שאלות נפוצות על הרשמה: דוחות, ייצוא וממשקים

22 באוקטובר 2026 | 12 דקות קריאה

על השאלות הנפוצות

תשובות קצרות לשאלות שמארגנים שואלים לעיתים קרובות על הוצאת נתוני הרשמה מאיוונטאקט: בדוחות, ב־Excel ולמערכות אחרות. כל תשובה מקשרת למדריך המלא. למידע כללי על דוחות, התחילו ב־דוחות איוונטאקט.

דוחות ורשימות נרשמים

איפה נמצאים דוחות ההרשמה?

בעמוד Reports במודול Registration. שתי רשימות: דוחות מוגדרים מראש שמספקת איוונטאקט ו־דוחות משתמש שאתם וצוותכם בונים. סננו לפי נושא כגון Tickets, Accommodation, Accounting או CRM. דוחות ברמת החברה בעמודי Contacts ו־Projects מכסים את כל האירועים. ראו היכן נמצאים דוחות.

איך בונים דוח משלכם?

ב־Reports לחצו Add Report ותנו שם; הפעילו Private אם רק אתם אמורים לראותו. הוסיפו עמודות, מסננים על כל עמודה כגון סטטוס או טווח תאריכים, רמות מיון ושמרו. לעמודות מספריות נוצרת שורת סיכום אוטומטית. העמודות הזמינות תלויות בסוג השדה; למשל Hotel order עם תאריכים מציע התחלה וסיום. ראו בניית דוח משלכם.

מדוע הרשמות שלא הושלמו מופיעות ברשימות ובדוחות?

כל הרשמה שהחלה ולא נשלחה נשמרת כרשומה נפרדת בסטטוס Incomplete, בנפרד מההרשמה שנשלחה של אותו אדם. כך אפשר לעקוב אחרי נטישה ולפתוח רשומה לראות היכן עצר. דוחות שסופרים הרשמות בפועל חייבים לסנן Submitted; אחרת ניסיונות שלא הושלמו נוספים לסכומים, למשל מספר מבוגרים וילדים. ראו דגלי סטטוס הרשמה.

מדוע מי שנרשם בשני טפסים מופיע פעמיים?

כל שליחת טופס יוצרת הרשמה משלה, ולכן האדם מופיע פעם לכל טופס. עדיין יש איש קשר אחד: באפליקציה מופיע פעם אחת וכל פעילותו בפרופיל היחיד. Reg ID מזהה הרשמה אחת; contact ID מזהה את האדם ונשאר זהה בכל הרשמותיו ואירועיו.

אילו הרשמות נספרות בדוחות הסיכום?

Ticket Summary משמיט Incomplete, In Progress, Rejected ו־Canceled, הרשמות מחוקות והזמנות מבוטלות. Registration Status Summary אינו מציג רשימת נרשמים אלא סופר כמה הרשמות נושאות כל דגל בנפרד מהאחרים. להרשמה יכולים להיות כמה דגלים יחד; ראו סטטוס הרשמה.

מה ההבדל בין כרטיסי Waived ו־Free בסטטיסטיקה?

ל־Waived יש מחיר אך הנרשם לא נדרש לשלם כי קוד קופון או הנחה מממשק הניהול כיסו אותו. Free מתומחר ב־0 מלכתחילה. אפשר לסנן לפי כל אחד.

איך רואים מהיכן הגיע נרשם?

פתחו אותו בממשק הניהול ולכו ל־About. הערך Source מציג מקור כגון קישור שותף, או שם משתמש הניהול שהזין אותו. הוא מתמלא כמה שעות אחרי ההרשמה ולא מיד. הוסיפו כעמודת דוח לראות את כל הנרשמים מכל קישור.

ייצוא ושיתוף נתונים

איך מייצאים נרשמים ל־Excel?

