שאלות נפוצות על הרשמה: אימיילים לאישור והודעות

22 באוקטובר 2026 | 10 דקות קריאה

על השאלות הנפוצות

תשובות קצרות לשאלות שמארגנים שואלים לעיתים קרובות על אישורי הרשמה והודעות הרשמה אחרות באיוונטאקט. כל תשובה מקשרת למדריך המלא. להתחלה ראו שליחת הודעות לנרשמים.

אימיילים לאישור הרשמה

איך מגדירים אימייל אישור הרשמה?

לחצו Messages בסרגל Registration וצרו הודעה או ערכו קיימת. כתבו נושא וגוף בעורך או כ־HTML גולמי והוסיפו שדות דינמיים להתאמה אישית. הגדירו כלל למשלוח אוטומטי, בדרך כלל בטריגר New Registration. ראו יצירת הודעה חדשה.

מי מקבל אישור כשקונה אחד מזמין כרטיסים לכמה אנשים?

הקונה, כלומר המזמין. כלל עם Send to המוגדר Registrant נשלח רק למבצע ההזמנה ומתאר את הזמנתו. אפשר לשלוח רק לו והוא יעדכן את האחרים. אפשר להוסיף כלל שני עם Send to המוגדר Accompanying persons לבעלי הכרטיסים. ההודעה נשלחת פעם אחת לכולם יחד, ולכן הם רואים זה את כתובת האימייל של זה. התוכן נלקח מהרשמת המזמין — שמו, פרטי ההזמנה והסכומים — ולא מכל בעל כרטיס. השאירו גרסה זו קצרה וללא פרטי תשלום. לאישור אישי ופרטי לכל משתתף, בקשו מכל אחד להירשם בנפרד.

איך שולחים אישור אחר לנרשמים בחינם?

צרו אישור נפרד והוסיפו תנאים לשתי ההודעות, כך שנרשמי חינם יקבלו רק את שלהם והמשלמים רק את שלהם. בדקו הרשמה חינמית ומשולמת כדי לוודא שכל אחד מקבל רק את ההודעה המתאימה. ראו טריגרים להודעות.

האם טופס קבוצתי יכול לשלוח אישור לכרטיסים בתשלום ואחר לחינמיים?

לא באופן אמין. נרשם קבוצתי אחד יכול להזמין את שני הסוגים ואין דרך להחליט איזו הודעה לשלוח. פצלו לשני טפסים, למשל כנס ותערוכה חינמית, או כתבו הודעה שמכסה את שני המצבים. כרטיסי חינם בדרך כלל מתאימים יותר להרשמה אישית פשוטה מאשר לטופס קבוצתי.

האם אפשר לשלוח אישורים בכמה שפות?

כן. הגדירו גרסת הודעה לכל שפה. כשהטריגר מופעל, איוונטאקט בוחרת את הגרסה שתואמת לשפת ההרשמה, ואם אין כזאת משתמשת בשפה הראשית של האירוע. ראו תמיכה בריבוי שפות.

האם האישור יכול להישלח גם ב־SMS או WhatsApp?

כן. להודעה אחת יכולות להיות גרסאות Email, SMS ו־WhatsApp, וכלל האוטומציה קובע באילו ערוצים להשתמש; לא צריך אוטומציה שנייה. הגרסאות אינן מסונכרנות, לכן בדקו לשוניות אחרות אחרי עריכת האימייל. שמרו SMS קצר: טקסט ארוך צורך יותר יחידות SMS. ראו שימוש בהודעות בתהליכים אוטומטיים ו־עלות שליחת SMS.

איך בודקים שאישור נשלח?

פתחו את הנרשם ולחצו History. מוצגות כל ההודעות שנשלחו ואם התקבלו. לבדיקת כל הודעה יוצאת הוסיפו כתובת BCC בהגדרות ההודעה, ואיוונטאקט תשלח אליה עותק. ראו פתרון תקלות.

שדות דינמיים בהודעות

מהם שדות דינמיים ואיך מוסיפים להודעה?

