשות מאמץ לעמודים מאוחרים יותר — כך הטופס מתאים יותר לטלפונים ואפשר לראות הרשמות חלקיות. הימנעו מהטמעת הטופס ב־iframe. התקשרו לכמה אנשים שנטשו כדי להבין מה עצר אותם, ובדקו שהרשומות שלא הושלמו אינן בדיקות של הצוות שלכם. הרשמות שלא הושלמו נשארות בממשק הניהול, ולכן אפשר לפנות לנרשמים באימייל להמשך טיפול. ראו סטטוס הרשמה.

התחברות וזיהוי

כיצד איוונטאקט מזהה נרשם חוזר?

כברירת מחדל, לפי כתובת האימייל. כשאדם מתחיל טופס, איוונטאקט מבקשת את כתובת האימייל שלו ובודקת אם קיים איש קשר מתאים. אם נמצא איש קשר, נשלח קוד אימות חד־פעמי (OTP) באימייל או ב־SMS; לאחר האימות, האדם ממשיך והפרטים שכבר קיימים אצלכם ממולאים מראש. אנשים חדשים מדלגים על השלב הזה. חלק מהמארגנים מזהים נרשמים לפי מספר טלפון, מספר חבר או מספר עובד במקום זאת. הגדרות ההתחברות וה־OTP נמצאות ב־Contacts > Login Options. ראו אנשי קשר באיוונטאקט.

האם הטופס צריך לדרוש התחברות?

בדרך כלל, כן. כשהאפשרות Require sign-in מופעלת, הנרשמים מזינים את האימייל בשלב התחברות לפני הטופס, כך שההרשמה מקושרת לאיש הקשר הקיים שלהם ואין צורך בשדה אימייל בטופס. בלעדיה, במצב Skip Login, אנשים ממלאים את הטופס ישירות והשליחה אינה מותאמת לאיש קשר קיים או ממולאת מראש — אפשרות שימושית לסקרים אנונימיים או לאיסוף מידע פשוט. טופס שמדלג על התחברות חייב לכלול שדה אימייל בעמוד הראשון. ראו ניהול אנשי קשר.

איך נרשמים יכולים לחזור ולשנות את ההרשמה שלהם?

סמנו Require sign-in ב־Login Options של הטופס, וב־Advanced sign-in options סמנו Allow registrants to sign in again and change their registration. נרשם חוזר מזין את כתובת האימייל שלו, מקבל קוד אימות וממשיך להרשמה שלו. שינויים שהנרשם מבצע מפעילים את הסטטוס Changed, כדי שתוכלו לבדוק אותם. נרשמים שמשאירים את הטופס ללא פעילות במשך 20 דקות מנותקים ויכולים להתחבר שוב כדי להמשיך. ראו דגלי סטטוס הרשמה.

איך מגבילים את ההרשמה לאנשים מתוך רשימה שלי?

ייבאו את הרשימה לאנשי הקשר שלכם וכבו את ההגדרה Allow New Contacts. מסך ההתחברות משמש אז כשער כניסה: רק אנשים שנטענו מראש למאגר אנשי הקשר יכולים להמשיך. אפשרויות נוספות, בנפרד או בשילוב, הן קוד קופון שחובה להזין כדי להירשם, שדה מספר חבר שהטופס מאמת, או פרסום הקישור רק לקהל היעד, למשל באזור לחברים. ראו אנשי קשר באיוונטאקט ו־ייבוא נתוני אנשי קשר.

איך שולחים לכל מוזמן קישור אישי להרשמה?

השתמשו בשדה דינמי בהודעת ההזמנה, ולא בקישור הכללי מחלון Share registration link. ייבאו או סננו את האנשים שברצונכם להזמין, ולאחר מכן שלחו להם הודעה הכוללת את השדה הדינמי לאישור או לדחיית הגעה (RSVP), {Registration.Accept Decline Link}, או את השדה Invitation כדי להזמין נרשמים מאירועים קודמים לאירוע חדש. כל נמען מקבל קישור משלו, ואין צורך להקליד שוב את פרטיו הידועים. ראו הזמנת משתתפים מאירועים קודמים לאירוע חדש.