פתחו כל דוח והורידו כ־Excel או PDF; לחצו Refresh תחילה לנתונים עדכניים. ב־Registrants אפשר לבחור נרשמים ולהוריד בפעולה גורפת. תמונות שהועלו מופיעות כקישורי קבצים. לשימוש בדוח שבניתם באירוע אחר באותה חברה, העתיקו במקום לבנות מחדש. ראו צפייה, הורדה וניהול.

בדוח אירוע לחצו Add Access תחת Remote Access ובחרו איש קשר, למשל מלון, חבר ועדה או נותן חסות. בדוחות משתמש אפשר גם Allow to edit ולבחור עמוד טופס, שמאפשר לו לשנות נתוני נרשמים דרכו; תנו הרשאה במשורה. שלחו את קישור External reports של האירוע. מתחברים בפרטי איש הקשר, רואים רק דוחות שאושרו ויכולים לצפות, לרענן ולהוריד Excel. לעצירת שיתוף לחצו עליו באותו כרטיס ובחרו Remove Access, בתוקף מיד. מטעמי אבטחה התחברות חיצונית נחסמת אחרי 30 יום מסיום האירוע. כל התחברות שולחת התראה למנהלי ההרשמה, או למנהלים אחרים או למנהלי אבטחת החברה אם אין כאלה. ראו שיתוף דוחות מחוץ לממשק הניהול.

האם מערכת אחרת יכולה לקרוא דוח ישירות?

כן. פתחו דוח אירוע שהוגדר בידי משתמש ולחצו Enable תחת API Access, ואז העתיקו כתובת. Show API Data מציג JSON מקדים. המערכת קוראת לכתובת עם מפתח Eventact API הנמצא ב־Settings > API Credentials של הפרויקט, ומקבלת בדיוק את השורות שהגדרתם. לביטול לחצו Cancel בדוח או הפיקו מפתח חדש. קישורי תמונות בפלט זמניים מטעמי אבטחה. ראו חיבור דוח למערכות אחרות באמצעות API.

האם אפשר לייבא נרשמים ובחירות כרטיסים ומלונות מ־Excel?

כן. השתמשו ב־Import בעמוד Registrants. נדרש .xlsx עם כותרות בשורה הראשונה ושמות כרטיסים תואמים בדיוק למחירון. לעדכון קיימים במקום הוספת חדשים בחרו מפתח ייחודי כגון Email. למלונות שימו שם וסוג חדר בעמודה אחת, ולאחריה תאריכי כניסה ועזיבה. ראו ייבוא רשימת הרשמה.

ממשק Eventact API

האם לאיוונטאקט יש API?

כן, בשלושה חלקים עיקריים: Office להתחברות וניהול חשבון ופרויקטים, Registration להרשמה לאירוע ו־Abstracts לתוכניות ותקצירי הרצאות. כל קריאה דורשת טוקן שהמפתח מקבל בקריאת Office login עם פרטי API שמספקת איוונטאקט. התיעוד המלא נשלח לפי בקשה. ראו ממשקי API לאירועים.

האם אפשר ליצור הרשמות דרך API?

כן. Registration API יוצר הרשמה באירוע ובטופס מסוימים עם רשימת כרטיסים ופריטים אחרים, כך שנרשם יכול לקבל כמה כרטיסים. נתמכים גם קודי קופון וקבוצות: צרו תחילה את הראשי, צרו קבוצה שבה הוא מנהל ואז את החברים עם מזהה הקבוצה.

איך ממשק יודע אילו נרשמים תקפים?

לפי סטטוס הרשמה. API משתמש באותם דגלים כמו ממשק הניהול ובהתאם לקריאה מחזיר סטטוסים מסוימים או את כולם. המערכת המקבלת צריכה להחליט מה לעשות עם כל סטטוס ולמפות לא צפוי, כגון Pending בתשלום לא מקוון, לערך כללי כדי לא לאבד רשומה. ראו דגלי סטטוס הרשמה.

האם עדיף שמערכת תמשוך נתונים מ־API או תקבל מאיוונטאקט?