מצייני מקום שאיוונטאקט מחליפה בנתוני כל נמען בעת השליחה, למשל {Contact.FullName}. בעורך פתחו Fields, בחרו קבוצה — Contact, Registration, Arrival, Form, Participant או Project — ולחצו שדה; הוא נוסף במיקום הסמן. אותם שדות פועלים בכותרות עמודי טופס, בקבלות וחשבוניות ובדוחות. ראו שדות הודעה.

האם מקלידים שדות דינמיים עם רווחים או בלעדיהם?

בדיוק כפי שמוצגים ב־Fields, כולל רווחים, למשל {Registration.Accept Decline Link} או {Arrival.Ticket Download}. הבטוח ביותר הוא להוסיף מהתפריט במקום להקליד, ואז לשלוח לעצמכם הודעת בדיקה.

איך מוסיפים קישור להורדת כרטיס?

הוסיפו {Arrival.Ticket Download} מקבוצת Arrival בתפריט Fields, למשל ״הורידו והדפיסו את הכרטיס: {Arrival.Ticket Download}״. באימייל הוא קישור לעמוד הכרטיס של הנרשם; ב־SMS קישור רגיל. אם הוזמן כרטיס, העמוד מציגו; אחרת מציג כרטיס כללי להרשמה.

האם אפשר לכלול קישור אישי ממערכת אחרת?

כן. שמרו אותו בשדה בהרשמה, המתעדכן דרך API או ייבוא קובץ, והוסיפו להודעה. אין שליטה במועד הגעת הערך, לכן אל תסתמכו על קיומו בשליחת האישור האוטומטי. שלחו אישור כרגיל ולאחר קליטת הערכים תזכורת גורפת עם הקישור האישי. ראו ייבוא נתוני אנשי קשר.

הזמנות ואישורי הגעה (RSVP)

איך מוזמנים מאשרים או מסרבים להגיע מתוך אימייל?

הוסיפו להזמנה את השדה הדינמי {Registration.Accept Decline Link}. הקישור פותח עמוד עם Confirmed ו־Decline והסטטוס מתעדכן מיד בבחירה, ללא עבודה ידנית. שלחו לעצמכם בדיקה ולחצו לפני המשלוח. אחר כך אפשר לקבוע כללי המשך רק למאשרים. ראו אופן השימוש ו־דגלי סטטוס הרשמה.

מדוע קישור RSVP פותח עמוד ולא מאשר מיד?

מערכות אבטחה של אימייל ו־SMS לעיתים ״לוחצות״ אוטומטית לבדיקת קישורים. עמוד הבחירה מבטיח שרק בחירת אדם אמיתי משנה סטטוס, כך שסורקים אינם מסמנים Confirmed או Declined. ראו יתרונות עיקריים.

איך מזמינים משתתפים קודמים לאירוע חדש?

פתחו תבנית, לחצו Fields > Invitation ובחרו את טופס האירוע החדש. נוסף שדה כגון {Invitation.Registration - Annual Conference 2027 - Registration}, שמעניק לכל נמען קישור אישי להרשמה. שלחו לקהל האירוע הקודם או לרשימת אנשי קשר. Invitation מציג רק טפסים פתוחים להרשמה באירועים שטרם הסתיימו. ראו הזמנת משתתפים קודמים לאירוע חדש.

איך שולחים קישור לשאלון המשך?

צרו שאלון כטופס הרשמה פתוח. הוסיפו הודעה ב־Registration > Messages והוסיפו את שדה הטופס מקבוצת Invitation בתפריט Fields. כל נמען מקבל קישור אישי. בדקו עם נרשם אחד לפני השליחה לכולם.

האם לשלוח הזמנות דרך איוונטאקט או מערכת הדיוור שלי?

תלוי בכמה מהנמענים צפויים להירשם. למערכות דיוור בדרך כלל נתוני פתיחה והקלקה טובים יותר, ואיוונטאקט מחייבת טעינת רשימת מוזמנים. אם מעט יירשמו, למשל 100 מתוך 10,000, השתמשו במערכת הדיוור. ככל שהיחס הצפוי גבוה יותר, ואם רוצים RSVP עם זיהוי אוטומטי, משתלם יותר לשלוח באיוונטאקט.

הודעות אוטומטיות וטריגרים

איך שולחים הודעה אוטומטית?