מה קורה כשכמה אנשים נרשמים עם אותה כתובת אימייל?

כולם מקושרים לאותו איש קשר. כל הרשמה חדשה מעדכנת את הפרטים האישיים של אותו איש קשר, כך שבסופו של דבר כל ההרשמות מציגות את השם האחרון שהוזן, וקשה לשחזר את הפרטים הקודמים. זה קורה לעיתים כשעוזר או עוזרת רושמים כמה עמיתים באמצעות כתובת האימייל שלהם. בקשו מכל אדם להירשם עם כתובת האימייל שלו. האפשרות בטופס Prevent duplicate registration of the same person with the same login details מונעת מאדם להירשם פעמיים בטעות, אך עדיין מאפשרת לנרשם לרשום אדם חדש תחת אותה כתובת אימייל.

האם טופסי ההרשמה מוגנים מפני בוטים?

טפסים שדורשים התחברות יכולים להיות מוגנים. הפעילו Google reCAPTCHA Enterprise ב־Contacts > Login options, תחת Securing Forms Against Automation, באמצעות הגדרת CAPTCHA Mode. ההגדרה חלה על כל האירועים שלכם ובודקת את שלב ההתחברות: הנרשמים אינם פותרים חידה — Google מדרגת את הביקור ברקע, ותג reCAPTCHA קטן מופיע על המסך. טפסים שבהם האפשרות Require sign-in כבויה אינם מכוסים. במקרים נדירים נרשם לגיטימי נחסם, למשל כשאנשים רבים נרשמים מאותה רשת באותו זמן; ראו בהמשך ״נרשם נחסם בהודעת אבטחה״. ראו גם אימות משתמשים והגנה.

אפליקציית האירוע, האתר והדומיינים

מי יכול להתחבר לאפליקציית האירוע?

הגישה תלויה בתפקיד של האדם, ולא בשאלה אם נרשם. ב־Event App > Settings > Role-Based Access, האפשרות Login מוגדרת עבור שלוש קבוצות: Participants, Speakers ו־Exhibitors/Sponsors. אם אדם אינו מצליח להתחבר, בדקו שיש לו תפקיד באחת הקבוצות האלה ושהאפשרות Login מופעלת עבורו. אדם שהתפקיד היחיד שלו הוא Press אינו יכול להתחבר עד שתוסיפו לו תפקיד אחר, למשל Participant. ראו גישה לאפליקציית האירוע לפי תפקיד.

האם אתר האירוע ואפליקציית האירוע יכולים להשתמש בדומיין שלי?

כן. הפנו רשומת CNAME של הדומיין או תת־הדומיין שלכם אל איוונטאקט והזינו אותו באיוונטאקט. עבור אתרים, האפשרות המומלצת היא תת־דומיין משותף אחד, כגון events.yourdomain.com, שמגדירים פעם אחת עבור כל אתרי האירועים שלכם. עבור אפליקציית האירוע, הפנו תת־דומיין כגון app.yourdomain.com אל איוונטאקט והוסיפו אותו ב־Advanced Options ברמת החברה. ראו דומיין מותאם אישית לאתרים ו־דומיין מותאם אישית לאפליקציות אירוע.

האם אפשר לשלוח אימיילים של הרשמה מהדומיין שלי?

כן. הזינו את כתובת השולח בהגדרות Email and Phone של הפרויקט ולחצו Test — איוונטאקט בודקת את הדומיין שלכם ומספקת את רשומת ה־SPF שיש להוסיף. הדומיין זקוק גם לרשומות DKIM ו־DMARC כדי שההודעות יגיעו לתיבת הדואר הנכנס. אם אינכם רוצים להגדיר דומיין משלכם, אפשר לשלוח מכתובת של איוונטאקט. ראו דומיין מותאם אישית לאימיילים.