קבלה לרוב פשוטה יותר. מערכת מושכת צריכה להחליט מתי לקרוא ולזהות שינויים מהקריאה הקודמת. ב־webhook איוונטאקט דוחפת כל הרשמה חדשה מיד בשליחתה, ואז אפשר להשלים מידע ב־API. הם פועלים היטב יחד. ראו Webhooks באיוונטאקט.

Webhooks

מה webhook שולח ומתי?

הטריגר Registration created מופעל בהשלמת הרשמה חדשה בטופס, גם כשהתשלום ממתין: סטטוס ״pending״, ואחרת ״submitted״. לא בעריכות, ביטולים, כשלי תשלום, ייבוא או קריאות API. נשלחת בקשת HTTPS POST עם JSON הכולל מידע אישי: מזהי הרשמה, איש קשר וטופס, שמות טופס ופרויקט, זמן הרשמה, סטטוס, שם פנימי של הכרטיס הראשון, שם הנרשם, ארגון, תפקיד, אימייל וטלפון, מחיר כולל ומטבע. אנשים אחרים באותה הרשמה אינם נכללים. כל קריאה חתומה במפתח הסודי לחתימה של ה־webhook; ודאו אימות חתימה ושליחה רק לנקודות קצה בשליטתכם. הגדירו עם Add webhook, כתובת ציבורית https:// ו־Enabled מופעל. השינויים חלים על חדשות תוך כ־10 דקות. ראו טריגרים נתמכים.

האם להגדיר webhook ברמת החברה או הפרויקט?

חברה תחת Settings > Integrations > Webhooks פועל לכל פרויקט בחשבון, גם עתידי; מתאים ל־CRM או מחסן נתונים אחד. פרויקט תחת Registration > Webhooks בפרויקט פועל רק בו. אם שניהם פעילים לאותה כתובת, מתקבלות שתי מסירות להרשמה. ראו Webhooks של חברה לעומת פרויקט.

איך מחברים Zapier או Make?

צרו טריגר catch-hook ב־Zapier או webhook מותאם ב־Make, הוסיפו webhook באיוונטאקט עם הכתובת שסופקה ובחרו Send sample registration.created בתפריט כדי ללמד את מבנה הנתונים. אל תשתמשו ב־Send ping, שאינו כולל שדות נרשם. שאלות מותאמות וכרטיסים נוספים אינם בגוף הנתונים; הוסיפו שלב שאילתת API עם מזהה ההרשמה. ראו חיבור Zapier או Make.

מה קורה כשנקודת הקצה מושבתת?

המסירה אובדת. כל אירוע נשלח פעם אחת, ללא ניסיון חוזר או עותק לשליחה עתידית. נדרשת תשובת 2xx תוך 10 שניות ואין מעקב אחרי הפניות. קריאות כושלות מופיעות כמונה כשל עם זמן וסיבת הכשל האחרון; המונה מתאפס בהצלחה הבאה וה־webhook נשאר מופעל. השתמשו ב־Send ping לבדיקה שחזר. לשחזור הרשמות חסרות השוו לדוח או בצעו בדיקות API מחזוריות. נקודת קצה איטית או כושלת אינה מעכבת נרשמים. ראו כללי מסירה.

ממשקי CRM

אילו ממשקי CRM מובנים קיימים?

איוונטאקט מתחברת ישירות ללא תווכה ל־HubSpot ול־Salesforce, הקוראים וכותבים נתונים, ול־Monday.com, שמקבלת הרשמות בכיוון אחד. קיים גם ממשק Wild Apricot לבדיקת חברות בהרשמה. כל אחד מוגדר פעם אחת בחברה וחל על כל האירועים. למערכות אחרות השתמשו ב־webhooks. ראו סקירת ממשק HubSpot.

האם סנכרון HubSpot יכול לדרוס או לנקות נתונים?

לכל מיפוי שדה יש פעולה:

Read and Write ממלא רק ערכים ריקים בשני הצדדים ואינו דורס קיים.
Read from HubSpot דורס ערך איוונטאקט בערך HubSpot.
Write to HubSpot דורס ערך HubSpot בערך איוונטאקט.
View data only אינו משנה רשומות קיימות; הערכים מוצגים להשוואה.