ב־Registration לחצו Messages ואז Automatic Messages. בחרו טריגר, האירוע שגורם לשליחה, והוסיפו תנאים אם צריך כגון מדינה או כרטיס. להודעה יכולים להיות כמה טריגרים והיא נשלחת רק כשכל התנאים מתקיימים. ראו טריגרים להודעות.

אילו טריגרים שולחים הודעות הרשמה?

New Registration, Paid With Credit Card, New Pending Registration, Update Registration, Cancel Registration, Arrived, Confirmed, Declined, ושלושה לפי זמן: Scheduled Time, Night Before ו־Week Before. בהשלמת הרשמה מופעל אחד מ־New Registration, New Pending Registration או Update Registration; Paid With Credit Card מופעל בנוסף אחרי תשלום אשראי מקוון מוצלח. ראו הטריגרים הזמינים באיוונטאקט.

איזה טריגר מופעל בתשלום לא מקוון?

New Pending Registration ולא New Registration. הוא מופעל גם בהרשמות הדורשות אישור ידני. כדי שאישור יגיע לבוחרי אמצעי לא מקוון, הוסיפו New Pending Registration לכלל; בדרך כלל אין צורך בתנאי על אמצעי התשלום.

האם אפשר לשלוח תזכורות אוטומטיות לפני האירוע?

כן. השתמשו ב־Week Before שבעה ימים לפני תחילתו, Night Before כ־24 שעות לפניו, או Scheduled Time לתאריך ושעה מסוימים.

איך שולחים ידנית בלי לשלוח פעמיים?

לחצו Registrants, בחרו נמענים ואז Bulk Actions > Quick Send ותבנית. בחרו לשלוח רק למי שטרם קיבל, כדי שאצווה שנייה לא תגיע לאותם אנשים. לתצוגה מקדימה השתמשו במקום זאת ב־Send Message.... ראו שליחת הודעות לנרשמים.

מהם אימיילי ״registrations milestone crossed״ ואיך מפסיקים?

איוונטאקט מודיעה למנהלי ההרשמה כשהטופס עובר 10, 100, 500 ו־1,000 הרשמות תקפות ובהמשך בכל פעם שהמספר יותר ממוכפל. הספירה כוללת את כל התקפות בטופס, ולכן גם ישן יכול להודיע. אי אפשר לכבות רק הודעות אלה. להפסקה הסירו את עצמכם ב־Registration > Overview > Project Managers. הרשאות הניהול לא משתנות, אך תפסיקו לקבל גם הודעות מצב בלוקים, התראות כשל אשראי, התחברות לדוחות חיצוניים והודעות אוטומטיות ל־״Registration manager״. ודאו שמישהו נשאר מנהל הרשמה. גם בעל חשבון החברה עשוי לקבל עותק; לשינוי פנו לתמיכה.

הסרה מדיוור ומסירת הודעות

האם אישורי הרשמה כוללים קישור הסרה?

לא, כל עוד Message Purpose בתבנית הוא Transactional. הודעות תפעול עסקה — אישורי הרשמה, קבלות תשלום וחשבוניות מס — ללא קישור הסרה ונשלחות גם למי שביטל הסכמה. הודעות שיווק, מעורבות ותפעול כוללות קישור ואינן נשלחות למי שביטל הסכמה להן. ראו מטרת הודעה: כללי שליחה ודיכוי.

מה קורה לתבנית ללא Message Purpose?

היא נחשבת Event Promotional, כוללת קישור הסרה ואינה נשלחת למבטלי דיוור שיווקי. בדקו תבניות ישנות והגדירו אישורים וקבלות כ־Transactional, אחרת לא יגיעו לאותם אנשי קשר. אל תסמנו שיווק כ־Transactional; זה מסיר אפשרות הסרה ומפר כללי אנטי־ספאם.

היא מסבירה מדוע התקבל האימייל ומקשרת ל־MyAccount לניהול העדפות; באימיילים שאינם Transactional היא ליד קישור ההסרה. אפשר לכבות ברמת החברה עם Enable User portal ב־Company > Settings > Compliance, אך לא מומלץ: נמענים שאינם יכולים להסיר עצמם מדווחים ספאם ופוגעים במסירה של כל הדיוור. ראו פעולת הסרה מדיוור באיוונטאקט.