מדוע הרשמה של מרצה השתנתה כשערכתי את התוכנית?

עריכת שם המרצה בתוכנית מעדכנת את איש הקשר של המרצה, ולכן אם אותו מרצה גם רשום לאירוע, ההרשמה משתנה אף היא. תיקון שגיאת כתיב בשם הוא פעולה תקינה. כדי להחליף מרצה אחד באחר, הסירו את המרצה והוסיפו את החדש — אל תשנו את השם. ראו רשומת משתתף אחת לכל המודולים.

נתונים ואבטחה

האם אפשר למחוק נרשמים ואנשי קשר, כולל כאלה ששילמו?

כן, למעט חריג אחד: חשבוניות וקבלות הן רשומות חשבונאיות ואינן נמחקות לעולם. אתם בעלי הנתונים — הגורם האחראי לעיבוד המידע (Data Controller) לפי GDPR. הרשמה שאין לה חשבוניות או קבלות אפשר למחוק מתפריט ⋮ של הנרשם. הרשמה שיש לה חשבונית או קבלה אינה ניתנת למחיקה בפני עצמה. כדי למחוק אדם ששילם, פתחו את איש הקשר ובחרו ⋮ > Delete, ולאחר מכן Force Delete: איש הקשר וכל ההרשמות והתקצירים שלו נמחקים, והחשבוניות והקבלות שלו נשארות במערכת החשבונאית שלכם, עם השם והכתובת המודפסים עליהן. אי אפשר לבטל את המחיקה. ניקוי אנשי קשר שאינם בשימוש בעמוד Data Summary ברמת החברה, הזמין רק לבעלי הרשאת Security Admin, מסיר רק אנשי קשר שנוצרו לפני יותר מ־6 חודשים ושאין להם הרשמה, תקציר או תפקיד של סוקר או יו״ר מושב. ראו הגנה על נתוני משתמשי קצה.

אילו נתוני נרשמים מוצפנים?

כל התעבורה לטופסי ההרשמה, לממשק הניהול ולאפליקציית האירוע משתמשת ב־HTTPS. במסד הנתונים, איוונטאקט מצפינה מספרי כרטיסי אשראי, קודי אבטחה של כרטיסים (CVV) וסיסמאות של נרשמים. סיסמאות של משתמשי ממשק הניהול נשמרות כערכי גיבוב חד־כיווניים. כל יתר הנתונים נשמרים ללא הצפנה ומוגנים באמצעות הרשאות גישה: שמות, כתובות אימייל, מספרי טלפון, כתובות, ארגון, הזמנות וסכומים, 4 הספרות האחרונות של הכרטיס, תאריך התפוגה, שם בעל הכרטיס ומספר הזהות שלו, וכל שדה מותאם אישית — כגון מספר עובד או מספר דרכון. אל תאספו מזהים שאינכם צריכים. אם אתם מקבלים ערכים מוצפנים לייבוא, פענחו אותם לפני הייבוא. ראו הגנה על השרת.

איך אפשר לצמצם את הסיכון לדליפת מידע?

האם אפשר לחסום הרשמות ממדינות מסוימות?

כן, באמצעות אפשרויות האבטחה של כרטיסי האשראי. הרשמות ממדינות ברשימה החסומה (Blocklisted Countries) נדחות אוטומטית, והרשמות ממדינות ברשימת המעקב (Watchlisted Countries) יכולות להמתין לבדיקה ידנית לפני חיוב הכרטיס. הגדירו אותן ברמת החברה ב־Payments > Payment Methods > Credit Cards. ראו הגדרת אפשרויות האבטחה של כרטיסי האשראי באיוונטאקט.

מישהו שלח אימייל והציע למכור את רשימת המשתתפים שלנו. האם המידע שלנו דלף?