אך ביצירת איש קשר חדש ב־HubSpot, כל שדה ממופה שיש לו ערך באיוונטאקט מתמלא ללא קשר לפעולה. ריקים אינם מסונכרנים ולכן אינם מוחקים בצד האחר, למעט שדות רשימה — תפריט, radio ותיבות סימון — הנקראים מ־HubSpot: ערך שאינו תואם אפשרות באיוונטאקט מנקה את הבחירה, לכן התאימו טקסטים בדיוק. איוונטאקט תמיד מעדכנת גם את מאפייני Last Event שלה ב־HubSpot — שם, תאריך, סטטוס ונוכחות — לפי האירוע המסונכרן. השתמשו ב־Read from HubSpot רק כשזה מקור האמת היחיד וב־Read and Write לנתונים משותפים כגון חברה ותפקיד. בדקו תחילה כמה רשומות. ראו מיפוי שדות.

האם HubSpot יכולה לקבל עסקה לכל כרטיס שנמכר?

כן. הפעילו Create deal for each order. נוצרת עסקה לכל כרטיס, מקושרת לאיש הקשר של בעליו, או לקונה אם לבעלים אין איש קשר. בחרו pipeline ושלב עסקה; pipeline מותאם דורש שלב. עסקאות נוצרות פעם אחת בלבד, וסנכרון חוזר אינו מכפיל. ראו עסקאות.

מה יוצר ממשק Salesforce?

Contacts או Leads. מחפש בשניהם לפי מפתח סנכרון, מומלץ אימייל, מעדכן התאמה ויוצר Contact או Lead לבחירתכם כשאין התאמה, או לא יוצר אם רוצים רק עדכון. יכול להוסיף נרשמים ל־Salesforce Campaign לכל אירוע. אינו יוצר Accounts, Opportunities או אובייקטים מותאמים ואינו ממיר Leads ל־Contacts. ראו יכולות הממשק.

האם נתוני CRM יכולים לשנות מה רואים בטופס?

כן. הפעילו Sync with CRM on Next בעמוד שבו מזינים אימייל. בלחיצה Next איוונטאקט מוצאת את האדם ב־CRM וממלאת ממופים כגון סטטוס חברות; עמודים מאוחרים יכולים להציג או לדלג כרטיסים ועמודים לפיהם. מפו כ־Read from HubSpot או Read from Salesforce. ראו שימוש בנתוני Salesforce בטופס.

איך בודקים אם נרשם סונכרן?

פתחו About ואת כרטיס CRM. מוצגים מזהה CRM או Not Found ומועד הסנכרון האחרון. View CRM Data משווה שדה־שדה ללא שינוי; Sync with CRM מסנכרן כעת. לכל האירוע בחרו CRM Sync בתפריט Registrants. ראו סנכרון נרשם יחיד מממשק הניהול.

איך פועל ממשק Monday.com?

כותב הרשמות ללוח Monday.com ואינו קורא ממנה. מוגדר פעם אחת בחברה עם Monday API token, לוח יעד וקבוצה לרשות, ומיפוי שדות לעמודות. כל הרשמה פריט; אפשר להגביל לסטטוסים כגון Paid. איוונטאקט שומרת את Monday item ID לכל הרשמה שנשלחה ומשתמשת בו לעדכונים, כך שסנכרון עתידי מעדכן אותו פריט. מיפוי Reg ID לעמודה הוא רשות ואינו משמש לעדכון. ראו חיבור איוונטאקט ל־Monday.com.

שיווק ומעקב המרות

איך עוקבים אחרי הרשמות ב־Google Analytics או Meta?