האם ביטול הסכמה לאימייל עוצר גם SMS ו־WhatsApp?

לא. ביטול אימייל חל רק עליו. ל־SMS מתג Block SMS נפרד שרק הודעות Transactional ו־Authentication עוקפות, וביטול WhatsApp מטופל בתוך WhatsApp. ביטול אימייל חל על כל אירועי חשבון החברה.

באיזו כתובת שולח להשתמש?

בכתובת הארגון שלכם, כגון registration@ בדומיין שלכם או כתובת נפרדת לאירוע, כדי שיזהו אתכם ויוכלו להשיב. הימנעו מ־do-not-reply ובמיוחד בדומיין אחר: הן חוסמות תשובות ועלולות להוביל לספאם. הגדירו תחת Email and Phone בפרויקט ולחצו Test. ראו דומיין מותאם לאימיילים.

האם צריך SPF, DKIM ו־DMARC למשלוח מהדומיין שלי?

כן. הוסיפו include:_spf.eventact.com לרשומת SPF; Test מספק את הרשומה המעודכנת. הוסיפו DKIM המוצג תחת Company > Email וודאו עם צוות המחשוב שקיימת רשומת DMARC. Gmail ו־Yahoo דורשות את שלושתן משולחים בתפוצה גדולה. שינוי DNS עשוי לקחת 24–48 שעות. ראו שימוש ב־DKIM.

פתרונות מהירים

נרשם לא קיבל אישור.

פתחו History ובדקו אם נשלח והתקבל. אם כן, בקשו לבדוק ספאם. אם לא, בדקו טריגר ותנאים וש־Message Purpose הוא Transactional; תבנית שיווקית אינה נשלחת למבטלי הסכמה.

הודעה אוטומטית על New Registration אינה נשלחת לתשלום לא מקוון.

אמצעים לא מקוונים מפעילים New Pending Registration במקום זאת. הוסיפו את הטריגר לכלל ההודעה.

הודעה על Paid With Credit Card אינה נשלחת.

הטריגר פועל רק לאחר תשלום אשראי מקוון מוצלח בזמן הרשמה. בדקו ברשומת הנרשם שהצליח ובאיזה אמצעי השתמש; אמצעים לא מקוונים מפעילים New Pending Registration. אם יש תנאי כגון כרטיס, בדקו אותו עם New Registration; אם פועל שם, פנו לתמיכה.

האישור מציג שם שכבר תוקן.

בדקו את השם ברשימת Registrants. אם נכון שם, האימייל שאתם רואים נשלח לפני התיקון. שלחו שוב אם הנרשם זקוק לעותק מעודכן.

קיבלנו אימייל ״Unexpected end of form״.

נרשם הגיע לסוף הטופס בלי עמוד סיום תקף, בדרך כלל כי תנאי ההצגה של כל הנותרים היו שקר עבורו. האימייל נשלח לכתובת הראשית של האירוע, Contact details, עם עותק לתמיכה, ומציין אירוע, טופס ומזהה הרשמה. הנרשם ראה שגיאה. ההרשמה נשמרה אך לא נשלח אישור ולא נגבה תשלום. פתחו את הרשומה, בדקו ותקנו את התנאים שנכשלו ואז שלחו אישור וגבו אם נדרש. למניעה, כל מסלול חייב להסתיים בעמוד סיום שמוצג תמיד.

קישור הוספה ליומן מציג שעות שגויות.

קובץ היומן משתמש באזור הזמן של האירוע ולא במיקום הנרשם. הגדירו אזור זמן, מדינה ומקום בהגדרות האירוע. לבדיקה בקשו מהנרשם להעביר את האישור שקיבל.

שרת הדואר של נרשם דוחה הודעות מאיוונטאקט.

בינתיים שלחו לו מתיבת הדואר שלכם. דווחו לתמיכה עם כל רשימת חסימה שבה איוונטאקט נמצאה וכתובת ה־IP שנבדקה, כדי שאפשר יהיה לחזור על הבדיקה.

עדיין זקוקים לעזרה? פנו לתמיכת איוונטאקט. קראו עוד על מערכת ההרשמה לאירועים של איוונטאקט.