בדרך כלל לא. אלה הודעות שנשלחות בתפוצה רחבה לאירועים רבים, וה״רשימה״ מורכבת בדרך כלל ממקורות ציבוריים, כגון רשימות מרצים ומציגים שפרסמתם, או שאינה קיימת כלל. אל תקנו אותה ואל תשתפו אותה. כדי לבדוק, בקשו דוגמה ואת המקור שלה והשוו אותה להרשמות שלכם: דליפה אמיתית תכלול פרטים שמעולם לא פרסמתם, כגון כתובות אימייל אישיות או מספרי טלפון. בדקו ב־Users > ⋮ > Logins אם היו התחברויות מכתובות IP או ממדינות שאינן מוכרות, וודאו שכל משתמש בממשק הניהול עדיין זקוק לגישה. אם הדוגמה תואמת מידע שאינו ציבורי, שמרו את האימייל, החליפו סיסמאות ופנו לתמיכת איוונטאקט, שיכולה לבדוק את פעילות הייצוא בחשבון שלכם.

פתרונות מהירים

טופס הרשמה נפתח כעמוד ריק.

בדקו את קוד המעקב המותאם אישית ב־Design > SEO. קוד שמוזן שם מתווסף לאתר ולטופסי ההרשמה, וקוד לא תקין — למשל הערת HTML שלא נסגרת — עלול להסתיר את הטופס כולו. תקנו או הסירו את הקוד. ראו SEO: כיצד מנועי חיפוש מבינים את האתר שלכם.

נרשמים אומרים שהטופס סגור, אבל האירוע עדיין לא התקיים.

תאריך סגירת הטופס הוא הגדרה נפרדת מתאריך האירוע. אם האירוע נדחה, הטופס עדיין נסגר בתאריך הישן. עדכנו או הסירו את תאריך הסגירה בהגדרות הטופס, ובדקו את שאר התאריכים המפורטים לעיל בנושא שינוי תאריכי האירוע.

הקישור הועתק משורת הכתובת בדפדפן, ולכן הוא קשור לסשן התחברות או לחשבון של אדם אחד. החליפו אותו בכל מקום בכתובת מתוך חלון Share registration link. ראו קבלת הקישור להרשמה.

כפתור ההרשמה באתר אינו מוביל לשום מקום או מוביל לטופס ישן.

בעורך האתר, פתחו את הגדרות הסעיף Registration ובחרו במפורש את הטופס הנוכחי — גם כשלאירוע יש טופס אחד בלבד. בדקו גם אם קיים Featured Link שעדיין מפנה לטופס ישן, למשל לאירוע של השנה שעברה. עדכנו אותו לקישור של הטופס הנוכחי. ראו סעיפים מוגדרים מראש.

נרשם נחסם בהודעת אבטחה.

בדיקת ה־CAPTCHA זיהתה משהו חשוד ברשת של הנרשם, דבר שקורה למעט מאוד נרשמים. בקשו ממנו לנסות ממחשב אחר או מרשת אחרת. אם הדבר חוזר, שלחו לתמיכת איוונטאקט את המקרים המסוימים, כדי שיוכלו לחפש דפוס משותף ובהסכמתכם להסיר את החסימה עבור אותו אדם.

ספירת הרשומות כוללת אנשים רבים שלא נרשמו.

רשימות הזמנה מיובאות יוצרות רשומות עם הסטטוס Potential, והרשימה יכולה לכלול גם אנשים שנוספו מ־Excel או כמרצים או מציגים. כדי לספור הרשמות בפועל, סננו לפי סטטוס. הרשמות בסטטוסים Incomplete, Rejected ו־Canceled אינן נספרות כתקפות. ראו דגלי סטטוס הרשמה.

עדיין זקוקים לעזרה? פנו לתמיכת איוונטאקט. קראו עוד על מערכת ההרשמה לאירועים של איוונטאקט.

מאמרים נוספים

רישום

אנשי קשר באיוונטאקטרישום | מדריך באנגלית

רישום

מילוי מראש של טופסי הרשמה באמצעות קישוררישום | מדריך באנגלית

רישום

תפקידי משתתפים והרשאות גישהרישום | מדריך באנגלית