ראשית ודאו ש־Use Google Analytics מופעל ב־Company Settings > Compliance; בלעדיו שום מזהי מעקב לא נטענים. הזינו מזהים בסעיף SEO: Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn Partner ID או Marketo Munchkin ID. לפלטפורמות אחרות הדביקו קוד ב־Other custom tracking code, שרץ בכל עמוד טופס. כל עמוד שולח צפייה. בהשלמה מוצלחת נשלח אירוע purchase עם מספר הרשמה, סכום ומטבע ל־Google Analytics ול־Meta Pixel. להמרת LinkedIn הזינו מזהה שותף ומזהה המרה מופרדים בפסיק. Tag Manager ו־Marketo מקבלים מעקב עמודים בלבד, ולכן הגדירו בהם טריגר רכישה משלכם. אל תזהו המרות לפי כתובת עמוד התודה, כי אותה כתובת בכל עמוד. התוצאות תלויות גם בדפדפן ובהסכמות, לכן בדקו תמיד בהרשמת ניסיון. ראו שילוב תגיות במערכת איוונטאקט.

האם אפשר לראות מאיזה קמפיין הגיע הנרשם?

כן, גם כשמגיעים מאתר אירוע חיצוני. הוסיפו פרמטרי UTM סטנדרטיים כגון utm_source, utm_medium ו־utm_campaign לקישורים בכל ניוזלטר, פוסט או מודעה; הם נשמרים עם ההרשמה. ראו מקרי שימוש נפוצים.

פתרונות מהירים

נרשם ששילם אינו מופיע ברשימה.

לרוב ההרשמה Incomplete ומוסתרת במסנן ברירת המחדל. בחרו All וחפשו שוב, ואז השלימו או עדכנו. אם עדיין חסר, בדקו את תצוגת הרשימה; ייתכן שמציגה רק בעלי סטטוסים נוספים ל־Paid, כגון Submitted.

עמודת דוח ריקה, שגויה או מציגה ״INVALID TOKEN״.

בדקו שהעמודה היא אותו שדה של הטופס; ייתכנו שני דומים כגון Country. אם כן, ייתכן שהגדרתו השתנתה מאז הוספתו: הסירו את העמודה, שמרו, פתחו מחדש, הוסיפו שוב ושמרו.

דוח משותף אינו נפתח או יורד.

דוחות גדולים עלולים לא להיטען. הסירו עמודות מיותרות או צמצמו מסננים ונסו שוב. אם רק דוח אחד נכשל בייצוא Excel ואחרים פועלים, בדקו את עמודותיו ומסנניו.

מיון תאריך הרשמה ב־Excel נותן סדר שגוי.

העמודה ממוינת כטקסט. השתמשו במיון תאריכים או לפי Reg ID שעוקב אחר סדר ההרשמה.

סנכרון HubSpot או Salesforce נכשל או ערך אינו מתעדכן.

הסיבה הנפוצה היא ערך ש־CRM דוחה, למשל תשובת תפריט שאינה בין האפשרויות המותרות במאפיין. כל העדכון נדחה. פתחו כרטיס CRM והשתמשו ב־View CRM Data למצוא שדה שונה, התאימו אפשרויות באיוונטאקט לערכי CRM ולחצו Sync with CRM. ראו הערות ופתרון תקלות.

הרשמה אינה מופיעה בלוח Monday.com.

Monday דוחה פריט שלם אם ערך אינו תואם לעמודה, כגון תווית תפריט שאינה קיימת. סנכרנו מסקירת ההרשמה עם Synchronize with CRM לראות את השגיאה, תקנו מיפוי וסנכרנו שוב. בדקו מיפוי כשעמודות משתנות וגם אם הסנכרון מוגבל לסטטוסים מסוימים.

נקודת הקצה אינה מקבלת קריאות webhook.

בדקו Enabled ו־Registration created, ואז Send ping לוודא שהכתובת ציבורית ועונה תוך 10 שניות. webhook פרויקט מופעל רק בפרויקט שלו. אחרי שינוי המתינו עד 10 דקות. ראו ניטור ופתרון תקלות.

עדיין זקוקים לעזרה? פנו לתמיכת איוונטאקט. קראו עוד על מערכת ההרשמה לאירועים של איוונטאקט.